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Comment préserver l’authenticité de documents hybrides

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29/09/2015 - Gestion d'archives - Numérisation - Archives générales du Royaume

Les supports électroniques et les éditions papier coexistent depuis longtemps, non sans certains problèmes. De ce constat est né le projet de gestion et d’archivage de documents d’archives hybrides. Ainsi par exemple, un document créé par une application internet peut être imprimé, signé et être intégré dans des processus de travail sous une forme nouvelle. Les Archives de l'Etat ont mis la problématique à l'agenda du Congrès de l'ICA, qui se déroulait à Reykjavik fin septembre 2015.

Les supports électroniques et les éditions papier coexistent depuis longtemps, non sans certains problèmes. De ce constat est né le projet de gestion et d’archivage de documents d’archives hybrides. Ainsi par exemple, un document créé par une application internet peut être imprimé, signé et être intégré dans des processus de travail sous une forme nouvelle.

Financé par Belspo dans le cadre du programme BRAIN, le projet de recherche HECTOR vise à développer un modèle pour la transformation, l’organisation et la gestion d’archives hybrides dans les administrations fédérales belges afin de faciliter la transition vers un e-government fiable, sécurisé et efficace. L’analyse de cet enjeu a soulevé une série de questions importantes en rapport avec la gestion et l’archivage de documents hybrides, notamment l’échange et la conservation d’archives électroniques fiables.
Notons que le projet HECTOR a pour promoteurs les Université de Namur, Université libre de Bruxelles, Archives générales du Royaume et Université de Montréal.

Les Archives de l’État, quant à elles, ont pour missions légales de gérer, acquérir, conserver et ouvrir à la recherche les archives sur papier et au format électronique crées par les administrations publiques belges, et à garantir ainsi leur fiabilité juridique et historique sur le long terme.

En théorie et selon les us et coutumes archivistiques[1], « hybride » signifie qu’il existe plusieurs copies d’une même document qui ont, au vu de la loi, tous des degrés différents de fiabilité, d’authenticité et d’exactitude.
En pratique, le contenu des documents reste identique, même si le document change de forme, format ou support. La question qui se pose aux spécialistes tels que les gestionnaires de documents et archivistes est donc : quels sont les éléments qui confèrent à une copie électronique sa fiabilité et comment la conserver sur le long terme ?

Les organisations analysées dans le présent cas se posent les mêmes questions et proposent parfois des solutions propres, telles qu’une signature électronique (eID de la carte d’identité électronique) et en utilisant la norme XAdES[2]. Ces solutions n’adressent cependant pas la problématique de la conservation, notamment à long terme. Quand ces documents électroniques ne sont plus utilisés, ils sont confiés à un service d’archives ensemble avec leurs métadonnées et d’éventuelles signatures électroniques. Sommes-nous prêts pour ce type d’archivage ? Devons-nous également conserver la signature électronique d’un document à des fins de recherche historique ou pour des raisons légales ? Si tel est le cas, voulons-nous le faire ? Cet article propose de chercher des réponses à ces questions et de mettre en avant quelques solutions possibles.

 

[1] DURANTI, Luciana « Involuntary Secondary Permanence : Do many copies replace the one original ? », exposé présenté à l’Université de Yale le 4 novembre 2014. [2] Abbréviation de « XML Advanced Electronic Signatures »

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