Archieven van de gemeenten van de Duitstalige Gemeenschap

Inhoud
Partners
Medewerkers
Nieuws
Links

Inhoud

In de periode 1998-2002 ondernamen de gemeenten van de Duitstalige Gemeenschap en het Rijksarchief Eupen een gezamenlijk project om de gemeentearchieven van Oost-België te ordenen en te inventariseren. Naast de (her)ordening van het gemeentearchief mondde het project uit in een inventaris, waardoor opzoekingen in het archief van alle gemeentebesturen ruim werd gefaciliteerd. Er werd ook een omstandig projectverslag gemaakt.

Het project – pionierswerk destijds – werd uitgevoerd tot grote voldoening van de gemeenten. Het kreeg een voorbeeldfunctie voor andere ingrepen om de toegankelijkheid van gemeentearchieven in België te verbeteren. Zo startte het Rijksarchief in 2008 het project Lokaal archief Wallonië: vrijwaring en valorisatie van lokaal archivalisch erfgoed op, waarvoor tot op vandaag veel belangstelling is in het zuiden van het land.

Om diverse redenen lanceerde het Rijksarchief Eupen in 2022 in samenwerking met de gemeenten van Oost-België een nieuw project, met het gezamenlijke doel om tot synergieën te komen. Het verschil met initiatieven die tot dusver werden genomen? De vaste wil om grotere meerwaarde te creëren voor de plaatselijke besturen van de Duitstalige Gemeenschap.

Uit talrijke gesprekken tijdens archiefraden bleek de voorbije jaren dat er problemen bleven bestaan inzake archivering en dossierbeheer. De gemeenten hadden vaak niet voldoende tijd en personeel om hun archief en hun dossiers op een gepaste manier te beheren, om volgens de regels van de kunst aan records management te doen of om actie te ondernemen om archief te vernietigen. Bovendien kreeg het Rijksarchief de voorbije jaren almaar meer vragen over digitaal dossierbeheer en over digitaliseringsprojecten.

Het nieuwe project wil het document- en dossierbeheer bij de gemeenten op lange termijn verbeteren en hen een efficiënt en goedkoop alternatief bieden zodat de negen betrokken gemeenten niet elk afzonderlijk voor deze aangelegenheden moeten instaan. Dat wil niet zeggen dat de gemeenten zich (zouden) moeten onttrekken aan deze essentiële taak. Het project moet eerder worden gezien als een overkoepelende praktijkgerichte bijstand, waarmee een betere archiefcultuur kan tot stand komen bij de gemeenten.

Procedure

Volgende acties zijn voorzien om het project tot een goed einde te brengen:

Vernietiging van oude dossiers die niet meer nodig zijn volgens de archiefselectielijst die het Rijksarchief opstelde (2020-2022) voor de gemeenten van Oost-België.
Voorbereiding van overbrenging van gemeentearchief naar het Rijksarchief. De overbrengingen kunnen van start gaan zodra de nieuwe gebouwen van het Rijksarchief Eupen in gebruik zijn genomen.
Uitwerking van een uniform ordeningsplan voor alle gemeenten van de Duitstalige Gemeenschap, op basis van de bestaande archiefselectielijst en met inachtneming van de bestaande structuren. Met de invoering van dit plan moet de vorming en de ordening van documenten in alle gemeenten uniform verlopen. Zo kunnen de documenten eenvoudiger worden teruggevonden en geselecteerd (voor vernietiging/bewaring). Het ordeningsplan zal van toepassing zijn op zowel papieren als digitale dossiers.
Begeleide invoering van het ordeningsplan in alle gemeenten, met voorstelling van het project en opleidingen in alle gemeenten van de Duitstalige Gemeenschap.
Invoering van een digitaal indexeringssysteem voor de dossiers.

Uitvoering

Om dit project te realiseren werd op 1 juni 2023 historica Corinne Triolet binnen het algemeen kader van het project Lokaal archief Wallonië aangeworven als projectverantwoordelijke. Als “reizend” archivaris met standplaats in het Rijksarchief Eupen biedt ze de gemeenten praktische hulp bij de uitvoering van de verschillende fases van het project en is ze de contactpersoon voor alle aangelegenheden in verband met het beheer van gemeentearchief.

Initieel loopt dit project voor een periode van twee jaar. Na afloop van deze periode zal een eerste balans worden opgemaakt en zal het project worden geëvalueerd samen met de gemeenten van de Duitstalige Gemeenschap, die het meefinancieren. Indien de resultaten naar wens zijn voor zowel het Rijksarchief als de Duitstalige Gemeenschap kan worden overwogen om het project te verlengen.