Archives de l'État en Belgique

Notre mémoire à tous !

Menu

Registres de la population et registres des étrangers : modalités de consultation modifiées !

Texte petit  Texte normal  Texte grand
04/03/2014 - Divers

En 2014, les modalités de consultation des registres de la population et registres des étrangers ont été modifiées. Objectifs :

  • élargir les possibilités de consultation dans le cadre de recherches généalogiques, historiques ou à d'autres finalités scientifiques ;
  • permettre la reproduction des registres de la population en vue d'une conservation durable des informations.

Ces modifications figurent dans l'arrêté royal du 5 janvier 2014 modifiant l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (M.B., 17 janvier 2014), entré en vigueur le 27 janvier 2014.

Que trouve-t-on dans un registre de la population ?

Depuis 1795, toutes les communes ont l’obligation de tenir un registre de la population. En 1933, des registres des étrangers ont également été mis en place. Le registre de la population est une source de premier rang pour l’identification des personnes. Jusqu’en 1920, ces registres étaient classés par quartier, avec une page pour chaque ménage. Les citoyens y sont identifiés avec leurs nom, prénom, sexe, lieu et date de naissance, degré de parenté avec le chef de famille, nationalité, profession, état civil, date d’enregistrement et de radiation, indication du domicile précédent et actuel, l’éventuel second domicile, date et lieu de décès, modification de l’état civil et des informations sur la situation de milice.

Possibilités de recherche

Les registres de population sont les sources par excellence pour des études sur la stratification sociale et les structures démographiques et professionnelles au niveau des communes ou des ménages individuels. On peut ainsi mener des recherches à propos des flux migratoires, de la taille des ménages, du taux de la population active, du marché du travail pour les hommes et les femmes, etc. Les registres de la population sont également précieux pour toute recherche généalogique.

Modification des règles de consultation

L’arrêté royal du 5 janvier 2014 modifie quelques points essentiels de l’arrêté royal du 16 juillet 1992, d’une part, concernant l’obtention d’informations à des fins de recherches généalogiques ou historiques, ou à d’autres fins scientifiques, et d’autre part, concernant le transfert des informations sur un autre support, en vue de leur conservation durable.

Champ d’application ?

Cette réglementation s’applique à tous les registres de la population, indépendamment du lieu où ils sont conservés par les communes ou les Archives de l’État. À noter que les communes restent toujours propriétaires de leurs registres de la population, même si ceux-ci ont été confiés aux Archives de l’État.

La possibilité d’obtenir des informations contenues dans les registres de la population à des fins généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques

Deux régimes sont d’application, respectivement pour les registres clôturés depuis moins de 120 ans et pour ceux clôturés depuis plus de 120 ans :

→ Registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans :
Ces registres ne sont pas consultables, mais on peut demander des extraits ou des certificats (de descendance ou de domicile)  pour des recherches généalogiques, historiques ou scientifiques. L’AR prévoit une hiérarchie claire des personnes qui doivent donner leur consentement dans ce contexte :

  • En premier lieu, il revient à la personne concernée de donner son consentement (si elle est encore en vie et saine d’esprit) ; dans le cas de mineurs, ce consentement doit être donné par les parents ou par le tuteur légal.
  • Si la personne concernée est décédée ou si elle n’est plus saine d’esprit (par exemple, en cas de démence), le consentement doit être donné par l’époux ou le cohabitant légal survivants.
  • Si ce dernier n’est également plus en état d’exprimer sa volonté, ce consentement doit être donné par au moins l’un des enfants.
  • À défaut de descendants au premier degré pouvant donner leur consentement, celui-ci peut être donné par le Collège des Bourgmestre et Échevins en Région de Bruxelles-Capitale / le Collège communal en Wallonie.
  • Si la demande de consultation porte sur des registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans, le demandeur doit introduire une requête motivée auprès de la commune, en déclarant que les informations ne seront utilisées qu’à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques et en mentionnant les éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées.
  • Le Collège peut en outre solliciter auprès du demandeur tout renseignement complémentaire destiné à étayer le bien-fondé de la demande.
  • Pour toute consultation de registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans et conservés aux Archives de l’État, l’autorisation écrite du Collège doit être présentée au personnel de la salle de lecture.

→ Registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans
Ces registres peuvent être librement consultés si cette consultation a lieu à des fins généalogiques et historiques ou à d’autres fins scientifiques, qu’il s’agisse de registres papier ou de registres qui, en vue d’une conservation durable, ont été transférés sur un autre support d’information.

Transfert sur un autre support d’information – reproduction ?

Les communes disposent dorénavant de la possibilité de transférer les informations contenues dans les registres sur un autre support, en vue d’une conservation durable. Les reproductions des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans peuvent être mises à la disposition de tiers au prix coûtant. Cependant, ces reproductions ne peuvent être diffusées.

Qu’est-ce qui change pour le lecteur/client/partenaire des Archives de l’État ?

  • Les registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans et disponibles sur microfilm sont immédiatement retirés de la consultation en salle de lecture.
  • Pour les registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans et mis à disposition par voie numérique, l’accès à ces informations électroniques sera bloqué.
  • Aux chercheurs souhaitant consulter des registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans et déjà conservés aux Archives de l’État, il sera demandé qu’ils s’adressent aux administrations communales respectives. Ils ne peuvent obtenir des extraits et des listes de personnes que moyennant l’autorisation du Collège. Le personnel de la salle de lecture fera une copie de cette autorisation pour la conserver.
  • Les modalités de consultation des registres de la population conservés aux Archives de l’État ont été adaptées sur le site internet de l’institution.
    > Modalités de consultation
  • Des reproductions peuvent être délivrées uniquement pour les registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, à condition que ces reproductions ne soient pas diffusées.
    Vous devez alors remplir un formulaire de demande de reproduction des registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans, à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques.
  • Pour la numérisation des registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans et déjà conservés aux Archives de l’État, des conventions seront conclues avec les communes concernées.
  • La numérisation des registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans sera suspendue.
Partager cet article :
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement