Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Raadplegingsmodaliteiten

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Op deze webpagina worden de voornaamste regels opgesomd die het Rijksarchief toepast bij de behandeling van aanvragen voor de raadpleging van archieven. De regels zijn samengebracht per archiefvormer.

Algemene info

Bijzondere raadplegingsmodaliteiten

Weergave van de wet- en regelgeving

De regels worden op een zo kernachtig en correct mogelijke wijze weergegeven, met verwijzing naar de rechtsgrond (bv. het artikel uit de wet, het decreet of het besluit). In de mate van het mogelijke worden de hyperlinks in de tekst geïntegreerd, wat voor gebruikers de mogelijkheid biedt om door te klikken naar de teksten van de wet- en regelgeving zelf. In sommige gevallen krijgen gebruikers pas inzage wanneer zij een schriftelijke toestemming van een instantie aan  de verantwoordelijke van de archiefdienst kunnen voorleggen. In andere gevallen dienen gebruikers een onderzoeksverklaring af te leggen. Dat gebeurt door het volledig invullen, dateren en ondertekenen van een voorgedrukt formulier.

Raadplegingsregels zijn vaak complex

De raadplegingsregels in verband met archieven zijn vaak heel complex, vooral in Vlaanderen. Het inzagerecht van Vlaamse archiefvormers wordt geregeld door de bepalingen van het Bestuursdecreet en die zijn van toepassing op zowel de instanties van de Vlaamse overheid (bv. het archief van een agentschap) als op lokale overheden.  Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar, behalve als één of meerdere uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Er zijn twee categorieën uitzonderingen: de  zgn. absolute uitzonderingen zijn altijd geldig; bij de relatieve uitzonderingen moet voor elke aanvraag nagegaan worden in welke mate het belang van de openbaarmaking opweegt tegen het te beschermen belang.

Uitzonderingen kunnen niet eeuwig ingeroepen worden

De uitzonderingsgronden voorzien in het Vlaams Bestuursdecreet kunnen niet eeuwig ingeroepen worden om het inzagerecht te weigeren. Het is voor de gebruiker dus belangrijk precies te weten hoelang een uitzonderingsgrond kan toegepast worden want het is precies na het verlopen van de geldigheidsduur van de uitzonderingsgronden (20, 50 of 120 jaar) dat niet-openbare archieven ingezien kunnen worden. Verschillende uitzonderingsgronden kunnen al na 20 jaar niet meer ingeroepen worden om de raadpleging te weigeren; vier uitzonderingsgronden kunnen na 50 jaar niet meer ingeroepen worden en de uitzonderingsgrond inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan niet meer ingeroepen worden na 120 jaar of indien de informatie betrekking heeft op een persoon die meer dan 20 jaar is overleden. 

Na welke periode kunnen uitzonderingsgronden niet langer ingeroepen worden? Raadpleeg de tabel:

Uitzonderingsgronden die niet meer ingeroepen kunnen worden wanneer de documenten ouder zijn dan 20 jaar

geheim van de beraadslaging

Art. II.34, 3°

strafvordering en administratieve sanctie

Art. II.34, 4°

tuchtmaatregelen

Art. II.34, 5°

economisch, financieel of commercieel belang van de overheidsinstantie

Art. II.35, 1°

hangend rechtsgeding

Art. II.35, 4°

vertrouwelijk handelen van de overheidsinstantie

Art. II.35, 5°

openbare orde en veiligheid

Art. II.35, 6°

bescherming van het milieu

Art. II.36, § 1, tweede lid, 2°, 3°, 4°, 8°, 9°, 10° en 11°

Uitzonderingsgronden die niet meer ingeroepen kunnen worden wanneer de documenten ouder zijn dan 50 jaar

geheimhoudingsverplichting

Art. II.34, 1°

vertrouwelijke informatie van een derde

Art. II.34, 6°

internationale betrekkingen

Art. II.35, 2°

vertrouwelijke commerciële en industriële informatie

Art. II.35, 3°

bescherming van het milieu

Art. II.36, § 1, tweede lid, 5°, 6° en 7°

Uitzonderingsgronden die niet meer ingeroepen kunnen worden wanneer de documenten ouder zijn dan 120 jaar

bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Art. II.34, 2°, en Art. II.36, § 1, tweede lid, 1

Aanvragen tot inzage voor wetenschappelijk onderzoek

Zelfs indien bepaalde uitzonderingsgronden nog gelden, kunnen onderzoekers van universiteiten, hogescholen of erkende onderzoekinstellingen  een bijzondere toegang krijgen tot bestuursdocumenten van Vlaamse instanties die nog niet openbaar zijn. Om een aanvraag voor wetenschappelijke doeleinden te kunnen indienen, moet de aanvrager aan een aantal voorwaarden voldoen  die in art. 1 van het besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de aanvragen tot openbaarmaking voor wetenschappelijke doeleinden zijn opgenomen (bv. zijn identiteit kunnen bewijzen). Art. 3 van dat besluit somt de elementen op die door de overheidsinstantie gehanteerd moeten worden bij het beoordelen van de aanvraag. Beoordelingscriteria zijn onder meer het wetenschappelijk karakter van  het onderzoek en de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Inzagerecht en auteursrecht

Veel vragen in verband met het inzagerecht van archieven hebben betrekking op reproductie. Het is niet zo dat gebruikers geen inzage krijgen in documenten waarop nog rechten rusten. Het auteursrecht heeft in principe niets te maken met het inzagerecht. Indien een gebruiker archieven mag inzien, bv. omdat ze volstrekt openbaar zijn, of omdat de uitzonderingsgronden niet langer van toepassing zijn, of omdat de gebruiker beschikt over de nodige toelatingen voor inzage,  kan hem/haar het inzagerecht niet ontzegd worden omdat op bepaalde documenten nog rechten rusten. Het gaat bv. om foto’s, kunstwerken e.a. zgn. creatieve werken. Inzage van auteursrechtelijk beschermde stukken blijft altijd mogelijk, zonder beperking. Alleen is het zo dat de archiefdienst wel een reproductie kan afleveren, maar het is de gebruiker die zich desgevallend in regel moet stellen met de auteur of met de beheersvennootschap indien hij/zij tot publicatie wil overgaan (klaren van de rechten). De auteur of de rechthebbende kan ook de archiefdienst zelf zijn waar de archieven bewaard worden.

Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement