Belgisches Staatsarchiv

Hüter unserer kollektiven Erinnerung

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Modalitäten zur Einsichtnahme

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Auf dieser Seite sind die wichtigsten Regeln aufgeführt, nach denen das Staatsarchiv Anfragen zur Einsichtnahme von Schriftstücken bearbeitet.
Diese Regeln sind nach Archivbildner geordnet.

Allgemeine Informationen

Besondere Modalitäten zur Einsichtnahme

Verweise auf gesetzliche Regelungen 

Die Regeln sind kurz und bündig formuliert und verweisen auf den jeweiligen gesetzlichen Rahmen (Gesetz, Dekret oder Erlass). Anhand der angegebenen Links kann der Leser nach Möglichkeit die entsprechenden Referenzen selbst im Internet konsultieren.  Bestimmte Archivdokumente dürfen nur mittels einer durch die zuständige Behörde ausgestellten und an den Archivdienstleiter ausgehändigten schriftlichen Genehmigung eingesehen werden. Für andere Dokumente wiederum muss eine Nachforschungserklärung ausgefüllt, datiert und unterschrieben werden.

Komplexe Regeln zur Einsichtnahme

Die Regeln, nach denen Archivdokumente eingesehen werden können, sind vor allem in Flandern oft sehr komplex. Das Recht auf Zugang zu von flämischen Archivbildnern erstelltem Schriftgut unterliegt den Bestimmungen des Verwaltungsdekrets, das die öffentlichen Behörden Flanderns betrifft (beispielsweise Archive einer flämischen öffentlichen Agentur) einschließlich der lokalen Behörden.  Falls keine einzelnen Ausnahmen bestehen sind alle Verwaltungsdokumente im Prinzip öffentlich. Es gibt zwei Arten von Ausnahmen: Absolute Ausnahmen gelten immer; bei bedingten Ausnahmen gilt es, jeweils zu prüfen, ob die Herausgabe eines Dokuments oder die Wahrung der Vertraulichkeit maßgebend sind.  

Ausnahmen gelten nicht ewig

Die im flämischen Verwaltungsdekret festgelegten Ausnahmen können nicht zeitlich unbegrenzt herangezogen werden, um das Einsichtnahmerecht zu verweigern. Für den Benutzer ist es also wichtig, die Dauer der Ausnahmeregelung zu kennen, da nicht-öffentliches Archivgut nach Verstreichen der damit einhergehenden Sperrfrist (20, 50 oder 120 Jahre) zugänglich wird. Mehrere Ausnahmegründe können bereits nach 20 Jahren nicht mehr angeführt werden, vier nicht mehr nach 50 Jahren, und die Ausnahme zum Schutz des Privatlebens verstreicht nach 120 Jahren oder wenn die betroffene Person seit 20 Jahren oder mehr verstorben ist. 

Übersicht der Sperrfristen, bei deren Ende eine Ausnahmeregelung nicht mehr geltend gemacht werden kann:

Nicht mehr geltend machbare Ausnahmen für 20 oder mehr Jahre alte Dokumente

Beratungsgeheimnis

Art. II.34, Nr. 3

Strafverfolgung und Verwaltungsstrafe

Art. II.34, Nr. 4

Disziplinarmaßnahmen

Art. II.34, Nr. 5

Wirtschaftliche, finanzielle oder geschäftliche Interessen öffentlicher Dienste

Art. II.35, Nr. 1

Laufendes Rechtsverfahren

Art. II.35, Nr. 4

Vertrauliche Behandlung durch öffentliche Dienste

Art. II.35, Nr. 5

Öffentliche Ordnung und Sicherheit

Art. II.35, Nr. 6

Umweltschutz

Art. II.36, § 1, zweiter Abs., Nr. 2, 3, 4, 8, 9, 10 und 11

Nicht mehr geltend machbare Ausnahmen für 50 oder mehr Jahre alte Dokumente

Verschwiegenheitspflicht

Art. II.34, Nr. 1

Vertrauliche Informationen Dritter 

Art. II.34, Nr. 6

Internationale Beziehungen

Art. II.35, Nr. 2

Vertrauliche geschäftliche und industrielle Informationen

Art. II.35, Nr. 3

Umweltschutz

Art. II.36, § 1, zweiter Abs., Nr. 5, 6 und 7

Nicht mehr geltend machbare Ausnahmen für 120 oder mehr Jahre alte Dokumente

Schutz des Privatlebens

Art. II.34, Nr. 2, und Art. II.36, § 1, zweiter Abs., Nr. 1

Antrag auf Einsichtnahme für wissenschaftliche Forschung 

An Universitäten, Hochschulen und anerkannten Forschungsinstituten tätige Nachforscher können trotz geltender Einschränkungen in Sonderfällen Zugang zu den noch nicht öffentlichen Verwaltungsdokumenten der flämischen Behörden erhalten. Um einen Antrag auf Einsichtnahme zu wissenschaftlichen Zwecken zu stellen, müssen gemäß Artikel 1 des flämischen Erlasses über Anträge auf Offenlegung zu wissenschaftlichen Zwecken bestimmte Bedingungen erfüllt werden (beispielsweise ein Identitätsnachweis) . Artikel 3 des Erlasses listet die Elemente auf, die von den flämischen Behörden im Rahmen dieses Antrags überprüft werden. Beurteilt werden hierbei auch die wissenschaftliche Natur des Antrags und die Art der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Einsichtnahmerecht und Urheberrecht

Viele Fragen über das Einsichtnahmerecht für Archive betreffen ebenfalls die Anfertigung von Kopien. Entgegen einem weit verbreiteten Irrtum sind urheberrechtlich Geschützte Dokumente frei einsehbar. Das Urheberrecht hat im Prinzip nichts mit dem Einsichtnahmerecht zu tun. Falls ein Benutzer Archivalien einsehen kann, weil diese beispielsweise vollständig öffentlich sind, weil keine Ausnahmeregelungen mehr anwendbar sind, oder weil der Benutzer über die erforderlichen Genehmigungen verfügt, kann ihm dieses Einsichtnahmerecht nicht auf der Grundlage etwaiger Urheberrechte verweigert werden. Hierbei handelt es sich etwa um Fotos, Kunstwerke, und andere Dokumente, die das Ergebnis einer schöpferischen Arbeit sind. Urheberrechtlich geschützte Werke können stets frei eingesehen werden.

Der Archivdienst kann eine Kopie erstellen, allerdings obliegt es dann dem Benutzer, den Urheber oder das Unternehmen, das die jeweiligen Urheberrechte verwaltet, zu kontaktieren, um die jeweiligen Rechte zu klären, falls die Kopie zur Veröffentlichung bestimmt ist.  Der Urheber oder Anspruchsberechtigte kann auch der Archivdienst sein, in dem das Dokument aufbewahrt wird.

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