Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Digital Act: België zet een belangrijke stap vooruit op vlak van elektronische archivering

Texte petit  Texte normal  Texte grand
27/10/2016 - Archiefbeheer - Digitalisering - Algemeen Rijksarchief

Op 21 juli 2016 werd een Belgische wet afgekondigd met het oog op de omzetting en aanvulling van de Europese verordening van 23 juli 2014 over de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten op de interne markt. De Europese verordening (e-IDAS) heeft betrekking op de elektronische handtekening, stempel, tijdstempel en aangetekende zending. De Belgische wet vult de Europese verordening aan met een vertrouwensdienst voor elektronische archivering.

Twee belangrijke aspecten van de Digital Act hebben rechtstreeks en onrechtstreeks gevolgen voor de overheidssector en het Rijksarchief:

1. Digitalisering van de papieren documenten (workflow) met het oog op de vorming van 100% digitale dossiers (“substitutie”)

De wet creëert een nieuw kader waardoor gedigitaliseerde documenten dezelfde juridische waarde krijgen als de papieren originelen. Hiertoe zullen de administraties zich moeten conformeren aan de vereisten van de wet, d.w.z. een digitaliseringsprocedure opzetten die vooraf zal geëvalueerd worden (cf. de vereisten in bijlage bij de wet).

De wet maakt onderscheid tussen een “gekwalificeerde” en een “niet gekwalificeerde” elektronische archiveringsdienst. Voor kwalificatie is certificering vereist. Voor documenten die de overheidsdiensten de voorbije jaren hebben gedigitaliseerd, zullen overgangsmaatregelen moeten worden voorzien aangezien het certificaat "gekwalificeerd" niet met terugwerkende kracht kan worden toegekend.

2. Digitale bewaring van digitale documenten (zowel born digital als gedigitaliseerd)

Archiefvormers die onderworpen zijn aan de archiefwet hebben de wettelijke verplichting een deel van hun archief te bewaren en na het verstrijken van de bewaartermijn over te brengen naar het Rijksarchief (zie de selectielijsten of officiële adviezen van het Rijksarchief). Overeenkomstig de beginselen van de nieuwe wet zullen de overheden voor de bewaring van deze archieven gebruik moeten maken van een gekwalificeerd systeem voor elektronische archivering. De vereisten waaraan deze moet voldoen, staan beschreven in bijlage 1 bij de wet. De inwerkingtreding ervan zal geregeld worden via een uitvoeringsbesluit. Het Rijksarchief zal meewerken aan de opmaak van een referentiekader voor de (federale) overheidssector, waarin specifieke vereisten zijn opgenomen inzake gekwalificeerde elektronische archivering, d.w.z. homogene normen/standaarden en bewaringsregels.

YouTube-tip

  Sébastien en Fiona vertellen over de digitale omslag bij de federale administraties (VIDEO)

Deze tekst delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement