Archives de l'État en Belgique

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Transfert d'archives aux Archives de l'État

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Y a-t-il des dispositions légales en matière de transfert ?

Oui, la loi relative aux archives du 24 juin 1955, modifiée par la loi du 6 mai 2009 et l’arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives. Pour de plus amples informations, consultez la rubrique Cadre légal.

Qui doit transférer ses archives aux Archives de l’État ?

Les tribunaux du pouvoir judiciaire, le Conseil d’État, les administrations de l’État, les provinces et les institutions publiques qui sont soumises à leur contrôle ou leur surveillance administrative.

Les communes et les institutions publiques qui sont soumises à leur contrôle ou surveillance administrative, peuvent déposer leurs archives aux Archives de l’État. Il en va de même pour les personnes privées et les sociétés ou les associations de droit privé.

Y a-t-il des services qui sont dispensés de transférer leurs archives aux Archives de l’État ?

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de 50 ans à condition :

  • de garantir la conservation à long terme, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des archives ;
  • que le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions que celles en vigueur aux Archives de l’État.

D’autres institutions peuvent être dispensées de transfert par l’Archiviste général du Royaume pour un délai (renouvelable) de dix ans si leurs documents ont encore une utilité administrative.

Quand dois-je transférer les archives ?

La règle générale veut que les archives soient transférées lorsqu’elles ont plus de 30 ans d’âge et qu’elles n’ont plus aucune utilité administrative. Les services publics peuvent cependant garder leurs archives au-delà des 30 ans lorsqu’elles ont encore une utilité administrative. L’Archiviste général du Royaume peut accorder des dispenses pour un délai (renouvelable) de dix ans. À l’inverse, des documents de moins de 30 ans qui n’ont plus aucune utilité administrative, peuvent être transférés plus tôt, et ceci en concertation avec les Archives de l’État. Attention ! Tous les documents ne doivent pas être conservés de manière pérenne (et donc transférés aux Archives de l’État). Voir à ce sujet la réponse à la question suivante.

Quelles archives dois-je transférer ?

Les archives de plus de 30 ans qui n’ont plus aucune utilité administrative et qui sont désignées par les Archives de l’État comme à conserver en permanence. Cela signifie concrètement que les documents ont reçu la destination à conserver et à transférer dans le tableau de tri de votre institution. Voyez l’aperçu des tableaux de tri disponibles.

Si aucun tableau de tri n’est disponible pour votre institution, prenez contact avec les Archives de l’État.

Où dois-je transférer mes archives ?

Les institutions dont les compétences s’étendent (ou s’étendaient) sur l’ensemble du pays ou sur la majeure partie du territoire national, transfèrent leurs archives aux Archives générales du Royaume.

Les autres institutions transfèrent leurs archives aux Archives de l’État du ressort dont dépend leur siège (ou dépendait au moment de leur suppression).

Qui dois-je contacter si je veux transférer des archives ?

Les coordonnées des différents dépôts des Archives de l’État se trouvent sur le site internet des Archives de l’État.

Qui paie les frais ?

Les frais de transfert (conditionnement, personnel, transport) sont à charge du déposant pour les archives de droit public et à charge des Archives de l’État pour les archives de droit privé.

Qu’entend-on par « les archives doivent être transférées en bon état, ordonnées et accessibles » ?

Bon état signifie : dans des conditions matérielles qui garantissent une bonne conservation des supports et des informations qu’ils contiennent.

Des archives ordonnées et accessibles supposent un classement et une identification cohérents qui permettent de retrouver facilement les informations et les documents.

Comment organiser un transfert d'archives en papier ?

Le transfert se déroule toujours de la même façon : prise de contact avec les Archives de l’État, tri, élagage et conditionnement des archives à transférer, rédaction d’un bordereau de versement (inventaire), transport… Pour de plus amples informations, consultez la brochure Transfert d’archives. Procédure pour transférer des archives non numériques aux Archives de l’État.

Comment les archives doivent-elles être conditionnées ?

Les archives doivent être conditionnées dans du matériel d’emballage qui répond aux exigences minimales de qualité conformes au cahier des charges rédigé par les Archives de l’État. Des chemises et des boîtes non acides peuvent être achetées à des prix avantageux aux Archives de l’État.

Qui se charge du transport ?

Le transfert des archives publiques s’effectue à l’intervention et aux frais de l’instance déposante.

Le transfert des archives privées s’effectue à l’intervention et aux frais des Archives de l’État.

Quelles sont les formalités administratives ?

Une attestation de transfert est établie en double exemplaire. Celle-ci comporte une description des archives transférées et signale les restrictions en matière de consultation. L’attestation est signée par les deux parties qui en reçoivent chacune un exemplaire.

Lors d’un dépôt par contrat (institutions qui ne sont pas obligées de transférer leurs archives, personnes privées et institutions privées), l’organisme déposant ses documents et les Archives de l’État concluent une convention de dépôt qui stipule que les documents restent la propriété de l’organisme concerné. Ce contrat est signé par les deux parties avant que les documents ne soient déposés aux Archives de l’État. Une déclaration de dépôt par contrat est rédigée ensuite.

Les formulaires standard pour une attestation de transfert et pour une convention de dépôt et une déclaration de dépôt peuvent être téléchargés sur le site internet des Archives de l’État.

Comment organiser un transfert d’archives numériques ?

Les Archives de l’Etat travaillent à la mise en place d’une nouvelle procédure de transfert d’archives numériques qui sera opérationnelle à partir du 1er janvier 2018. En cas de transfert urgent, veuillez contacter le service Surveillance et Avis (inspect@arch.be).

Que deviennent les archives après le transfert ?

Les archives sont conservées aux Archives de l’État dans des locaux spécialement aménagés à cet effet et qui répondent aux exigences rigoureuses en matière de température, d’hygrométrie et de protection anti-incendie et anti-inondation. Les collaborateurs des Archives de l’État transforment les bordereaux de versement en inventaires, qui sont alors communiqués au public sous forme papier et mis en ligne. Les archives peuvent être consultées par les chercheurs et les citoyens à la recherche de droits et de preuves, dans le respect de la réglementation sur la protection de la vie privée etc. Les archives peuvent aussi être utilisées pour l’organisation d’expositions ou l’édition de publications.

Les Archives de l’État peuvent-elles encore éliminer des archives transférées ?

Oui, mais pas sans l’autorisation préalable de l’administration qui a transféré les archives. En réalité, cela arrive rarement.

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