Op 9 juni trokken we naar de stembus om de politici te verkiezen die ons op regionaal, federaal en Europees niveau zullen vertegenwoordigen in de parlementen. De vijfjaarlijkse organisatie van de federale, regionale en Europese verkiezingen is een organisatorisch huzarenstuk, dat gecoördineerd wordt door de FOD Binnenlandse Zaken. De Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken (ADIB) werkt binnen het wettelijk kader besluiten, omzendbrieven en aanbevelingen uit om ervoor te zorgen dat de verkiezingen vlot, transparant en democratisch verlopen. Op de website Verkiezingen 9 juni 2024 (fgov.be) stelt de administratie alle nodige informatie ter beschikking van kiezers, kandidaten en medewerkers van de tel-, stem- en (kanton)hoofdbureaus.

Verkiezingen gaan gepaard met een grote stroom aan papieren en digitale documenten. Stembiljetten uiteraard, maar ook volmachten, lijsten, formulieren, tabellen, processen-verbaal… Een deel van deze documenten, zoals volmachten en lijsten van afwezige kandidaat-bijzitters, worden na de verkiezingsdag overgemaakt aan de griffie van het vredegerecht of blijven op het niveau van het kantonhoofdbureau (de geldige en blanco stembiljetten bijvoorbeeld), waar ze na de geldigverklaring van de verkiezingen vernietigd worden. Een substantieel deel van de documenten moet echter na de kiesverrichtingen van de hoofdbureaus doorstromen naar de griffies van de assemblees – de Kamer van Volksvertegenwoordigers en de Gewest- en Gemeenschapsparlementen – ten behoeve van het onderzoek van de geloofsbrieven van de verkozen leden en opvolgers en de geldigverklaring van de verkiezingen (art. 48 Grondwet). Daarna bewaren de parlementen deze documenten in hun archieven als blijvende getuige van het democratisch proces en als belangrijke bron voor historisch-politicologisch onderzoek.

Om de doorstroming van de verkiezingsdocumenten in goede banen te leiden, werkte de dienst Toezicht en Advies van het Rijksarchief samen met ADIB en de archivaris van de Kamer van Volksvertegenwoordigers een informatiebeheersplan uit waarin de weg van de documenten van het stembureau, via het telbureau, naar het kantonhoofdbureau en de verschillende hoofdbureaus, én de definitieve bestemming van alle verkiezingsdocumenten – vernietigen of permanent bewaren – is vastgelegd. Het document, dat beschikbaar is in het Nederlands, Frans en Duits, werd ter validatie overgemaakt aan alle betrokken parlementen en gepubliceerd op de verkiezingswebsite van de FOD Binnenlandse Zaken en de website van het Rijksarchief. Na de verkiezingen volgt een grondige evaluatie van de tool, en aanpassing waar nodig.

Het informatiebeheersplan

Het informatiebeheersplan, enkel uitgegeven in elektronische versie, is gratis online beschikbaar via de link op de titel.

DEVOLDER Kathleen, VANDERBORGHT Joris, Bescheiden gevormd door de tijdelijke organen van de verkiezingen van de Kamer, van de Gewest‐ en Gemeenschapsparlementen, en van de Belgische leden van het Europees Parlement : Informatiebeheersplan 2024, reeks Archiefbeheersplannen en selectielijsten nr. 288, publicatie nr. 6478, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 2024.