Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen moeten aan bepaalde voorschriften voldoen, om risico’s zo veel mogelijk te beperken.
Aan welke eisen moet een archiefruimte en archiefbewaarplaats voldoen?
- In een archiefruimte wordt semi-dynamisch archief bewaard, dat al dan niet bestemd is om op termijn overgebracht te worden naar het Rijksarchief.
De minimale vereisten voor archiefruimten (ook voor serverlokalen en datacenters) zijn vastgelegd bij ministerieel besluit. Hieronder vind je een overzicht van de ideale bewaaromstandigheden, deels uit het besluit, deels aanvullend.
- In een archiefbewaarplaats wordt statisch archief bewaard, dat bestemd is voor permanente bewaring.
De vereisten voor deze bijzondere archiefruimten zijn strenger, maar enkel het Rijksarchief en andere instellingen die veel statisch archief bewaren, moeten eraan voldoen. De bijkomende vereisten voor archiefbewaarplaatsen (niet bepaald in een besluit) worden hieronder per onderwerp toegelicht.
Onderstaande voorschriften zijn van toepassing op archiefruimten voor alle soorten dragers, dus op analoog en digitaal archief, tenzij anders vermeld.
Algemeen
- De archiefruimten moeten zodanig ingeplant, gebouwd en ingericht worden dat het risico op aantasting van de informatie te wijten aan externe factoren zoals weersomstandigheden, aardbevingen, overstromingen, brand, ontploffingen, elektromagnetische velden, vervuiling, knaagdieren en insecten zo klein mogelijk is.
- Vaak is de terbeschikkingstelling van een bestaand gebouw of van een perceel bouwgrond van doorslaggevend belang. Toch moet elk voorstel met zorg bestudeerd worden en moet zo nodig aan de bestuurder(s) gesignaleerd worden dat er aan een bepaalde site gevaren of nadelen verbonden kunnen zijn.
Ligging van het gebouw
Omgeving | Het gebouw mag niet gelegen zijn in een risicogebied; met bijzonder brand- of overstromingsgevaar, extreme luchtvervuiling of risico op industriële ongevallen. |
Bodem | Een stevige bodem is nodig om de soms tonnen archiefbescheiden te kunnen dragen. |
Toegankelijkheid |
Het gebouw moet toegankelijk zijn voor vrachtwagens, voor de aan- en afvoer van archieven. Archiefbewaarplaatsen moeten bovendien gemakkelijk toegankelijk zijn voor het publiek.
|
Tip: op www.seveso.be kan je controleren of de archiefruimte in de onmiddellijke omgeving ligt van een bedrijf dat activiteiten ontplooit op het vlak van de behandeling, de productie, het gebruik of de opslag van gevaarlijke stoffen.
Inplanting van de archiefruimte(n)
Benodigde ruimten |
Er moeten archiefruimten voorzien worden voor elk type informatie en gegevensdrager dat je zal bewaren. Archiefbewaarplaatsen kunnen ook behoefte hebben aan ruimten voor:
|
Inplanting in het gebouw |
Richt de stookplaats en eventuele opslag van de brandstofvoorraad in op een veilige afstand van de archiefruimten (en personeels- en publieksruimten). |
Bouwtechnische kenmerken
Stevigheid |
Er is een stevige constructie van gewapend beton nodig met een draagkracht van:
De vervorming van de vloer mag de aanvaardbare grens die geldt voor dat type vloer niet overschrijden. Tip: probeer bij bestaande archiefruimten te achterhalen of er een bouwtekening bestaat, om deze punten makkelijker te kunnen aftoetsten. |
Materialen |
De bouw- en afwerkingsmaterialen mogen bij veroudering geen deeltjes, dampen of gassen afgeven die schadelijk kunnen zijn voor de archiefdocumenten. Ze moeten ook zodanig gekozen worden dat ze geen brandverspreiding in de hand werken en ingeval van oververhitting of brand zo weinig mogelijk schadelijke of irriterende stoffen, rook of roet afscheiden. Tip: schakel de gebouwenverantwoordelijke van je organisatie in voor de beoordeling van de meer technische aspecten van de archiefruimte. |
Vensters |
Deze worden bij voorkeur vermeden en anders verduisterd met een vast scherm of een verplaatsbaar systeem (bv. rolluiken) om directe lichtinval te verhinderen. Ze zijn zeker te vermijden in lokalen waar audiovisuele media zoals filmtapes bewaard worden. Ze mogen niet gebruikt worden voor verluchting. In archiefbewaarplaatsen zijn vensters niet toegestaan in de archiefruimten omwille van mogelijke lichtschade door ultraviolette straling, de inbraakveiligheid, de brandveiligheid en de klimaatregeling in de archiefruimten, die door vensters bemoeilijkt wordt. Bij het inrichten van archiefruimten in een bestaand gebouw moeten de nodige aanpassingswerken gedaan worden.
|
Vloeren, wanden en plafonds |
Deze moeten van steenachtig materiaal, waterdicht en glad afgewerkt zijn, zodat ze geen stof aantrekken en gemakkelijk te reinigen zijn, dus geen linoleum, tapijt, hout, behang... Server- en datalokalen moeten een verhoogde antistatische vloer hebben voor een betere luchtcirculatie.
|
Waterdichtheid |
De binnenzijden van de wanden van de archiefruimten mogen nooit condensatie vertonen, ongeacht de weersomstandigheden. Archiefbewaarplaatsen in (mogelijk) overstromingsgevoelig gebied (maximaal te vermijden!) of die 3 m onder het maaiveld liggen, moeten waterdicht uitgevoerd zijn (met inbegrip van deuren, doorvoeringen van kabels, leidingen en ventilatie- en luchtbehandelingskanalen) en voorzien zijn van watermelders en waterpompen met een voldoende capaciteit, aangesloten op een onafhankelijke noodstroomvoorziening.
|
Kabels, leidingen en kanalen |
Deze zijn bij voorkeur in opbouw uitgevoerd, dus niet weggewerkt in de muur. Ze mogen enkel dienst doen voor die (of dat compartiment van de) archiefruimte, met uitzondering van voorzieningen voor brandbestrijding. Boven of in nabijheid van de archiefdocumenten mogen geen buizen of leidingen lopen voor water of andere vloeistoffen (wegens het risico op lekkages en oppervlaktecondensatie). Server- en datalokalen moeten bovendien voorzien zijn van:
|
Binnenklimaat
Algemeen |
Een stabiel binnenklimaat is belangrijk om degradatie van archief tegen te gaan.
Server- en datalokalen moeten een afzonderlijke klimaatbeheersingsinstallatie hebben.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Temperatuur en luchtvochtigheid |
De temperatuur en luchtvochtigheid moeten zo veel mogelijk constant gehouden worden.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ventilatie |
Ventilatiesystemen en klimaatbeheersingsinstallaties moeten met filters uitgerust worden zodat er geen water, vuil of ongedierte in de ruimte kan doordringen. De archiefruimten zijn voorzien van een mechanisch ventilatiesysteem conform de norm NBN EN 13779, dat een goede luchtvermenging waarborgt zodat overal in de omgeving een uniforme vochtigheidsgraad heerst. De minimale filterklasse (norm NBN EN 779) is:
De concentraties fijn stof en schadelijke gassen in de ruimten moeten beperkt worden; de luchttoevoeropeningen zijn gelegen in buitenzones die zo min mogelijk vervuild zijn. Tip: op de website www.irceline.be van de Intergewestelijke cel voor het Leefmilieu (IRCEL) vind je meer informatie over de concentraties van deze stoffen. Archiefbewaarplaatsen:
|
Brandveiligheid
Preventie |
Het is belangrijk dat de archiefruimten op toereikende wijze tegen elke mogelijke vorm van brandgevaar beveiligd worden conform de geldende wetgeving, de regels van goed vakmanschap en de adviezen van de territoriaal bevoegde brandweer. Het gebouw moet voorzien zijn van bliksemafleiders, conform de norm NBN EN 62305. Alle binnenkomende leidingen worden uitgerust met een potentiaalvereffening, met bescherming tegen directe blikseminslag en een overspanningsafleider. |
Detectie |
Er moet een branddetectiesysteem zijn overeenkomstig de norm NBN S21-100 (en addenda) om het vuur in een vroeg stadium te ontdekken. |
Schadebeperking |
Archiefruimten mogen geen compartimenten hebben die groter zijn dan 200 m2, tenzij ze uitgerust zijn met een automatisch blussysteem op basis van gas, met watermist of door een droog sprinkler-systeem met pre-action. (Het archief moet dan aangepast verpakt zijn.) De wanden (verticaal en horizontaal) moeten een brandweerstand hebben van 1u (EI 60), zoals bepaald door norm NBN EN 13501-2. De bekleding van wanden, zolderingen en vloeren moet beantwoorden aan reactieklasse C-s2, d2 (wanden), C-s2, d0 (plafond) en CFl-s2 (vloer), zoals bepaald volgens norm NBN EN 13501-1. De toegangsdeuren tot de lokalen moeten automatisch sluiten (bij een brand) en een brandweerstand hebben van een half uur (EI1 30). De brandweerstand van de bouwelementen mag niet beïnvloed worden door doorvoeringen (zoals door buizen voor elektriciteit of vloeistoffen, ventilatiekanalen en schouwen) of door zwakke punten (zoals dilatatievoegen, schakelaars, stopcontacten en verlichtingsarmaturen). Voor server- en datalokalen zijn een doeltreffende brandbeveiliging en een automatisch blussysteem op basis van watermist of inert gas verplicht (eventueel aangevuld met CO2-blustoestellen).
Tip: branddeuren kan je herkennen aan de labels op de zijkant van de deur, langs de zijde van de scharnieren. Het cijfer op het label geeft de brandweerstand (resistance to fire) in minuten aan. |
Inbraak- en diefstalbeveiliging
- Het gebouw moet inbraakveilig ontworpen zijn, met voldoende controle op de toegang tot het gebouw en de archiefruimten, bijvoorbeeld door het afsluiten van de toegangsdeuren of door de installatie van een inbraakalarmsysteem, badgesysteem en/of camerabewaking, zeker wanneer er privacygevoelige of belangrijke financiële stukken worden bewaard.
- De toegangsdeuren van de archiefruimten moeten inbraakwerend zijn en minstens behoren tot klasse 2 volgens de norm NBN EN 1627.
- Spreek binnen de diensten duidelijk af wie toegang heeft tot de archiefruimte en vermijd rondslingerende sleutels of toegangsbadges.
Inrichting
Bestemming |
Archiefarchiefruimten zijn uitsluitend bestemd voor de bewaring van archieven. Vermijd dat archiefruimten gebruikt worden voor de bewaring van materialen en apparaten die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging kunnen verspreiden, brandgevaar kunnen veroorzaken of insecten of micro-organismen kunnen aantrekken. Werkplekken, kopieermachines, papierversnipperaars, voorraden kantoorartikelen, oude meubels en computers zijn uit den boze. Ook afval, rommel, etenswaren, drank en opslag van kantoormateriaal zijn in elk type archiefruimte te vermijden. Archieftypes die een verschillend binnenklimaat vragen, worden bewaard in een afzonderlijk archiefruimte. Server- en datalokalen worden ook enkel voor die bestemming gebruikt. De informaticasystemen die gebruikt worden voor de bewaring van digitale archieven moeten gemarkeerd worden als archief.
|
Indeling van de archiefruimten |
De archiefruimten moeten ruim genoeg zijn om alle archieven gedurende de termijnen vastgesteld in de selectielijsten (wettelijke en administratieve termijnen) te bewaren. Hou rekening met de toekomstige archiefaangroei. Tip: bereken de magazijnen op de verwachtte groei door het aangroeiritme van de vijf laatste jaren te berekenen en dit getal vervolgens te extrapoleren voor de komende 20 tot 30 jaar. Hou ook rekening met de eventuele overbrengingen van archief die wegens plaatsgebrek uitgesteld zijn én met het feit dat de informatisering van werkprocedures niet noodzakelijk tot gevolg heeft dat het aantal papieren documenten daalt. De archiefstellingen worden zodanig opgesteld dat er voldoende bewegingsruimte is voor het personeel, voldoende ruimte voor de luchtcirculatie en dat ze de buitenmuren niet raken. Ideaal zijn minimum 80 cm brede looppaden tussen de rekken, minimum 150 cm brede circulatiegangen en minimum 50 cm brede vluchtpaden tussen de (uiteinden van de) rekken en de muren. Tip: teken bij het ontwerp van een nieuw gebouw eerst de inplanting van de archiefstellingen uit en ontwerp het gebouw eromheen. Teken bij de ingebruikname van een bestaand magazijn eerst uit hoe de ruimte zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden. |
Kasten |
Voor papieren archief:
In archiefbewaarplaatsen moeten mogelijk kasten voorzien worden om charters, kaarten, tekeningen en andere kwetsbare archieven of materialen van groot formaat vlak op te bergen.
Voor dragers met aangesloten voeding: In server- en datalokalen: standaard 19" racks.
|
Verlichting |
Idealiter 200 lux op vloerniveau en maximaal 75 microwatt per lumen UV-straling, met een uniformiteit U0 van 0,40. Tip: plaats geen dossiers of documenten direct onder of naast verlichtingsarmaturen om lichtschade en brandgevaar te vermijden. In server- en datalokalen: een gemiddelde lichtsterkte van 300 lux op vloerniveau, met een uniformiteit U0 van 0,60 en met een verblindingsgraad UGRL van 19.
|
Geluid | In de lokalen mag het geluid van de installaties voor verwarming, ventilatie en klimatisatie bij nominaal regime het geluidsniveau en de frequentie van de NR50-curve niet overschrijden. |
Reiniging
Het heeft weinig zin om over een goed uitgeruste archiefarchiefruimte te beschikken wanneer deze niet of onvoldoende gereinigd wordt. Stof en vuil trekken micro-organismen en insecten aan. Bovendien zijn ze een potentiële brandversneller.
- Reinig enkele malen per jaar de vloeren en de lege archiefstellingen met behulp van vochtige doeken.
- Reinig éénmaal per drie jaar de vloeren, de wanden, de archiefstellingen en de archiefdozen met behulp van een stofzuiger met HEPA (high efficiency particulate air)-filter.
- Reinig vaker indien nodig, bijvoorbeeld door een ruwe afwerking van de wanden.
- Gebruik geen schoonmaakmiddelen met oxiderende stoffen, zoals chloor of bleekwater.