Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Selectie van archief

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Wat is selectie?

Bij selectie wordt bepaald welke archiefdocumenten moeten worden bewaard (en overgebracht naar het Rijksarchief) en welke documenten met toestemming van het Rijksarchief mogen worden vernietigd omdat ze geen nut (meer) hebben voor de administratie.

Waarom selecteren?

Niet alle documenten die een instelling produceert, kunnen bewaard worden. Men moet dus een selectie uitvoeren. Dit heeft als gevolg dat documenten gemakkelijker kunnen worden teruggevonden en zal dus het documentbeheer van een instelling verbeteren. Hoe sneller de selectie wordt uitgevoerd, hoe lager de kosten voor opslag en overbrenging zullen zijn, vermits de documenten die niet meer nuttig zijn, reeds vernietigd werden. Bovendien vermindert het risico op vernietiging van te bewaren documenten omwille van plaatsgebrek.

Mag ik zelf, op eigen initiatief, selecteren?

  • Indien uw instelling over een selectielijst beschikt, kunt u zelf de selectie uitvoeren volgens de daarin vastgelegde bepalingen. Voor het vernietigen van documenten, moet wel nog toestemming gevraagd worden aan het Rijksarchief.
  • Indien er voor uw instelling geen selectielijst beschikbaar is, dient u contact op te nemen met het Rijksarchief.

Wat is een archiefselectielijst?

Een archiefselectielijst is een systematische lijst van de archiefreeksen die door een instelling of administratie gevormd worden, met vermelding van de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming, die aangeeft welke documenten blijvend bewaard zullen worden en welke vernietigd kunnen worden na het verstrijken van hun administratieve bewaartermijn.

Wie stelt de archiefselectielijst voor mijn instelling/dienst op?

Er zijn twee manieren waarop uw administratie een archiefselectielijst kan verkrijgen:

  • Een archivaris van het Rijksarchief maakt de selectielijst graag voor u op. Dit gebeurt uiteraard in nauwe samenwerking met het personeel dat de administratie hiervoor aanduidt, aangezien de opmaak van een selectielijst een goede kennis vereist van de documenten die binnen een administratie worden aangemaakt.
  • U kan de selectielijst ook zelf opstellen, met de methodologische hulp en ondersteuning van een archivaris van het Rijksarchief. Wij bieden hiertoe ook opleidingen op maat aan.

In beide gevallen moet de selectielijst door de algemeen rijksarchivaris gevalideerd worden vooraleer ze kan worden toegepast.

Hoe lang is een archiefselectielijst geldig?

Een archiefselectielijst is in principe geldig zolang de in de lijst beschreven archiefreeksen door de instelling geproduceerd worden (en er bijgevolg niets verandert). Bij wijziging of aanpassing van deze reeksen moet de selectielijst worden aangepast. Neem in dit geval contact op met het Rijksarchief.

Kan de archiefselectielijst aangepast worden?

Ja, bij wijziging of aanpassing van de in de selectielijst beschreven reeksen moet de selectielijst worden aangepast. Neem in dit geval contact op met het Rijksarchief.

Waar kan ik de selectielijsten raadplegen?

De archiefselectielijsten die door de Algemeen Rijksarchivaris gevalideerd werden, kunnen geraadpleegd worden op de website van het Rijksarchief.

Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement