Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Bescherming van persoonsgegevens

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Wettelijk kader

Het Rijksarchief beheert archieven van diverse oorsprong die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Om onze taken uit te voeren verwerken wij persoonsgegevens. Het Rijksarchief verbindt zich ertoe om veilig en verantwoord te handelen bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die we van u verkrijgen en waarmee we u kunnen identificeren: uw foto, voornaam, familienaam, postadres, e-mailadres, IP-adres, enz. Daarnaast komen persoonsgegevens voor in archiefbescheiden die naar onze diensten zijn overgebracht op basis van onze wettelijke opdracht, maar deze gegevens zijn niet van de betrokkenen zelf verkregen en hun identificatie is voor onze werking niet nodig.

Persoonsgegevens zijn beschermd op basis van:

Met deze verklaring voldoet het Rijksarchief aan verplichtingen die voortvloeien uit:

  • het transparantiebeginsel (art. 5.1.a AVG)
  • de verantwoordingsplicht (art. 5.2 AVG)
  • de informatieplicht ten aanzien van de betrokken personen (art. 12-14 AVG)

Wettelijke grondslag

Het Rijksarchief is de federale wetenschappelijke instelling die belast is met archiefbeheer. Deze opdracht is zeer uitgebreid en omvat onder meer het vernietigen en het verwerven, bewaren, raadpleegbaar maken en valoriseren van archieven, evenals het verrichten van wetenschappelijk onderzoek. Het Rijksarchief oefent ook toezicht uit en verleent advies in verband met de correcte selectie en bewaring van archief gecreëerd door federale overheidsdiensten.

De opdrachten van het Rijksarchief zijn wettelijk bepaald door:

  • De Archiefwet van 24 juni 1955 (BS 12-08-1955) gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (BS 19-05-2009)
  • Het KB van 3 december 2009 tot vaststelling van de opdrachten van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (BS 15-12-2009)
  • Het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (BS 23-09-2010)
  • Het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 (BS 23-09-2010)
  • Het KB van 23 mei 2016 tot bepaling van nadere regels voor de integratie van het Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij in het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën (BS 08-06-2016)
  • Het KB van 16 januari 2018 houdende overdracht van de personeelsleden, de opdrachten "Archief en Documentatie", de goederen en de eraan verbonden rechten en plichten van de Directie-generaal Oorlogsslachtoffers van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid naar het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (BS 29-01-2018)

Als publieke archiefdienst verwerkt het Rijksarchief persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de “vervulling van een taak in het algemeen belang” (art. 6.1.e AVG) die vastgelegd is bij wet (art. 6.3 AVG). Verder kunnen we persoonsgegevens verwerken in het kader van overeenkomsten (art. 6.1.b AVG), zoals bij commerciële contracten met privébedrijven, of ingevolge wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c AVG), bijvoorbeeld als werkgever vanuit de sociale wetgeving. We verwerken persoonsgegevens ook (waar mogelijk op anonieme wijze) voor statistische en kwalitatieve doeleinden, om onze diensten en werking te kunnen verbeteren (art. 6.1.e AVG). Uiteraard zullen wij indien nodig uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals om u onze nieuwsbrief te sturen (art. 6.1.a AVG).

Doeleinden

Persoonsgegevens worden enkel verwerkt in de specifieke situatie waarvoor ze werden verzameld. Verdere verwerkingen zijn namelijk verboden (volgens het principe van de “doelbinding” art. 5.1.b AVG). De verdere verwerking “met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden” wordt echter uitdrukkelijk als niet onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden aangemerkt en hiervoor geldt een afwijkend regime (art. 89.1 AVG). De afwijking voor “archivering in het algemeen belang” is alleszins van toepassing op de verdere verwerking van persoonsgegevens die voorkomen in archief dat ingevolge een wettelijke verplichting, zoals de archiefwet, overgebracht is naar een openbare archiefdienst (overweging 158 AVG).

Gegevens

Slechts de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt. Waar mogelijk verwerken wij minder of geen persoonsgegevens (volgens het principe van de “minimale gegevensverwerking” art. 5.1.c AVG). We houden onze databaken met persoonsgegevens up-to-date en wissen de verouderde gegevens (volgens het principe van de “juistheid” art. 5.1.d AVG). Het Rijksarchief is evenwel niet verantwoordelijkheid voor de toepassing van deze principes ten aanzien van persoonsgegevens in overgebracht archief.

De tabel hieronder vermeldt de meest voorkomende situaties waarin uw persoonsgegevens door ons kunnen worden verwerkt.

