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Conservation des archives en papier

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Quelle est la différence entre un local d’archives et un dépôt d’archives ?

Un local d’archives sert à conserver les archives dynamiques et les archives semi-dynamiques, donc les archives qui ont encore une utilité administrative et juridique et qui, par conséquent, sont encore consultées ou peuvent encore être consultées. Par contre, un dépôt d’archives sert à la conservation d’archives historiques précieuses, mais qui n’ont plus aucune valeur administrative ou juridique. Les locaux d’archives sont gérés par l’institution ou le service même ; un dépôt d’archives est géré par un service ou une institution d’archives. Tandis qu’un local d’archives stocke à la fois les archives destinées à être éliminées et celles qui devront être conservées,  un dépôt d’archives sert uniquement à la conservation permanente des archives. De ce fait, les exigences minimales sont beaucoup plus rigoureuses pour un dépôt d’archives que pour un local d’archives.

À quel genre d’exigences un local d’archives doit-il satisfaire ?

Le papier est très vulnérable : les documents peuvent être irrémédiablement perdus à la suite de dégâts causés par l’eau ou le feu, les variations de température, les rongeurs, une gestion négligente, un manque de place ou à la suite d’un vol. Par conséquent, dans les locaux d’archives, il faut prêter la plus grande attention à plusieurs éléments, tels qu’une implantation sûre, une construction techniquement adéquate, une bonne sécurisation, un climat intérieur approprié, un aménagement et des rayonnages adéquats. On y évitera en outre la saleté, la présence de bric-à-brac, de réserves de feuilles de papier, de nourriture, de boissons et le stockage de matériel de bureau. Il faut enfin prévoir suffisamment de place pour accueillir un accroissement éventuel des archives. Celui ou celle qui veut en savoir davantage ou qui veut évaluer un local d’archives existant peut consulter notre brochure Locaux d’archives.

À quelles exigences un dépôt d’archives doit-il satisfaire ?

Conserver « éternellement » les documents en papier ayant une valeur historique n’est pas simple. Un dépôt d’archives doit répondre à des exigences encore plus rigoureuses qu’un local d’archives, notamment au niveau technique et pour le climat intérieur. Il faut aussi en principe prévoir des infrastructures pour les archivistes et les visiteurs, comme des bureaux et des salles de lecture. Celui ou celle qui veut en savoir davantage ou qui veut évaluer un dépôt d’archives existant peut consulter notre brochure Les dépôts d’archives.

À quoi dois-je faire attention en rangeant et en conditionnant les documents ?

Les fixations comme les trombones, les agrafes, les élastiques peuvent, au fil du temps, se rouiller ou se décomposer et endommager irrévocablement le document. Essayez de les enlever ou de les remplacer par des fixations ne contenant ni métaux ni plastifiants, surtout lorsqu’il s’agit de documents destinés à une conservation permanente.

Les documents en papier sont, de préférence, rangés dans des boîtes d’archives solides et clairement étiquetées, surtout lorsqu’il s’agit de documents destinés à une conservation permanente. De telles boîtes d’archives sont ensuite placées sur des rayonnages (solides) ou dans des armoires (métalliques) appropriées.

Vous pouvez acheter des chemises et des boîtes non acides à des prix avantageux aux Archives de l’État.

Comment organiser un déménagement d’archives ?

Un déménagement d’archives exige une bien plus grande préparation que le simple conditionnement ou le transport de quelques boîtes de déménagement, surtout lorsqu’il s’agit de quelques centaines de mètres, voire de kilomètres d’archives.

Un planning minutieux est une première condition. Les archives doivent être triées pour éviter de déménager des archives qui peuvent être éliminées. Les archives doivent ensuite être nettoyées et (re)conditionnées, leur rangement dans leur nouveau local doit être planifié et il faut décider de faire appel ou non à une firme de déménagement. Ensuite, on dressera une liste précise des archives ; le déménagement doit se faire en blocs. Dès que l’opération de déménagement est terminée, un dernier contrôle sera effectué afin de détecter les boîtes ou les documents manquants, mal rangés ou endommagés.

Pour en savoir davantage, consultez notre brochure Vous déménagez ? Vos archives déménagent aussi !

Que faire en cas de calamités (incendie, inondation) ?

Réduisez les risques !

Comme dans bien des cas, il vaut mieux prévenir que guérir. Essayez d’évaluer au préalable les risques éventuels et de prendre des mesures pour exclure - ou du moins diminuer - les risques potentiels. L’existence d’un plan d’urgence ou d’un plan catastrophe peut faire la différence au moment crucial.

Quels sont les dégâts causés par un incendie ?

Les documents peuvent être (en partie) brûlés ou endommagés par la suie. L’extinction de l’incendie avec de l’eau peut causer de plus gros dégâts que le feu lui-même.

Que dois-je faire en cas de dégâts causés par l’incendie ?

Faites toujours appel aux pompiers et appliquez toutes les procédures prescrites en cas d’incendie, même si l’incendie peut, à première vue, paraître contrôlable. Dès que le lieu du sinistre est libéré, il faut dégager les allées et les couloirs et éviter que la suie ne se propage. Enlevez, au moyen d’un aspirateur, le plus de suie possible sans toucher aux documents, car souvent, après contact, la suie adhère fortement aux documents.

Prévoyez un local de conditionnement propre et sec. Gardez les documents ensemble, tels que vous les avez trouvés, emballez-les dans des caisses et enregistrez leur contenu et leur destination.

