Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Naar een performanter informatie- en archiefbeheer bij de federale overheid

Texte petit  Texte normal  Texte grand
18/02/2021 - Archiefbeheer - Algemeen Rijksarchief

Overheidsarchieven zijn belangrijk. Overheden verzamelen, verwerken en beheren grote hoeveelheden documenten en data bij de uitvoering van hun taken van algemeen belang. Deze archieven – in papieren én in digitale vorm – hebben niet alleen een administratief-juridische waarde voor de organisatie, maar ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Alle archieven bijhouden is echter geen optie. Daarom stelt het Rijksarchief selectielijsten op voor de federale overheidsinstellingen. Voortaan zijn federale overheidsdiensten verplicht om deze archiefselectielijsten vijfjaarlijks te actualiseren. Thomas Dermine, staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid, en Pierre-Yves Dermagne, minister van Economie en Werk, willen op die manier federale administraties sensibiliseren voor het belang van een informatiebeheer dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake archivering, gegevensbescherming en openbaarheid van bestuur. De regering-De Croo geeft hiermee een duidelijk signaal dat een correct informatiebeheer en de aanstelling van professionele informatiebeheerders een must is voor elke moderne overheidsorganisatie.

De nieuwe verplichting om archiefselectielijsten voortaan vijfjaarlijks te actualiseren, is het gevolg van een beperkte, maar belangrijke wijziging aan het K.B. van 18 augustus 2010, het uitvoeringsbesluit van de federale archiefwet met betrekking tot het archieftoezicht, die op 18 februari 2021 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd.

Efficiënt informatiebeheer is van essentieel belang voor de bedrijfsvoering van FOD’s en POD’s, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen van sociale zekerheid,... maar ook onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordings­plicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven dragen bij tot een transparante overheid. Overheidsarchieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. De Belgische archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009, bepaalt daarom dat er geen archiefvernietigingen mogen plaatsvinden zonder toestemming van het Rijksarchief en dat een selectie van de archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moet worden. Alle overheidsarchieven bewaren is geen optie, en niet alleen vanuit kostenoogpunt. Archiefselectie is noodzakelijk. Zeker in het digitale tijdperk is er gewoonweg te veel informatie en zou het overzicht verloren gaan.

Om de selectie van overheidsarchieven in goede banen te leiden stelt het Rijksarchief selectielijsten op voor de federale overheidsinstellingen. Een archiefselectielijst is een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming. Dit is de bestemming die de documenten krijgen nà het verstrijken van de bewaartermijn: vernietigen of overbrengen naar het Rijksarchief voor permanente bewaring. Een archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed informatiebeheer. De toepassing ervan levert enerzijds belangrijke voordelen op voor de administratie op het vlak van efficiëntie (vlotte selectie van de archieven), kostenbesparing (archieven worden niet langer bewaard dan nodig) en risico-inperking (ongecontroleerd verlies van belangrijke documenten wordt vermeden). Anderzijds zorgt ze ervoor dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak, in het Rijksarchief terechtkomen, waar ze ter beschikking gesteld worden van het publiek. Het ultieme doel van archiefselectie is het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor burgers en organisaties mogelijk maken het verleden te onderzoeken en de geschiedenis van staat en samenleving, en hun interactie, te reconstrueren.

Het Rijksarchief stelde de voorbije 20 jaar, in samenwerking met de administraties in kwestie, selectielijsten op voor de meerderheid van de federale overheidsinstellingen. Aangezien een selectielijst de organisatiestructuur, bevoegdheden, werkprocessen en archiefvorming van de organisatie op het moment van de opmaak ervan weerspiegelt, is ze echter onderhevig aan veroudering. Hoewel de administraties zelf het best geplaatst zijn om deze tools up-to-date te houden in functie van wijzigingen in de organisatiestructuur, bewaartermijnen enz., en hoewel de archiefselectielijst essentiële informatie bevat voor het Register van de verwerkingsactiviteiten, verplicht sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), gebeurt dit in de praktijk (te) weinig. Met de nieuwe verplichting om archiefselectielijsten vijfjaarlijks te actualiseren, moet daar verandering in komen.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement