Krachtens een protocolakkoord dat eind 2014 werd afgesloten tussen het Rijksarchief en de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zal het zgn. Afrika-archief dat wordt bewaard bij de FOD worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - Depot Joseph Cuvelier. In 2017 ondertekenden beide partijen een nieuw protocolakkoord dat voorziet dat naast de 9,5 strekkende kilometer Afrika-archief ook 6 kilometer diplomatiek archief en 4 kilometer archief van Ontwikkelingssamenwerking zullen worden overgebracht.  In totaal zal in tien jaar tijd ongeveer 20 strekkende kilometer archief verwerkt worden.

Sinds 2016 werd al meer dan 2,5 strekkende kilometer zgn. “Afrika-archief” geordend, geïnventariseerd, herverpakt en overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier. Het overgebrachte “Afrika-archief“ bestaat voornamelijk uit 60.000 individuele dossiers van het personeel in Afrika die werden gevormd door het koloniaal bestuur, de Technische Bijstand te Kinshasa (na de onafhankelijkheid van Congo) en het ministerie van Koloniën te Brussel.  De individuele dossiers hebben uitsluitend betrekking op (tijdelijke) ambtenaren van het Afrikabestuur en op (onder)-officieren van de Openbare Weermacht en hun families.

De individuele dossiers van personeel in Afrika bestaan uit drie grote bestanden:

• het archiefbestand ‘Metropool’: ca. 26.000 individuele dossiers die integraal werden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier.
• het archiefbestand ‘Kinshasa’: ruim 2.500 individuele dossiers die integraal werden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier.
• het archiefbestand ‘Kolonie’: wordt momenteel overgebracht. Van de in totaal 60.000 dossiers worden er reeds 37.000 bewaard in het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier.

Twee andere archiefbestanden, met elk een volume van 10 strekkende meter, werden overgebracht van de archiefdienst van Ontwikkelingssamenwerking. Ze handelen over:

• het statuut van het personeel van het Afrikabestuur
• het personeel van de rechterlijke orde

Archieftoegangen

Voor het meeste zgn. Afrika-archief dat nog wordt bewaard bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of reeds is overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier bestaan er archieftoegangen (plaatsingslijsten, inventarissen, databanken, steekkaarten).

Sinds een tiental jaren voert de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking een actief beleid voor het ontsluiten van het Afrika-archief. De oude papieren inventarissen van het Ministerie van Koloniën worden verfijnd, verbeterd en omgezet in een digitaal formaat. Het archief van het Gouvernement-generaal wordt verwerkt in uitgebreide databanken en gedetailleerde inventarissen. Deze archieftoegangen zijn momenteel vrij raadpleegbaar in de leeszaal van de archiefdienst van de FOD  Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking . Ze zullen later ook kunnen ingekeken worden in de leeszaal van het Algemeen Rijksarchief 2 – Depot Joseph Cuvelier.

Krachtens het protocolakkoord tussen beide partijen zal het Rijksarchief aan de hand van al deze toegangen inventarissen maken die beantwoorden aan de geldende internationale archivalische normen. De inventarissen zullen na publicatie op de websites van beide instellingen worden gezet. Zo zal iedereen – onderzoeker of individuele geïnteresseerde – ze zowel in België als in het buitenland kunnen raadplegen. Eind 2018 zal voor elke bestand dat integraal werd overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier een publicatie gerealiseerd worden.

Raadpleegbaarheid

Al het zgn. Afrika-archief dat werd overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier en dat niet valt onder wettelijke bepalingen m.b.t. privacybescherming of dat werd gedeclassificeerd, kan vrij worden geraadpleegd.

Voor de duur van de overbrengingsoperaties kan wie een of meerdere individuele dossiers van het “Afrikapersoneel” wil raadplegen per mail of brief een aanvraag indienen bij zowel het Algemeen Rijksarchief 2 - depot Joseph Cuvelier als bij de archiefdienst van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Over elke tijdelijke ambtenaar of militair van het zgn. Afrikapersoneel kan een individueel dossier zitten in zowel het bestand “Metropool” als in het bestand “Kolonie”. Dit tweede bestand kan zelfs meerdere dossiers tegelijk bevatten, aangezien het ten dele bestaat uit de individuele dossiers die werden gevormd op alle niveaus van het koloniaal bestuur, en dus niet enkel door de personeelsdienst in Leopoldstad.

Om alle belangstellenden op de hoogte te houden van de evoluties in dit dossier biedt de website van het Rijksarchief tweemaal per jaar een stand van zaken van de ordening, de inventarisering, de herverpakking en de overbrenging van het zgn. Afrika-archief.