Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Bewaring van papieren archief

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Wat is het verschil tussen een archiefruimte en een archiefbewaarplaats?

Een archiefruimte is bestemd voor de bewaring van dynamisch en semi-dynamisch archief, dus van dat archief dat nog administratief en juridisch nut heeft en vanuit dit oogpunt nog geraadpleegd wordt of kan worden. Een archiefbewaarplaats is daartegen bestemd voor de bewaring van historisch waardevol archief dat geen administratief of juridisch nut meer bezit. Archiefruimten worden beheerd door de instelling of de dienst zelf, een archiefbewaarplaats door een archiefdienst of een archiefinstelling. Terwijl in een archiefruimte zowel op termijn blijvend te bewaren als te vernietigen archief wordt opgeslagen, wordt in een archiefbewaarplaats enkel blijvend te bewaren archief bewaard. Vandaar dat de minimale eisen voor een archiefbewaarplaats veel strenger zijn dan deze voor een archiefruimte.

Aan welke eisen moet een archiefruimte voldoen?

Papier is erg kwetsbaar: documenten kunnen onherroepelijk verloren gaan als gevolg van wateroverlast of brand, diefstal, temperatuurschommelingen, knaagdieren, onzorgvuldig beheer, plaatsgebrek… Bij archiefruimten moet daarom aandacht besteed worden aan verschillende aspecten, zoals een veilige inplanting, een bouwtechnisch adequate constructie, een goede beveiliging, een geschikt binnenklimaat en een inrichting met geschikte rekken. Vuil, rommel, losse papieren, etenswaren, drank en opslag van kantoormateriaal moeten eveneens vermeden worden. Tot slot moet ook voldoende ruimte voorzien worden voor de eventuele aangroei van het archief. Wie meer wil weten of zelf een bestaande archiefruimte wil evalueren, kan onze brochure 'archiefruimten' raadplegen.

Aan welke eisen moet een archiefbewaarplaats voldoen?

Papieren documenten met een historische waarde "voor eeuwig" bewaren is geen evidentie. Een archiefbewaarplaats moet daarom aan nog strengere eisen voldoen dan een archiefruimte, met name op bouwtechnisch vlak en op het vlak van het binnenklimaat. Bovendien moeten er in principe ook faciliteiten voorzien worden voor de archivarissen en voor de bezoekers, zoals kantoren en leeszalen. Wie meer wil weten of zelf een bestaande archiefbewaarplaats wil evalueren, kan onze brochure 'archiefbewaarplaatsen' raadplegen.

Waar moet ik op letten bij het opbergen en verpakken van documenten?

Hechtingsmechanieken zoals paperclips, nietjes, elastiekjes kunnen op termijn gaan roesten of ontbinden en het document onherroepelijk beschadigen. Probeer deze te vermijden of te vervangen door hechtingsmechanieken zonder metalen of weekmakers, zeker wanneer het om blijvend te bewaren documenten gaat.

Papieren documenten worden bij voorkeur opgeborgen in stevige en duidelijk geëtiketteerde archiefdozen, zeker wanneer het om blijvend te bewaren documenten gaat. Dergelijke archiefdozen worden vervolgens in geschikte (stevige, metalen) rekken of kasten opgeborgen.
Zuurvrije omslagen en dozen kunnen aan voordelige prijzen aangekocht worden bij het Rijksarchief.

Hoe organiseer ik een verhuis van archief?

Bij een verhuis van archief komt heel wat meer kijken dan het louter verpakken en transporteren van wat verhuisdozen, zeker wanneer het om honderden meters of zelfs kilometers archief gaat.

Een zorgvuldige planning is een eerste voorwaarde. Het archief moet geselecteerd worden aangezien het geen zin heeft om archief dat vernietigd kan worden, mee te verhuizen. Vervolgens moet het archief gereinigd en (her)verpakt worden, dient de opberging op de nieuwe locatie gepland worden en moet bekeken worden of er al dan niet een verhuisfirma ingeschakeld wordt. Het archief moet vervolgens nauwkeurig opgelijst worden en de verhuis zelf in blokken gepland worden. Na de eigenlijke verhuis moet een laatste controle gebeuren om eventueel ontbrekende, verkeerd opgeborgen of beschadigde dozen en documenten op te sporen.

Wie meer wil weten, kan onze brochure 'U verhuist? Uw archief verhuist ook!' raadplegen.

Wat moet ik doen in geval van calamiteiten (brand, water)?

Perk risico's in!

Zoals zo vaak geldt ook hier het principe "voorkomen is beter dan genezen". Probeer op voorhand de eventuele risico's te evalueren én maatregelen te nemen om potentiële risico's uit te sluiten of te verminderen. Het bestaan van noodplan of calamiteitenplan kan een groot verschil maken als het noodlot toch toeslaat.

Welke schade richt brand aan?

Documenten kunnen (deels) verbranden of sporen van roetschade vertonen. Het bluswater veroorzaakt soms nog grotere schade dan het vuur zelf.

Wat moet ik doen in geval van brandschade?

Roep steeds de brandweer op en pas alle brandprocedures toe, ook al lijkt de brand aanvankelijk controleerbaar. Van zodra de ruimte is vrijgegeven, moeten de gangpaden vrijgemaakt worden en ervoor gezorgd worden dat roet zich niet verder kan verspreiden. Verwijder met een stofzuiger zoveel mogelijk roet zonder de documenten aan te raken, want eenmaal aangeraakt kan roet vaak niet meer verwijderd worden.

