Ces deux services sont définis comme suit :

• « Archivage électronique », un service assurant la réception, le stockage, la récupération et la suppression de données électroniques et de documents électroniques afin d'en garantir la durabilité et la lisibilité, ainsi que d'en préserver l'intégrité, la confidentialité et la preuve de l'origine pendant toute la période de préservation ;
• « Service d'archivage électronique qualifié », un service d'archivage électronique qui est fourni par un prestataire de services de confiance qualifiés et qui satisfait aux exigences prévues à l'article 45 undecies.

Les services de confiance pour l'archivage électronique ne peuvent donc consister au niveau européen qu’en la conservation des données électroniques et non, comme en Belgique, en la numérisation des documents papier.

Exigences applicables aux services d’archivage électronique qualifiés

Les services d'archivage électronique qualifiés doivent répondre aux exigences suivantes : 

• Ils sont fournis par des prestataires de services de confiance qualifiés ;
• Ils utilisent des procédures et des technologies pouvant assurer la durabilité et la lisibilité des données électroniques et des documents électroniques au-delà de la période de validité technologique et au minimum durant la période de conservation légale ou contractuelle, tout en préservant l’intégrité et l'exactitude de l’origine des données ;
• Ils garantissent que ces données et documents électroniques sont préservés de manière à être protégés contre les pertes et les altérations, à l'exception des modifications concernant leur support ou leur format électronique ;
• Ils permettent aux parties utilisatrices autorisées de recevoir un rapport de façon automatisée qui confirme que des données électroniques et des documents électroniques extraits d'une archive électronique qualifiée bénéficient d'une présomption quant à l'intégrité des données depuis le début de la période de préservation jusqu'au moment de l'extraction.

Les exigences et procédures concrètes de qualification seront définies plus précisément dans des actes d'exécution d'ici le 21 mai 2025.

Pas d'obligation européenne

Le règlement offre aux entreprises, aux gouvernements et à d'autres parties la possibilité de conserver leurs documents électroniques en garantissant leur valeur probante. Elle n'impose pas l'utilisation d'un service d’archivage électronique qualifié.

En outre, les institutions nationales d'archives sont explicitement protégées dans la mesure où elles ne fournissent pas de services de confiance :

“Les activités des institutions nationales d'archives et de la mémoire, en leur qualité d'organisations dédiées à la préservation du patrimoine documentaire dans l'intérêt public, sont généralement réglementées dans le droit national et ces institutions ne fournissent pas nécessairement de services de confiance au sens du présent règlement. Dans la mesure où ces institutions ne fournissent pas de tels services de confiance, le présent règlement est sans préjudice de leur fonctionnement.”

Attention. La législation belge prévoit bien une obligation pour les producteurs d’archives de recourir à un service d'archivage qualifié pour certaines données*. Cette disposition n'est d'ailleurs pas encore active car il n'existe pas encore assez de prestataires de services certifiés.

(*) Sous réserve de l'application d'exigences légales ou réglementaires particulières, lorsqu'une obligation de conservation de données ou de documents est imposée de manière expresse par un texte légal ou réglementaire, il est recouru à un service d'archivage électronique qualifié si l'utilisateur du service opte pour la voie électronique.”

Liens utiles

• L'aperçu officiel des services de confiance existants est disponible sur le tableau de bord eIDAS.
• Un tableau pratique des services de confiance qualifiés en Belgique est disponible sur le site web du SPF Économie.