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Le tableau de gestion de l’information “Elections” est disponible

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14/05/2019 - Gestion d'archives - Archives générales du Royaume

Les élections européennes, fédérales et régionales se tiendront ce dimanche 26 mai 2019. L’organisation de ces élections dépend de la Direction générale Institutions et Population (DGIP) du SPF Intérieur. Cette administration élabore des arrêtés, des circulaires et des recommandations pour que les élections se déroulent sans heurts et de manière transparente et démocratique. Ces derniers mois, un groupe de travail, composé de représentants de la DGIP, du Service de Documentation et Archives de la Chambre des Représentants et des Archives de l’Etat, a réalisé un tableau de gestion de l’information afin d’optimiser le flux des documents entre les organes électoraux – bureaux de vote, bureaux de dépouillement, bureaux principaux de canton et bureaux principaux. Ce tableau de gestion de l’information est désormais disponible, dans les trois langues.

Une partie des documents qui sont créés durant le processus électoral doit être communiquée de l’isoloir jusqu’aux échelons supérieurs, pour être en définitive transmis aux greffiers des parlements, afin de permettre la vérification des pouvoirs des membres élus et des suppléants, et pour pouvoir valider les élections. La plupart de ces documents sont ensuite conservés par les archives des assemblées comme témoignages permanents du processus démocratique et comme sources importantes pour la recherche historique et en sciences politiques. D’autres documents ne présentent qu’un intérêt temporaire et ne sont pas transférés aux bureaux principaux (ou aux bureaux principaux de canton). Les bulletins de vote valides, par exemple. Ceux-ci sont envoyés par les bureaux de dépouillement au greffe du Tribunal de première instance ou au greffe de la justice de paix, qui peut les éliminer 6 mois après la déclaration de la validité des élections. En revanche, les bulletins de vote contestés devront bien être envoyés d’abord aux bureaux principaux de circonscription électorale A ou B, ou aux bureaux principaux de province – selon l’élection – et ensuite au greffe du parlement concerné (la destination définitive est l’élimination après l’élection suivante). Le tableau de gestion de l’information permet de suivre les documents tout au long de leur trajectoire à travers les différentes instances jusqu’à leur « destination finale », où la destination définitive (élimination ou conservation permanente) est précisée.

Le groupe de travail espère que ce document sera un instrument de travail utile pour les collaborateurs des organes électoraux et pour les services d’archives des différentes assemblées. Il sera évalué en profondeur après les élections. Toutes remarques ou suggestions sont donc les bienvenues (inspect@arch.be).

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