Zorg voor een schone, droge inpakruimte. Hou de documenten samen zoals ze zijn aangetroffen, verpak ze in kratten en registreer hun inhoud en bestemming.

Droog beroet materiaal kan met een geschikte stofzuiger droog gereinigd worden door een stofzuiger enkele centimeters boven het materiaal te houden. Na afloop kunnen de documenten opnieuw verpakt worden. Nat beroet materiaal wordt eerst ingevroren en gevriesdroogd (zie ook volgende rubriek).

Welke schade richt water aan?

Inkt kan uitlopen en verbleken, papier kan opzwellen en vervormen en het gewicht van documenten kan zodanig toenemen dat legplanken en zelfs vloeren kunnen doorzakken, wat reddingsoperaties kan bemoeilijken. Vochtig papier vormt bovendien een gunstige bodem voor een snelle ontwikkeling van micro-organismen, zoals schimmels.

Wat moet ik doen in geval van waterschade?

Laat stilstaand water onmiddellijk wegpompen door de brandweer of door een schoonmaakdienst. Laat de ruimte koelen, ventileren en ontvochtigen om beschimmeling te voorkomen. Stabiliseer rekken en neem zo nodig op ieder legbord één of meerdere bescheiden weg om te vermijden dat rekken uit elkaar gedrukt worden door opzwellend papier. Evacueer zo snel mogelijk nog droog materiaal. Laat de ruimte volledig schoonmaken en ontsmetten met formaline vooraleer ze opnieuw in gebruik te nemen.

Zorg voor een schone, droge inpakruimte. Hou de doorweekte documenten samen zoals ze zijn aangetroffen. Haal ze uit hun oorspronkelijke verpakking, verpak ze in plastic zakken en laat de zakken open. Berg alles in kratten op en registreer hun inhoud en bestemming.

Kleinere hoeveelheden van vochtige, niet doorweekte documenten, die aangetast zijn door schoon water, kunnen aan de lucht gedroogd worden in een koele ruimte met een lage luchtvochtigheid en een goede luchtcirculatie. Leg documenten open, voeg ongekleurd vloeipapier tussen de pagina's en vervang dit regelmatig. Deze methode is eenvoudig maar arbeidsintensief en vraagt veel ruimte.

Documenten die volledig doorweekt en door vuil water aangetast zijn (zoals rioolwater) worden binnen de 48 uur ingevroren. Invriezing stabiliseert documenten en voorkomt fysieke vervormingen en biologische aantasting. Hou wel rekening met de opslagkost in een vriesbedrijf. Vervolgens kunnen documenten gevriesdroogd worden en na afloop opnieuw verpakt worden.

Probeer doorweekte banden met aan elkaar klevende pagina's niet te openen of te sluiten, haal aan elkaar klevende vellen niet uit elkaar, gebruik geen haardrogers en gebruik nooit gedrukt krantenpapier als vloeipapier.

Wat moet ik doen bij de vaststelling van schimmels?

Schimmels zijn microscopische zwammen die duizenden of zelfs miljoenen sporen voortbrengen. Actieve schimmel is wollig en slijmerig, niet actieve schimmel vaak droog en poederig. Schimmels zijn heel moeilijk te verwijderen. Actieve schimmels kunnen zich snel uitbreiden en in 48 uur een volledige ruimte aantasten, vlug reageren is dus de boodschap. Beschimmelde documenten moeten geïsoleerd, geregistreerd en met vriesdroging of gammastraling behandeld worden. Droge schimmelsporen kunnen gestofzuigd worden met een speciale stofzuiger voorzien van een HEPA-filter. De oorzaak van de schimmels moet opgespoord en aangepakt worden. Opgelet, personen die aanleg hebben voor allergieën moeten elk contact met geïnfecteerd materiaal en besmette plaatsen vermijden. Wie aangetaste documenten moet manipuleren, dient handschoenen, beschermende kleding en een fijn stofmasker (P3) gebruiken. Wie meer wil weten, kan onze brochure 'schimmels' raadplegen.

Wat moet ik doen bij de vaststelling van insecten?

Insecten zoals zilvervisjes, boekenluizen en kakkerlakken vormen een belangrijke bedreiging voor archief. Ze kunnen binnendringen door fysieke toegangswegen (vensters, deuren, spleten, enz.) of door het binnenbrengen van reeds aangetaste bestanden of andere voorwerpen (verhuispaletten, verpakkingsmateriaal, enz.)

Identificeer de insecten. Isoleer de aangetaste documenten wanneer er insecten in huizen (zoals larven) en laat deze behandelen. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en ze nadien schoonmaken.

Wat moet ik doen bij de vaststelling van knaagdieren?

De belangrijkste schuldigen zijn muizen en ratten. Muizen zoeken een toevlucht in de herfst, bij de eerste kou. Zij versnipperen papier om er nesten mee te maken en laten uitwerpselen en urine achter. De uitwerpselen van muizen zijn glad, donker en doorgaans gepunt. Ratten vallen de documenten enkel aan om hun snijtanden af te stompen en de sporen op de beschadigde documenten zijn veel groter dan bij muizen. Hun uitwerpselen zijn groter en ovaal.

Identificeer het type knaagdier. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en ze nadien schoonmaken. Zorg ervoor dat alle openingen waarlangs knaagdieren zouden kunnen binnendringen afgesloten zijn om herhaling te vermijden.

Hoe laat ik beschadigde documenten herstellen of restaureren?

Elk herstel of restauratie moet na een nauwgezette diagnose worden uitgevoerd door een deskundige of restaurator. Het Rijksarchief kan helpen bij het opstellen van een lastenboek.

Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement