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Dans les années 1998 à 2002, les communes germanophones et les Archives de l’État à Eupen ont mené un projet commun visant à classer et inventorier les archives des communes en Ostbelgien. Le projet s’est traduit par le reclassement des archives communales, par un inventaire pour toutes les communes qui facilite grandement la recherche dans les archives de ces administrations et par un rapport de projet circonstancié.
Vu que le projet fut réalisé à la plus grande satisfaction des communes il y a vingt ans environ, il était considéré comme un travail de pionnier à valeur d’exemple pour d’autres mesures visant à améliorer l’accessibilité des archives communales en Belgique. Ainsi, les Archives de l’État lancèrent le projet « Archives locales de Wallonie » en 2008, qui suscite toujours beaucoup d’intérêt de la part des communes du sud du pays.
Pour plusieurs raisons, les Archives de l’État à Eupen ont lancé un nouveau projet en 2022 en collaboration avec les communes en Ostbelgien, avec de nouveau un but commun et la volonté de créer des synergies, mais se distinguant clairement des initiatives prises jusqu’ici, afin de générer davantage de plus-value pour les administrations locales de la Communauté germanophone.
Au fil de nombreux entretiens de conseils archivistiques menés ces dernières années, il s’est avéré que des problèmes subsistaient dans la gestion des dossiers et l’archivage. Souvent, les communes ne disposent pas de ressources en temps et en personnel suffisants pour gérer leurs archives et leurs dossiers de manière appropriée, pour mener un Records Management dans les règles de l’art, ou pour mener des actions d’élimination d’archives. En outre, ces dernières années, les Archives de l’État reçoivent un nombre croissant de questions sur la gestion numérique des dossiers et les projets de numérisation.
Ce nouveau projet vise à améliorer la gestion des documents et des dossiers dans les communes à long terme, et à offrir une alternative efficace et bon marché pour que les neuf communes ne doivent plus toutes s’occuper de cette matière individuellement. Cela ne signifie pas que les communes doivent ou devraient se défaire de cette tâche essentielle. Le projet doit plutôt être considéré comme une aide complète axée sur la pratique, permettant de développer une meilleure culture archivistique dans les communes.
Procédure
Afin de réaliser cet objectif, les mesures suivantes sont prévues :
- Élimination des anciens dossiers dont on n’a plus besoin sur base du tableau de tri élaboré par les Archives de l’État (2020-2022) pour les communes en Ostbelgien.
- Préparation de transferts des archives communales vers les Archives de l’État – transferts qui pourront débuter dès que les nouveaux bâtiments des Archives de l’État à Eupen seront en service.
- Élaboration d’un plan de classement unique pour toutes les communes de la Communauté germanophone sur la base du tableau de tri existant en respectant les structures déjà en place. L’introduction d’un plan de classement unique vise à uniformiser la création et le classement des documents dans toutes les communes. Ainsi les documents pourront-ils être retrouvés et triés (éliminer/conserver) plus facilement. Le plan de classement s’appliquera non seulement sur les dossiers papier, mais également sur les dossiers numériques.
- Introduction du plan de classement accompagnée d’une présentation du projet et formations dans toutes les communes.
- Introduction d’un système numérique d’indexation des dossiers.
Réalisation du projet
Pour la réalisation du projet, l’historienne Corinne Triolet a été engagée le 1er juin 2023. En tant qu’archiviste « itinérante » basée aux Archives de l’État à Eupen, elle apporte son aide pratique aux communes dans la mise en œuvre des différentes étapes du projet et sert de personne de contact pour tous les aspects de la gestion d’archives communales.
Le poste de projet est limité à 2 ans dans un premier temps. Après ces 2 ans, un premier bilan du projet sera tiré et une évaluation sera faite ensemble avec les communes de la Communauté germanophone qui co-financent le projet. Si les résultats sont satisfaisants aussi bien pour les Archives de l’État que pour l’Ostbelgien et ses communes, une prolongation du projet pourra être envisagée.
Partenaires
- Les Archives de l’État à Eupen ;
- Les communes germanophones de la Belgique ;
- Le projet 'Archives locales de Wallonie'.
