Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Hybride archief: het Rijksarchief zet op het ICA-congres 2015 in Reykjavik het HECTOR-project in de kijker

Texte petit  Texte normal  Texte grand
29/09/2015 - Archiefbeheer - Digitalisering - Algemeen Rijksarchief

Papieren en elektronische informatiedragers bestaan al geruime tijd naast mekaar, maar niet altijd zo probleemloos als we zouden willen. Het HECTOR-project focust op het beheer en het archiveren van hybride archief. Het gaat dan bijvoorbeeld over een document dat werd aangemaakt via een onlinetoepassing en vervolgens werd afgedrukt en ondertekend om in die nieuwe vorm zijn weg voort te zetten in de workflow. Op 29 september 2015 zette het Rijksarchief de problematiek van hybride archief op de agenda van het ICA-congres in Reykjavik.

Het HECTOR-onderzoeksproject, een samenwerking van de Universiteit van Namen, de Université libre de Bruxelles, het Algemeen Rijksarchief en de Universiteit van Montréal, wil een model ontwikkelen voor de transformatie, de organisatie en het beheer van hybride archiefdocumenten in de Belgische federale administratie. De doelstelling is om de overgang naar een betrouwbaar, veilig en efficiënt e-government te faciliteren. De lopende analyse van dit thema heeft heel wat belangrijke vragen opgeworpen rond het beheer en het archiveren van hybride archiefdocumenten, waaronder de problematiek van de uitwisseling en het bewaren van betrouwbaar elektronisch archief.

De wettelijke opdrachten van het Rijksarchief in België omvatten toezicht, verwerving, bewaring en beschikbaarstelling van papieren en elektronisch archief dat werd gevormd door Belgische overheidsdiensten, met bijzondere aandacht voor de juridische en historische langetermijnwaarde van de documenten.

Volgens de gangbare theorie, onder meer in de diplomatiek [1], houdt een “hybride” situatie in dat van hetzelfde archiefdocument meerdere kopieën bestaan die vanuit juridisch oogpunt een verschillende graad van betrouwbaarheid, authenticiteit en nauwkeurigheid vertonen. In de praktijk blijft de inhoud van het document echter dezelfde, ongeacht zijn vorm, formaat of drager. De vraag die experten zoals records managers en archivarissen zich stellen is dan ook: wanneer is een elektronisch document betrouwbaar en hoe moet het op lange termijn bewaard worden?

De instellingen die tot hiertoe in het kader van het HECTOR-project werden onderzocht, vragen zich dit ook af en stellen soms een eigen oplossing voor, zoals bijvoorbeeld de elektronische handtekening op basis van de Belgische elektronische identiteitskaart (e-ID) en met gebruikmaking van de XAdES [2]-standaard. Deze oplossingen dragen echter nog niets bij tot het problematiek van de bewaring. Wanneer elektronische documenten niet meer gebruikt worden, zal een archiefdienst ze samen met hun metadata en eventuele elektronische handtekening bewaren. Zijn we klaar voor dit type archiefzorg? Moeten we de elektronische handtekening daadwerkelijk bewaren voor historische of juridische doeleinden, en zo ja, zijn we daartoe bereid?

Fiona Aranguren Celorrio, projectmedewerkster voor HECTOR in het Algemeen Rijksarchief, zocht tijdens haar lezing op 29 september 2015 op het ICA-congres in Reykjavik naar antwoorden op deze vragen.


[1] DURANTI, Luciana “Involuntary Secondary Permanence: Do many copies replace the one original?”, lezing aan de universiteit van Yale op 4 november 2014.

[2] Afkorting voor ‘XML Advanced Electronic Signatures’

Deze tekst delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement