Les élections s’accompagnent d’un flux important de documents papiers ou numériques. Les bulletins de vote bien évidemment, mais aussi des procurations, des listes, des formulaires, des tableaux, des procès-verbaux, etc. Afin de gérer le flux de ces documents électoraux, un tableau de gestion des informations a été élaboré par le service Surveillance & Avis des Archives de l’État en collaboration avec la Direction générale Identité et Affaires citoyennes du SPF Intérieur et l’archiviste de la Chambre des représentants.
Le 9 juin, nous nous sommes rendus aux urnes pour élire les femmes et les hommes politiques qui nous représenteront au sein des parlements au niveau régional, fédéral et européen. L’organisation quinquennale des élections fédérales, régionales et européennes est une véritable prouesse organisationnelle, coordonnée par le SPF Intérieur. La Direction générale Identité et Affaires citoyennes (DGIAC) rédige des arrêtés, des circulaires et des recommandations dans le cadre légal afin de garantir le bon déroulement, la transparence et la démocratie des élections. Sur le site internet https://elections.fgov.be/, l’administration met toutes les informations nécessaires à la disposition des électeurs, des candidats et du personnel des bureaux de vote, de dépouillement et des bureaux principaux (de canton).
Les élections impliquent un flux important de documents papiers et numériques. Les bulletins de vote bien évidemment, mais aussi des procurations, des listes, des formulaires, des tableaux, des procès-verbaux, etc. Certains de ces documents, comme les procurations et les listes des assesseurs absents, sont transférés au greffe du tribunal de paix après le jour de l'élection ou restent au niveau des sièges cantonaux (les bulletins valides et blancs, par exemple), où ils seront détruits après la validation des élections. Toutefois, une partie substantielle des documents doit passer des bureaux principaux aux greffes des assemblées – la Chambre des représentants et les parlements régionaux et communautaires – afin de permettre la vérification des pouvoirs pour les membres élus et les suppléants ainsi que la validation des élections (art. 48 Constitution). Par la suite, les parlements conservent ces documents dans leurs archives en tant que témoins permanents du processus démocratique et en tant que ressource importante pour la recherche historico-politique.
Afin de gérer le flux des documents électoraux, le service Surveillance & Avis des Archives de l’État, la DGIAC et l’archiviste de la Chambre des représentants ont élaboré un tableau de gestion des informations qui définit le cheminement des documents depuis le bureau de vote, en passant par le bureau de dépouillement, jusqu’au bureau principal de canton et aux différents bureaux principaux ; et qui fixe la destination définitive de tous les documents électoraux, c’est-à-dire leur élimination ou leur conservation permanente. Le tableau, disponible en français, néerlandais et allemand, a été transmis pour validation à tous les parlements concernés. Il a également été publié sur les sites internet du SPF Intérieur et des Archives de l’État. Après les élections, cet outil sera évalué en profondeur et adapté le cas échéant.
Tableau de gestion des informations
Uniquement en version électronique, le tableau de gestion de l’information est disponible gratuitement en ligne via le lien ci-dessous.
DEVOLDER Kathleen, VANDERBORGHT Joris, Documents établis par les organes temporaires des élections de la Chambre, des Parlements de Région et de Communauté et des membres belges du Parlement européen : Tableau de gestion de l'information 2024, série Tableaux de gestion des archives et tableaux de tri n° 288, publication n° 6479, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2024.
