Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Ordening en beschrijving

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Waarom documenten ordenen en beschrijven?

Ordening en beschrijving dienen om de documenten snel en gemakkelijk te kunnen identificeren, op te bergen en terug te vinden. Ordening en beschrijving vullen mekaar aan en zijn zeer nauw met elkaar verbonden. Ordenen betekent dat er een bepaalde orde wordt aangebracht in documenten. Beschrijven houdt in dat de documenten een omschrijving en "merkteken" krijgen om ze van andere te onderscheiden en ze te kunnen opbergen en terugvinden volgens het gekozen ordeningssysteem.

Dankzij een goede ordening en een goed beschrijvingssysteem kan iedere bevoegde ambtenaar de documenten terugvinden, zelfs wanneer de dossierbeheerder afwezig is. Met andere woorden, alle ambtenaren van de dienst moeten het ordening- en beschrijvingssysteem kennen en toepassen opdat het efficiënt kan functioneren .

Hoe moet ik mijn documenten ordenen?

Intellectueel worden documenten opgeborgen in dossiers (bijvoorbeeld over een administratieve procedure, een zaak die werd behandeld, een persoon), en dossiers worden geordend in reeksen (chronologisch, numeriek of alfabetisch op naam). Het geheel van reeksen wordt geordend hetzij op basis van het organogram van de diensten (men spreekt in dat geval van een structurele ordening), hetzij op basis van de taken die door de organisatie worden uitgeoefend (een functionele ordening).

Materieel kunnen alle reeksen van een dienst bij elkaar gebracht worden op één enkele plaats, om zo de ordening te centraliseren en te uniformiseren. Er kan ook geopteerd worden voor een gedecentraliseerde ordening, waarbij iedere ambtenaar zijn eigen documenten bewaart. In dit geval moeten de individuele klassementen op elkaar afgestemd worden zodat alle bevoegde ambtenaren bij afwezigheid van een collega de documenten kunnen traceren.

De ordening wordt gecoördineerd via een ordeningsplan. Dit is een logisch schema dat als gids dient voor de ordening van de documenten. Het geeft de structuur, het "geraamte" van de ordening weer en bepaalt de orde van de archiefreeksen, volgens de taken of het organogram in de instelling. Het ordeningsplan geeft een overzicht van het archief van de instelling.

Hoe kan ik een ordeningsplan voor mijn instelling/dienst uitwerken?

Een ordeningsplan moet logisch opgebouwd zijn. Het moet onderverdeeld worden in een aantal rubrieken en subrubrieken, zonder daarin te overdrijven. Indien er meer dan 5 niveaus zijn, dan wordt de ordening te log. Bovendien moet ook een hiërarchische ordening van algemeen naar bijzonder toegepast worden. Het ordeningsplan moet aangepast zijn aan de noden en de werking van de dienst. Het moet ook exhaustief zijn. Indien te veel documenten buiten het ordeningsplan vallen, dan moet het herzien worden. Vermijd zo veel mogelijk rubrieken zoals "diversen", "andere", "varia", "algemeen".

Overleg met uw collega's – de toekomstige gebruikers van het systeem – bij de opmaak van een ordeningsplan, leg hun een ontwerp voor, test het, stuur het bij, informeer uw collega's en geef hun de nodige uitleg alvorens het ordeningsplan in te voeren. Vraag steun van het management om het ordeningsplan goed te keuren en om het de nodige ruggesteun te geven.

Hoe moet ik mijn documenten beschrijven?

Alle documenten moeten identificeerbaar zijn en moeten dus beschreven worden: dit geldt echter niet noodzakelijk voor elk individueel document. Meestal gaat men over tot een beschrijving op niveau van het dossier. In een digitale werkomgeving is het echter noodzakelijk elk gegevensbestand bondig te beschrijven, door het correct te benoemen en er een aantal metadata aan te koppelen.

De beschrijving van documenten bevat zowel verplichte als facultatieve onderdelen. Deze gegevens brengt u aan op de fardes of de mappen van de papieren dossiers. De beschrijvingselementen zijn:

  • de titel, nl. het onderwerp (verplicht)
  • de datum (verplicht): de juiste datum van het document of de uiterste data van het dossier (bijvoorbeeld de datum waarop het geopend werd en deze waarop het werd afgesloten, of de datum van het oudste en van het meest recente document in het dossier)
  • andere belangrijke elementen zoals de naam van de auteur (facultatief)
  • een eenduidige identificatie of een code (facultatief)

Een goede beschrijving moet helder, duidelijk en beknopt zijn. Vermijd afkortingen of woordgebruik dat niet voor elke gebruiker verstaanbaar is.

In de praktijk kan u de beschrijvingselementen rechtstreeks aanbrengen op de documenten/dossiers of op hun omslagen. Schrijf met potlood de documenten niet te beschadigen; opschriften in potlood kunnen nadien gemakkelijk volledig verwijderd worden. Best is om een volgnummer toe te kennen dat verwijst naar een inventaris (bestand, register, databank …). Kies bij het nummeren van dossiers voor een eenvoudig systeem met nummers van 1 tot n, zonder letters te gebruiken.

Moet een digitaal documentbeheerssysteem (DBS) een ordeningsplan voor de documenten bevatten indien het systeem de mogelijkheid biedt om de documenten op te zoeken door middel van full text-zoeken of door een zoekopdracht op trefwoord?

Ja, een ordeningsplan blijft noodzakelijk voor het beheer van digitale documenten in een DBS aangezien dit ordeningsplan een uniek en essentieel voordeel biedt, nl. een totaaloverzicht van alle bestanden/documenten, met verwijzing naar de context van hun ontstaan en hun gebruik. Voor het beheer van uw informatie is het fundamenteel dat u over een globaal overzicht van de documenten beschikt. Het ordeningsplan is een essentieel element voor de reconstructie van de institutionele en functionele context waarin de documenten gecreëerd en ontvangen zijn. In dit ordeningsplan wordt immers vastgelegd op welk administratief niveau en in het kader van welke bevoegdheid/functie de documenten werden opgemaakt.

Bovendien laat de aanwezigheid van een ordeningsplan ook zoekopdrachten op basis van de hiërarchie van het klassement toe (bij voorbeeld: het organigram van de diensten of de functies die door de ambtenaren uitgeoefend worden). Wanneer daarentegen enkel opgezocht kan worden door middel van full text-zoeken of via metadata, krijgt u steeds een onvolledig en beperkt beeld van de documenten. Het bestaan van een ordeningsplan belet u echter niet om ook andere zoekmethoden, gebaseerd op het doorzoeken van de metadata te ontwikkelen.  Een goed digitaal documentbeheerssysteem beschikt dus altijd over 2 mogelijkheden om documenten te zoeken: structureel (volgens het ordeningsplan) of met een zoekfunctie (volgens de metadata).

Het ordeningsplan is de structuur van de inventaris van documenten die elke administratie verplicht is op te maken door het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 (art. 9) ter uitvoering van artikels 5 en 6 van de archiefwet. Het is ook de structuur van de inventaris van het archief dat zal overgebracht worden naar het Rijksarchief, zoals bepaald door het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 (art.17) ter uitvoering van artikels 1, 5 en 6bis van de archiefwet.

Tenslotte is het ordeningsplan ook verbonden met de archiefselectielijst.  In een goed digitaal documentbeheerssysteem verloopt de selectie van documenten zo veel mogelijk geautomatiseerd en is ze gelinkt aan de selectielijst die goedgekeurd werd door het Rijksarchief. Het beheer van de reeksen dossiers zal gemakkelijker zijn wanneer de structuur van de selectielijst identiek is aan het ordeningsplan. Op die manier kan eenvoudiger op reeksniveau in plaats van op dossier- of documentniveau vernietigd worden.

Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement