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La numérisation et l’ouverture à la recherche de l’état civil : un arrêté royal tant attendu. Quelles en sont les implications ?

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01/04/2021 - Numérisation

L’assouplissement de l’accès aux registres de l’état civil (loi du 21 décembre 2018) est très positif pour la recherche généalogique. Le délai de 100 ans a été réduit à 75 ans pour les actes de mariage et à 50 ans pour les actes de décès. Ces derniers moins, il y a eu beaucoup de questions concernant la publication retardée d’un arrêté d’exécution relatif (1)  aux copies et aux extraits des actes de l’état civil et (2) à la consultation à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. Maintenant que l’arrêté royal tant attendu est finalement publié (Moniteur belge, 31/3/2021), nous donnons un aperçu de ses implications pratiques. Mettre en ligne des millions d’actes de l’état civil de la période 1920-1970 demandera de toute façon quelque temps.

Des registres en deux exemplaires  

Il faut savoir que les registres de l’état civil sont dressés en deux exemplaires : l’original de la commune et le double du tribunal de première instance (en tant que copie de sécurité). C’est le deuxième exemplaire qui doit, à terme, être transféré aux Archives de l’État, qui le mettent ensuite à disposition par voie numérique (dans le passé, sur microfilm).  Lors de l’introduction de l’état civil numérique en avril 2019, il a été décidé d’accélérer le transfert aux Archives de l’État des doubles conservés dans les tribunaux de première instance. La mise en œuvre de cette décision est toutefois un travail de longue haleine : cela représente en effet 15 kilomètres linéaires d’archives qui doivent être conditionnées et déménagées (et même décontaminées dans certains cas).

Ces derniers mois, quelques tribunaux ont déjà transféré des registres de la période  1919-1969, mais ce n’est qu’un modeste début de cette opération de grande envergure. Ensuite, il faudra encore scanner les documents. La mise en service de trois nouveaux ateliers de scanning  (à Beveren, Louvain et Mons), en collaboration avec la Genealogical Society of Utah et explicitement prévus pour l’état civil, a accusé un retard de près d’un an, en raison de la crise du COVID-19.

Dans la pratique, quelles sont les possibilité après la publication de l’arrêté d’exécution ? En novembre 2020, les Archives de l’État ont fait savoir, après une concertation avec le SPF Justice et en attendant la publication de l’arrêté royal en question, que les actes de mariage de 75 ans et les actes de décès de plus de 50 ans devaient provisoirement être consultés à la commune, sous les mêmes conditions jusqu’alors applicables aux actes de plus de cent ans. Pour les raisons susmentionnées, une consultation aux Archives de l’État n’est donc pas encore possible. A l’avenir, la numérisation sera par ailleurs fonction des versements par les tribunaux de première instance. En d’autres mots, certains arrondissements seront traités plus rapidement que d’autres.  

Entre-temps, les Archives de l’État et l’association des agents de l’état civil vérifient quels sont les besoins les plus urgents et quelle est la meilleure façon de collaborer. En effet, certaines communes ont déjà mis leur état civil numérisé en ligne. Il serait peu sensé de refaire le même travail. En tout cas, la numérisation demandera du temps. Nous comptons donc sur votre compréhension.

Un coup de main

L’année dernière, nous ne sommes pas restés les bras croisés. Beaucoup de temps a été investi dans la réalisation  d’un nouveau moteur de recherche, avec une meilleure visionneuse, la possibilité de téléchargement, et une nouvelle infrastructure où les registres paroissiaux et les registres de l’état civil peuvent être davantage contextualisés. Nous comptons lancer ce nouveau moteur de recherche avant l’été. Si vous le souhaitez, vous pouvez déjà le tester dans nos salles de lecture (mais pas encore via internet). Des suggestions d’améliorations sont toujours les bienvenues : vous pouvez nous les envoyer via diva@arch.be. Nous vous tiendrons au courant de la date de lancement du nouveau moteur de recherche généalogique.

Ces dernières années, les Archives de l’État ont beaucoup investi dans la numérisation d’importantes sources généalogiques. Des millions d’images ont été mises en ligne, sans pour autant être ouvertes à la recherche. C’est surtout grâce à l’engagement de nombreux bénévoles, au sein et en dehors des Archives de l’État, que de véritables recherches dans cette masse d’informations sont rendues possibles.    

Avec de l’aide, nous pourrons continuer à ouvrir ce patrimoine commun entièrement à la recherche. Si vous voulez participer, n’hésitez pas à nous le faire savoir via diva@arch.be !

En bref

  • Consultation des actes de naissance, de mariage et de décès ayant  100 / 75 / 50 ans ou plus :
    • Via le site internet des Archives de l’État
    • Via l’agent de l’état civil de la commune où l’acte a été dressé  
  • Consultation des actes de naissance, de mariage et de décès ayant moins de 100 / 75 / 50 ans :
    • Demande à introduire auprès de l’agent de l’état civil de la commune où l’acte a été dressé  
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