Wat is een e-mail?

Een e-mail wordt door de wetgever gedefinieerd als een “tekst-, spraak, geluids- of beeldbericht dat over een openbaar communicatienetwerk wordt verzonden en in het netwerk of in de eindapparatuur van de ontvanger kan worden opgeslagen tot het door de afnemer wordt opgehaald” (wet van 15 december 2013, art. 2).

Moet ik mijn professionele e-mails bewaren?

JA: Professionele e-mails, m.a.w. e-mails uitgewisseld in het kader van de taakuitoefening van een overheidsadministratie zijn bestuursdocumenten en vallen als dusdanig onder de bepalingen van de archiefwet en van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur. Elke administratie is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de bewaring van e-mails en bijlagen op korte- en middellange termijn. (cf. Wettelijk kader)

Hoe kan ik het beheer van mijn professionele e-mails organiseren (ordening, selectie, verantwoordelijkheden)?

1. Ordening
   1. De beste oplossing bestaat er in om e-mails op te slaan in het centraal digitaal klassement van de instelling. Met het oog op een efficiënt documentbeheer en -selectie,  raadt het Rijksarchief aan om te bewaren e-mails uit het e-mailsysteem te halen en op te slaan in de desbetreffende digitale map, samen met alle andere documenten over dezelfde zaak of hetzelfde onderwerp. Aansluitend daarbij kan de instelling beslissen om de mailboxen van de leidende ambtenaren (voorzitter, directeurs-generaal, administrateurs-generaal, directeurs, diensthoofden, …) integraal te bewaren.
       
   2. Een tijdelijke oplossing bestaat er in om de e-mails op te slaan in de mailbox, in een overzichtelijke mappenstructuur. Bij de meeste e-mailclients (het computerprogramma voor het schrijven, versturen en ontvangen van e-mail) kan u een ordening aanbrengen via een mappenstructuur, zoals u dat doet voor uw digitale dossiers. Gebruik bij voorkeur eenzelfde ordeningsstructuur voor alle bestanden, dus zowel voor uw digitale dossiers als voor uw e-mails. Idealiter wordt een mappenstructuur opgebouwd van algemeen naar bijzonder, volgens de taken en activiteiten van de dienst.
       

   Tip: manueel of automatisch ordenen?

   Om alle ontvangen e-mails automatisch te ordenen beschikt u over een aantal tools waarmee u regels kan aanmaken op basis van trefwoorden (onderwerp van de e-mail, auteur,…). U kan ook standaardetiketten aanmaken voor het onderwerp van verstuurde e-mails zodat u uw outbox makkelijker kan ordenen. Een instelling kan ook de mogelijkheid bieden om in de e-mailclient scrollmenu’s te verwerken die toelaten om voor elke te versturen e-mail een standaardonderwerp te kiezen.

2. Selectie

   Tijdens de dynamische fase is elke ambtenaar verantwoordelijk voor het beheer (ordenen en selecteren) van de eigen mailbox, in overeenstemming met de regels die de instelling hiervoor heeft vastgelegd. Het Rijksarchief raadt aan om een aantal basisaanbevelingen te volgen voor de selectie van e-mails:

   1. te vernietigen: informatieve e-mails (nieuwsbrief, verspreidingslijsten, …), persoonlijke e-mails;
       
   2. te bewaren: mails met een administratieve of juridische waarde; interne en externe e-mails die een verbintenis inhouden voor de instelling (beslissingen, aanbevelingen/adviezen, officiële deelnames aan vergaderingen, ontvangstbewijzen (al naargelang van de context), bestellingen,…).
       

Wat moet er gebeuren wanneer een ambtenaar de instelling verlaat?

Overeenkomstig de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens moet de ambtenaar schriftelijk toestemming geven voor het verder gebruik van zijn mailbox voor archiveringsdoeleinden of om de activiteiten van de dienst voort te zetten. De betrokken ambtenaar mag dus alle berichten die strikt privé zijn uit haar of zijn mailbox verwijderen vooraleer toelating te verlenen voor hergebruik van die mailbox.

Hoe moet de bewaring van e-mails worden aangepakt?

Houd rekening met de Privacywet (cf. Meer info over de e-mails).

Belangrijke elementen:

1. de inhoud en de beschrijvende gegevens:
   1. de elementen in de hoofding: naam en e-mailadres van de verzender, naam en e-mailadres van de bestemmeling, onderwerp, datum en tijdstip van verzending, datum en tijdstip van ontvangst (…)
   2. het bericht als dusdanig
   3. de bijlage(n)
       
2. het bewaarformaat : om de leesbaarheid op lange termijn te waarborgen moet worden gekozen voor duurzame, open standaardformaten (zie vraag: Hoe kies ik een formaat voor bewaring?)

Voor meer info, zie de aanbevelingen onder Hoe garandeer ik de langetermijnbewaring van mijn digitale documenten?