Situaties Verwerkte gegevens

U doet een online gift of een aankoop via de webshop

Naam, contactgegevens, bankgegevens

U neemt contact met ons op

Naam, contactgegevens

U registreert zich als bezoeker aan het onthaal

Naam, affiliatie of adres, doel van het bezoek, tijd van aankomst/vertrek

U registreert zich in onze leeszaal en vraagt archiefbescheiden aan voor raadpleging

Naam, hoofdverblijfplaats, foto, geboorteplaats en – datum, geslacht, identiteitskaartnummer, contactgegevens, profielgegevens (facultatief)

U meldt zich aan voor onze nieuwsbrief

Email-adres

U schrijft zich in voor een van onze evenementen of activiteiten

Naam, contactgegevens

U dient zich aan als vrijwilliger of sollicitant

Naam, contactgegevens, CV, persoonlijke interesses en familiale gegevens (facultatief)

U levert ons een betalende dienst of product

Naam, contactgegevens, bankgegevens

U huurt één van onze zalen

Naam, contactgegevens, bankgegevens

U werkt met ons samen in een nationaal of internationaal netwerk of project

Naam, contactgegevens, affiliatie en functie, bankgegevens (eventueel)

U bent een archiefvormer die archiefbescheiden naar ons overbrengt of in bewaring geeft

Naam en gegevens contactpersoon

 

Alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij uitvoeren in onze dagelijkse werking zijn opgenomen in een AVG register met de volgende informatie: het verwerkingsdoeleinde, de categorieën van betrokkenen en van persoonsgegevens, categorieën van ontvangers, de bewaartermijn, de beveiligingsmaatregelen (art. 30 AVG). Alle verwerkingen van archiefbestanden worden geregistreerd in het archiefbeheerssysteem (SAM).

Webanalytics en cookies

Wij beheren meerdere websites: arch.be, archief-democratie.be, archive-demokratie.be, archives-democratie.be, cegesoma.be, dataverse.arch.be, expocongo.be, goaaal.arch.be, pauvresdenous.arch.be, 14-18-wallonie.be

Soms plaatsen deze websites functionele cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Zo kunnen wij uw voorkeuren bewaren in verband met:

  • taalkeuze (FR / NL / DE / EN)
  • gekozen profiel (onderzoeker, genealoog, ambtenaar, journalist, leerkracht, notaris / landmeter) 

Soms plaatsen wij ook analytische cookies om met Matomo of Google Analytics gegevens te verzamelen en statistieken te maken die we publiceren in onze jaarrapporten en online. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd (IP-adres, locatie) en alle verzamelde gegevens worden nadien verwijderd.

We bekijken hoofdzakelijk:

  • het aantal unieke bezoekers (op basis van browser)
  • het aantal bezoeksessies
  • het totaal aantal geraadpleegde pagina’s

Voor de ontwikkeling van nieuwe websites en functionaliteiten kunnen we bijkomend kijken naar:

  • device, browser, schermresolutie
  • plaats (land, regio of gemeente) en tijd (uur en duur van het bezoek)
  • de verwijzende website

Er worden geen persoonlijke profielen gemaakt en de gebruikersdata worden niet gedeeld. U kan de instellingen voor het aanvaarden en het bewaren van cookies in uw browser zelf bepalen.

Bewaartermijn

De bewaartermijnen van de documenten die het Rijksarchief produceert in de uitvoering van zijn functies is vastgelegd in de archiefselectielijst voor de instelling. Persoonsgegevens die voorkomen in documenten of bestanden die hier niet in opgenomen zijn, worden verwijderd of vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn. Persoonsgegevens  mogen immers niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard worden (dit is het principe van de “opslagbeperking” art 5.1.e AVG). De overige dossiers worden vernietigd na het verstrijken van hun administratief-juridische bewaartermijn tenzij ze volgens de archiefselectielijst bestemd zijn voor permanente bewaring. De documenten en de persoonsgegevens die daarin voorkomen, worden bewaard “met het oog op archivering in het algemeen belang” en hiervoor is een afwijking voorzien (art. 89.1 AVG). Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens die voorkomen in archief dat door andere archiefvormers overgebracht is naar het Rijksarchief voor permanente bewaring.

Maatregelen en waarborgen

Het Rijksarchief voorziet de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen (art. 24 AVG). We houden een AVG register van verwerkingsactiviteiten bij (art. 30 AVG). We beschermen gegevens tegen ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijzigingen door middel van technische beveiligingsprocedures (art. 32 AVG). We registreren en volgen inbreuken adequaat op (art. 33-34 AVG). Indien nodig voeren we een risicoanalyse of een ‘gegevensbeschermingseffectbeoordeling’ uit (art. 35 AVG). We hebben een functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) in dienst die toeziet op de naleving van de AVG in onze instelling en hierin ondersteuning biedt aan het personeel (art. 37-39).

Het Rijksarchief voorziet uiteraard ook passende waarborgen in functie van de verwerking van persoonsgegevens “met het oog op archivering in het algemeen belang, het wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden” (art. 89.1-3 AVG, art. 190-208GBW). Archiefbestanden met persoonlijke informatie over levende personen zijn aangemerkt en afgeschermd in het archiefbeheersysteem (SAM) en worden enkel in raadpleging gegeven onder bijzondere voorwaarden, zoals bij een persoonlijk belang, mits toestemming van de betrokkene of voor wetenschappelijk onderzoek. Onderzoekers moeten daarbij een onderzoeksverklaring ondertekenen en naleven. We publiceren nooit bijzonder beschermde gegevens (art. 9-10 AVG) en we publiceren enkel nominatieve persoonsgegevens indien het openbare gegevens of gegevens in verband met historische figuren of feiten betreft, of indien we de toestemming van de betrokkenen hebben.

Ontvangers en doorgifte

Wij geven persoonsgegevens uitsluitend door in het kader van een wettelijke verplichting of voor een verwerking waartoe wij zelf opdracht hebben gegeven. Daarbij worden de passende maatregelen getroffen om de veiligheid van de gegevens te garanderen, zoals het sluiten van overeenkomsten (art. 28 AVG). De overbrenging van archieven naar onze diensten, is vrijgesteld van de verplichting om een overeenkomst af te sluiten (art. 194 GBW).

Uitoefening van rechten

U kan diverse rechten uitoefenen in verband met uw persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van ons dagelijks functioneren. Voor persoonsgegevens die voorkomen in overgebracht archief kan in de Belgische context van deze rechten afgeweken worden voor zover archiefdiensten in de daartoe wettelijk bepaalde passende maatregelen en waarborgen voorzien (art. 89.1 en 89.3 AVG, art. 190, 192, 194-196, 205-208 GBW).

  • Recht van inzage (art. 15 AVG): u kan vragen om na te kijken en uitleg te krijgen of, en op welke manier uw persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij uw verzoek in de redelijkheid door ons niet kan ingewilligd worden. Voor archiefdiensten, die grote hoeveelheden persoonsgegevens verzameld door andere organisaties beheren, is het vaak onmogelijk en ook niet nodig om te weten over wie welke gegevens daarin worden bewaard. Daarnaast kunnen er bijzondere raadplegingsmodaliteiten van kracht zijn die een beperking inhouden op het inzagerecht, zoals bij registers van de burgerlijke stand.
  • Recht op rectificatie (art. 16 AVG): indien u meent dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of onvolledig zijn, kan u een correctie vragen. Op overgebracht archief kan echter niet ingegrepen worden. Voor archiefdiensten, die de authenticiteit en integriteit van archiefbestanden moeten bewaken, zijn aanpassingen aan de door hen beheerde informatie ook in tegenspraak met hun beroepscode en de universele verklaring voor archieven.
  • Recht op gegevenswissing of “recht op vergetelheid” (art. 17 AVG): u kan vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen uit onze bestanden, tenzij er een wettelijke bewaartermijn loopt of het documenten betreft die volgens onze archiefselectielijst bestemd zijn voor permanente bewaring. Deze laatste moeten immers integraal bewaard worden en hiervoor is in de AVG een afwijking voorzien (art. 17.3 AVG).
  • Recht op beperking (art. 18 AVG): u kan vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten van zodra en zolang er twijfel bestaat over de juistheid of legitimiteit of u een bezwaar heeft ingediend. Louter bewaring blijft echter toegestaan. Permanente bewaring van archiefbestanden met het oog op archivering in het algemeen belang kan ook niet tijdelijk opgeheven worden.
  • Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG): u kan vragen om uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gangbare machineleesbare vorm, in zoverre de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en het een verwerking op grond van uw toestemming of een overeenkomst betreft. Dit is niet (meer) van toepassing voor archiefbestanden die ingevolge een wettelijke verplichting overgebracht zijn naar een archiefdienst.
  • Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kan bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aangevoerd worden die zwaarder wegen dan uw individuele belangen, rechten, en vrijheden. Dat is van toepassing voor archieven die beheerd worden in het algemeen belang en waar de uitoefening van dit recht door één individu alle typische verwerkingen die wij verrichten en diensten die wij leveren – documenten bewaren, digitaliseren, inventariseren, ontsluiten… –  onmogelijk kan maken.

Om uw rechten uit te oefenen stuurt u een aanvraag per e-mail of brief naar onze functionaris voor gegevensbescherming. We behandelen uw aanvraag binnen de 30 kalenderdagen. Indien uw aanvraag te complex is of onze diensten teveel aanvragen tegelijk moeten behandelen, dan kan de termijn met 60 dagen verlengd worden. Indien u van mening bent dat het Rijksarchief uw aanvraag niet afdoend behandeld heeft , kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact(at)apd-gba.be

Een klacht indienen moet gebeuren via het op hun website beschikbare online klachtenformulier.

Contact

Indien u uw rechten als betrokkene wil uitoefenen of verdere vragen heeft over de verwerkingen van persoonsgegevens door het Rijksarchief, kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming:

Functionaris voor gegevensbescherming
Algemeen Rijksarchief

Ruisbroekstraat 2-6
1000 Brussel
dpo(at)arch.be

 

Versie 01 (februari 2020). Deze verklaring kan bijgewerkt en gewijzigd worden.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement