Het raadplegen van de digitale catalogi van instellingen als het Rijksarchief/CegeSoma en de Koninklijke Bibliotheek hoort bij de eerste stappen die een onderzoeker zet om inzicht te krijgen in het verleden. Op basis van de eerste resultaten van het MADDLAIN-project, een tweejarig onderzoeksproject dat de gebruiken en de noden van het publiek van de drie instellingen onderzoekt op het vlak van digitale toegang tot de collecties, werden drie tips geformuleerd om meer referenties en digitale bronnen te vinden in de catalogi van deze instellingen.
Tip 1: De digitale catalogi bevatten niet enkel referenties maar ook digitale bronnen
Bijna alle deelnemers aan de MADDLAIN-gebruikersenquête die fysieke bronnen consulteren, zeggen gebruik te maken van de digitale catalogi van de instellingen om beschrijvingen en referentienummers te vinden. Het is echter zo dat slechts tussen de 60 en 70% van deze mensen de catalogi ook gebruikt om digitale bronnen te consulteren. Van zij die de catalogi enkel voor het opzoeken van beschrijvingen gebruiken, geven de meesten aan dat ze gewoon niet wisten dat de catalogus ook toegang biedt tot digitale bronnen.
In de catalogi van het Rijksarchief en de Koninklijke Bibliotheek kan men een optie aanvinken die ervoor zorgt dat er enkel in de digitale collecties wordt gezocht:
Bij het CegeSoma bestaat deze optie niet, maar het grootste gedeelte van de digitale collectie bestaat uit foto’s en het is wél mogelijk om specifiek op foto’s te zoeken door ‘Fototheek’ aan te vinken. Gedigitaliseerde archiefbestanden van het CegeSoma worden via een boomstructuur beschikbaar gesteld.
Tip 2: Voer je zoekterm ook eens in de andere landstaal of in de oude spelling in
De helft van de Nederlandstaligen zou nooit een Franstalige zoekterm invoeren in digitale catalogi, zo wees de MADDLAIN-gebruikersenquête uit. Nochtans worden archieven primair slechts in één landstaal beschreven. In sommige gevallen worden trefwoorden in beide talen aan de beschrijvingen bevestigd, maar de instellingen voeren geen actief metadatabeleid en maken voorlopig nog geen gebruik van methodes als Linked Data die ervoor zorgen dat de gebruikers ongeacht de taal waarin ze zoeken dezelfde resultaten verkrijgen. Het blijft dus belangrijk om je zoektermen in beide landstalen in te voeren om geen referenties te missen.
Tip 3: Beperk je zoektocht niet tot de digitale catalogus, maar ga ook kijken in de papieren inventarissen en in de kaartcollectie
Zeer praktisch, de digitale catalogi die de collecties ontsluiten. We hoeven maar een zoekterm in te typen en een muisklik later weten we welke bibliografische referenties we moeten raadplegen om de informatie te vinden waarnaar we op zoek zijn. Veel onderzoekers weten echter niet dat het online plaatsen van metadata over de volledige collectie van een instelling een werk van lange adem is en dat enkel voor het CegeSoma dit werk reeds bijna afgerond werd. Voor het Rijksarchief verschilt de situatie erg van depot tot depot. In sommige gevallen kan 50% van de collectie momenteel nog niet via de digitale catalogus teruggevonden worden. Papieren inventarissen die in de leeszalen ter beschikking worden gesteld, blijven voor onderzoekers dus evenzeer belangrijk.
