Tien jaar geleden, op 23 september 2010, werden twee uitvoeringsbesluiten van de Belgische archiefwet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Beide koninklijke besluiten werden op dezelfde datum, op 18 augustus 2010, ondertekend. Het eerste had betrekking op het archieftoezicht en de selectie en vernietiging van archieven; het tweede op de overbrenging van archieven. Het waren belangrijke reglementaire teksten, want ze hielden een belangrijke aanvulling in van de archiefwet van 24 juni 1955, die het jaar voordien, in 2009, een aantal substantiële wijzigingen had ondergaan. De besluiten zorgden voor verduidelijking en uitdieping van de wet en waren een belangrijke stimulans voor de organisatie van het archieftoezicht en voor de verwerving van overheidsarchieven, twee kerntaken van het Rijksarchief.
De Belgische archiefwet dateert van 24 juni 1955, maar werd in mei 2009 op een aantal punten gewijzigd. De voornaamste doelstellingen van de wetswijziging waren:
- de uitoefening van de opdrachten van het Rijksarchief te verbeteren en haar positie als federale wetenschappelijke instelling te versterken;
- perspectief bieden voor het wetenschappelijk onderzoek door de verplichte overbrengingstermijn van historisch waardevolle archieven terug te brengen van 100 naar 30 jaar;
- de openbaarheid van overheidsinformatie te versterken.
In het KB over het archieftoezicht, selectie en vernietiging zijn een reeks minimale kwaliteitseisen vastgelegd voor de bewaring en het beheer van overheidsarchieven. Het KB definieert het archieftoezicht en beschrijft de taken van de rijksarchivarissen belast met het toezicht en de te volgen procedures. Zij voeren inspecties uit, maken verslagen op met hun vaststellingen en geven de overheden adviezen en aanbevelingen over het beheer, de ordening, de toegankelijkheid en de bewaring van hun archieven. Ze schatten de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van de archiefreeksen in, stellen selectielijsten op en geven toelatingen tot vernietiging.
Wanneer we terugblikken op het archieftoezicht van de afgelopen tien jaar, dan stellen we vast dat het accent werd verlegd van occasionele inspecties naar een meer planmatige en structurele aanpak, waarbij gerichte campagnes voor bepaalde categorieën archiefvormers worden gelanceerd, bijvoorbeeld de rechterlijke macht, de kerkfabrieken, de hulpverleningszones, en ga zo maar door. Daarnaast zette de dienst Toezicht & advies sterk in op de opmaak van selectielijsten voor de federale overheidsdiensten (FOD’s), de instellingen van openbaar nut (ION), de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ), enz. De selectielijsten blijven een basisinstrument voor een rationeel archiefbeheer. Het doorvoeren van regelmatige selecties voorkomt een wildgroei van documenten en verlies van belangrijke informatie, vaak het gevolg van ongecontroleerde opruimoperaties van archiefbewaarplaatsen en servers. De selectielijsten zijn hier raadpleegbaar. De afgelopen tien jaar werden enkele honderden gevalideerde selectielijsten via de website van het Rijksarchief ter beschikking gesteld. Prioritaire aandacht ging verder uit naar het actualiseren van de lijsten voor archiefvormers waar de productie van informatie aan sterke evoluties onderhevig is, bv. voor de hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht. Het sensibiliseren van de actoren van het federaal openbaar ambt om te blijven investeren in de actualisering van de selectielijsten, vormt dé grote uitdaging voor de toekomst.
Minstens even belangrijk voor de evolutie van de archiefsector en het wetenschappelijk onderzoek is het KB over de overbrenging van archief. Het besluit legt immers de regels vast voor de overbrenging van archieven naar het Rijksarchief. Het specifieert de overbrengingstermijnen, duidt de archiefbewaarplaats aan waarnaar de archieven overgebracht moeten worden en somt de voorwaarden op van overbrenging. Twee organisaties zijn vrijgesteld van verplichte overbrenging na 30 jaar, nl. de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het ministerie van Defensie. Deze mogen hun archieven gedurende 50 jaar bewaren, evenwel op voorwaarde dat het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden kan raadplegen als in het Rijksarchief. Doorheen de jaren is echter het inzicht gegroeid dat het bewaren van historisch archief niet tot de core business van beide overheidsdiensten behoort, en we stellen vast dat er concrete maatregelen worden genomen om de archieven toch sneller over te brengen. De overbrenging van kilometers waardevol archief met betrekking tot de koloniale periode (vóór 1960/1962) is volop aan de gang. Daarna volgt de overbrenging van het diplomatiek archief dat geen administratief noch juridisch nut meer heeft. En zo de Regie in staat is om de opslagcapaciteit van de depotruimtes van de hoofdzetel van het Rijksarchief in de hoofdstad drastisch te verhogen – er is een aantoonbare behoefte voor de opslag van 45 tot 50 km papieren archief – zal ook een deel van het historisch archief van Defensie binnen afzienbare tijd aan het Rijksarchief worden overgedragen. Het KB voorzag in een overgangsperiode van tien jaar na publicatie in het Belgisch Staatsblad. De overbrenging van archieven ouder dan 30 jaar mocht worden gespreid over een periode van 10 jaar, met uitzondering van de archieven die op het ogenblik van publicatie van het besluit ouder waren dan 100 jaar. Deze moesten binnen het jaar overgebracht worden.
De publicatie van het koninklijk besluit, gecombineerd met een actieve verwervingspolitiek, leidden de voorbije 10 jaar tot mooie aanwinstencijfers, die meer dan het dubbele bedragen van deze uit de periode 2000-2009 (zie de fig. hierna). Dat betekent echter niet dat alle actoren van de federale overheid de verplichting om binnen de tien jaar de achterstanden in te halen, hebben nageleefd. Zoals bij de toepassing van elke wetgeving moet de toeziende overheid vaststellen, dat er naast de goede leerlingen van de klas ook minder goede leerlingen waren. Maar grosso modo kunnen we stellen dat er de laatste jaren een enorme inhaalbeweging werd gemaakt. Uit het becijferd jaarverslag van het Rijksarchief, beter bekend onder de naam Feiten & Cijfers, blijkt dat de laatste tien jaar
- vele tientallen km analoog en ook tientallen terrabytes overheidsarchief werden vernietigd (na toestemming van het Rijksarchief, zoals de wet voorschrijft)
- het volume van de aanwinsten exponentieel toenam.