Les documents secs, couverts de suie, peuvent être nettoyés au moyen d’un aspirateur approprié, en maintenant l’aspirateur quelques centimètres au-dessus d’eux.  Ensuite, les documents pourront être reconditionnés. Les documents mouillés, couverts de suie, doivent d’abord être congelés et lyophilisés (voir aussi la rubrique ci-dessous Dégâts causés par l'eau).

Quels sont les dégâts causés par l’eau ?

L’encre peut s’écouler et pâlir, le papier peut s’enfler et se déformer et le poids des documents peut s’accroître tellement que les rayonnages et même les sols risquent de s’affaisser, ce qui entraverait les travaux de sauvetage. Le papier humide constitue en outre un terrain propice au développement rapide de micro-organismes, comme les moisissures.

Que dois-je faire en cas de dégâts causés par l’eau ?

Faites immédiatement pomper l’eau stagnante par les pompiers ou une firme de nettoyage. Rafraîchissez, aérez et déshumidifiez la pièce afin d’empêcher la formation de moisissures. Stabilisez les rayonnages et si nécessaire, enlevez un ou plusieurs documents de chaque planche afin d’éviter que les rayonnages ne se disloquent par le gonflement du papier. Évacuez le plus rapidement possible le matériel encore sec. Faites complètement nettoyer et désinfecter au formol la pièce avant de l’utiliser à nouveau.

Prévoyez un local de conditionnement propre et sec. Gardez les documents trempés ensemble tels que vous les avez trouvés. Enlevez-les de leur emballage d’origine, emballez-les dans des sacs en plastique et laissez les sacs ouverts. Rangez tout dans des caisses et enregistrez leur contenu et leur destination.

De plus petites quantités de documents humides mais non trempés, atteints par  de l’eau propre, peuvent être séchées à l’air, dans une pièce fraîche avec un faible degré d’humidité et une bonne circulation de l’air. Étalez les documents, insérez entre les pages du papier buvard incolore, que vous renouvelez régulièrement. Cette méthode est simple mais laborieuse et demande beaucoup d’espace.

Les documents qui sont complètement trempés et atteints par de l’eau sale (comme les eaux d’égouts) seront congelés endéans les 48 heures. La congélation stabilise les documents et empêche les déformations physiques et les contaminations biologiques. Tenez compte du coût de stockage dans une firme frigorifique. Ensuite, les documents pourront être lyophilisés pour être reconditionnés à l’issue de cette opération.

N’essayez pas d’ouvrir ou de fermer des volumes trempés dont les pages collent ensemble ; ne séparez pas les feuilles collant ensemble ; n’utilisez pas de sèche-cheveux, ni du papier journal imprimé comme papier buvard.

Que dois-je faire si je constate la présence de moisissures ?

Les moisissures sont des champignons microscopiques qui produisent des milliers voire des millions de spores. La moisissure active est laineuse et visqueuse, tandis que la moisissure non active est souvent sèche et poudreuse. Il est très difficile d’enlever les moisissures.

Les moisissures actives peuvent se développer très rapidement et attaquer une pièce entière en 48 heures ; il importe donc de réagir rapidement. Les documents contaminés doivent être isolés, enregistrés et être traités par lyophilisation ou radiation gamma. Les traces de moisissure sèche peuvent être aspirées au moyen d’un aspirateur spécial muni d’un filtre HEPA. La cause de l’apparition des moisissures doit être identifiée et il faut y remédier.

Attention, les personnes qui sont sujettes à des allergies doivent éviter tout contact avec le matériel infecté et les lieux contaminés. Celui ou celle qui doit manipuler des documents infectés doit se munir de gants, d’une tenue de protection et d’un masque anti poussières (P3).

Pour en savoir davantage, consultez notre brochure Moisissures.

Que dois-je faire si je constate la présence d’insectes ?

Les insectes comme les lépismes (poissons d’argent), les psoques (les poux des livres) et les cafards constituent une menace pour les archives. Ils peuvent pénétrer à l’intérieur des locaux par des voies d’accès physiques (fenêtres, portes, fissures, etc.) ou lors du transfert de documents ou d’autres objets déjà contaminés (palettes, matériaux de déménagement, etc.).

Identifiez les insectes. Isolez les documents infectés par des insectes (et leurs larves) et faites-les traiter. Faites traiter les lieux par un professionnel de la lutte antiparasitaire et nettoyez-les à fond.

Que dois-je faire si je constate la présence de rongeurs ?

Les souris et les rats sont les plus fréquents. Les souris cherchent refuge en automne, aux premiers froids. Elles émiettent le papier pour en faire des nids et y laissent leurs excréments et leur urine. Les excréments des souris sont lisses, foncés et le plus souvent pointus. Les rats attaquent les documents pour limer leurs incisives et les dégâts visibles sont plus importants qu’avec les souris. Leurs excréments sont également plus grands et ovales.

Identifiez l’espèce de rongeur. Faites traiter les lieux par un professionnel de la lutte antiparasitaire et nettoyez-les à fond. Veillez à boucher toutes les ouvertures par lesquelles les rongeurs pourraient pénétrer, pour éviter de devoir recommencer l’opération.

Comment réparer ou restaurer les documents endommagés ?

Toute réparation ou restauration doit être effectuée par un expert ou un restaurateur après avoir posé un diagnostic précis. Les Archives de l’État peuvent vous aider dans la rédaction d’un cahier des charges.

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