De diensten worden gedefinieerd als volgt:

• “Elektronische archivering”: een dienst die de ontvangst, opslag, opvraging en verwijdering van elektronische gegevens en elektronische documenten verzorgt om de duurzaamheid en leesbaarheid ervan te garanderen alsook de integriteit, de vertrouwelijkheid en het bewijs van de oorsprong ervan gedurende de volledige bewaartermijn te vrijwaren;
• “Gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst”: een elektronische archiveringsdienst die wordt verstrekt door een verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten en die voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in artikel 45 undecies.

Vertrouwensdiensten voor elektronische archivering kunnen op Europees niveau dus enkel bestaan in het bewaren van elektronische gegevens en niet – zoals in België – in het digitaliseren van papieren documenten.

Vereisten voor gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten

Gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten moeten voldoen aan de volgende eisen: 

• Zij worden verleend door gekwalificeerde verleners van vertrouwensdiensten;
• Zij maken gebruik van procedures en technologieën die de duurzaamheid en leesbaarheid van elektronische gegevens en elektronische documenten kunnen waarborgen tot na de technologische geldigheidsduur en ten minste gedurende de wettelijke of contractuele bewaringstermijn, en handhaven daarbij de integriteit en de juistheid van de oorsprong van de gegevens;
• Zij zorgen ervoor dat die elektronische gegevens en die elektronische documenten zodanig worden bewaard dat zij beschermd zijn tegen verlies en wijzigingen, behalve wijzigingen met betrekking tot de drager of het elektronisch formaat;
• Zij stellen gemachtigde vertrouwende partijen ertoe in staat, op geautomatiseerde wijze verslagen te ontvangen waarin wordt bevestigd dat voor elektronische gegevens en elektronische documenten die zijn opgevraagd uit een gekwalificeerd elektronisch archief het vermoeden van integriteit van de gegevens geldt vanaf het begin van de bewaringstermijn tot het moment van opvraging.

De concrete kwalificatievereisten en -procedures worden nog nader bepaald in uitvoeringshandelingen en dit tegen 21 mei 2025.

Geen Europese verplichting

De verordening biedt bedrijven, overheden en andere partijen de mogelijkheid om hun elektronische documenten te bewaren met garanties voor hun juridische bewijskracht. Ze legt het gebruik van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst niet op.

Nationale archiefinstellingen worden daarenboven expliciet gevrijwaard, voor zo ver zij geen vertrouwensdiensten leveren:

“De activiteiten van nationale archieven en geheugeninstellingen worden, als organisaties die zich in het openbaar belang wijden aan het behoud van documentair erfgoed, normaliter gereguleerd bij nationale wet en deze instellingen bieden niet noodzakelijk vertrouwensdiensten in de zin van deze verordening aan. Voor zover dergelijke instellingen dit soort diensten niet aanbieden, laat deze verordening hun werkzaamheden onverlet.”

Opgelet. De Belgische wetgeving voorziet wél een verplichting voor archiefvormers om een gekwalificeerde archiveringsdienst te gebruiken voor bepaalde gegevens*. Deze bepaling is overigens nog niet actief, omdat er nog onvoldoende gecertificeerde dienstverleners zijn.

(*) Artikel XII.25, § 5, derde lid: “Onder voorbehoud van de toepassing van bijzondere wettelijke of reglementaire eisen wordt, wanneer in een wettelijke of reglementaire tekst, uitdrukkelijk een verplichting tot het bewaren van gegevens of documenten wordt opgelegd, gebruik gemaakt van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst, als de gebruiker van de dienst opteert voor de elektronische weg.”

Handige links

• Het officieel overzicht van de bestaande vertrouwensdiensten vind je terug op het eIDAS Dashboard. 
• Een handige tabel van de gekwalificeerde vertrouwensdiensten in België vind je terug op de website van de FOD Economie.