Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Bewaring van digitaal archief

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Hoe kies ik een bestandsformaat voor de bewaring van digitaal archief?

Het ideale bestandsformaat voor de bewaring van digitale documenten bestaat niet. U kan zich het best aan de snelle evoluties op dit terrein aanpassen door te kiezen voor bestandsformaten die de bewaring van uw informatie zullen vergemakkelijken en door de formaten die op termijn problemen zullen opleveren te vermijden. Steun voor deze strategie op twee basiscriteria:

  • openheid en/of ruime verspreiding: opteer voor gedocumenteerde en open formaten. Soms kan er evenwel beter gekozen worden voor wijdverspreide 'gesloten', propriëtaire bestandsformaten - waarvan de broncodes niet werden gepubliceerd - (zoals PDF of TIFF) dan voor open formaten. Hoe meer een formaat ingeburgerd is, hoe meer instrumenten er immers ontwikkeld worden om het te kunnen gebruiken en compatibel te houden met meer recente bestandsformaten.
  • onafhankelijkheid: het gekozen bestandsformaat mag niet afhankelijk zijn van andere formaten of van een besturingssysteem (zie ook 'Hoe garandeer ik de langetermijnbewaring').

Voor meer informatie, zie de tabel van de bestandsformaten.

Hoe kies ik een drager voor de bewaring van digitaal archief?

Iedere drager heeft voor- en nadelen. Bij iedere toepassing moeten eerst de specifieke noden geanalyseerd worden. Volgende elementen vormen een nuttige leidraad voor dit onderzoek:

  • de opslagcapaciteit
  • de stabiliteit
  • het bestaan van controle-instrumenten
  • populariteit en gebruik van open standaarden
  • het bestaan van toestellen voor automatische opslag en bediening
  • de rechtstreekse kost
  • de kost van de toestellen om gegevens te lezen en weg te schrijven
  • de snelheid waaraan gegevens worden gelezen en weggeschreven
  • de wijze van toegang tot de informatie
  • zijn de dragers al dan niet overschrijfbaar (integriteit van de gegevens) (zie ook 'Hoe garandeer ik de langetermijnbewaring').

Voor meer informatie, zie de tabel van de dragers.

Hoe moet ik mijn 'kantoordocumenten' bewaren?

Kantoordocumenten zijn digitale documenten die werden aangemaakt met kantoorsoftware: tekstbestanden, bestanden met rekenbladen of grafieken, presentaties en (kleine) databanken (voor de grote databanken zie 'Hoe moet ik mijn databanken bewaren?'). Volg de regels voor het toekennen van een correcte bestandsnaam en voor het ordenen van de aangemaakte of ontvangen documenten. Kies tevens voor het meest geschikte bestandsformaat, in functie van de aard van het document en de bewaartermijn (Wordformaat voor tijdelijke bewaring (< 10 jaar) van een tekstbestand; PDF- of PDF/A-formaat voor blijvende bewaring) (voor de volledige lijst met bestandsformaten voor bewaring: zie richtlijn kantoordocumenten); (voor de beste drager: zie 'Hoe kies ik een drager voor de bewaring van digitaal archief?').

Hoe moet ik mijn e-mails bewaren?

E-mails worden bij voorkeur uit het e-mailprogramma geëxporteerd, om ze te bewaren in het digitale klassement van de instelling, dus samen met andere digitale documenten in verband met dezelfde zaak en in één en dezelfde map. Een tweede mogelijkheid is om het digitaal (inkomend en uitgaand) postverkeer te integreren in een digitaal documentmanagementssysteem (DMS). Neem in beide gevallen voor de technische uitwerking contact op met de eigen ICT-dienst. De ICT-diensten vinden in dit verband gedetailleerde richtlijnen in de brochure 'Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails'.

Hoe moet ik mijn websites bewaren?

Naargelang de aard van de website (graad van complexiteit, strategisch belang) is het aangewezen één of meerdere van onderstaande methodes te hanteren:

  1. Bewaring van de broncode: voor statische websites is deze methode relatief eenvoudig, maar ze is niet geschikt voor dynamische websites. Voor deze laatste moet niet alleen de broncode worden bewaard, maar dienen ook volgende twee methodes te worden toegepast;
     
  2. Bewaring van een momentopname van de website (snapshot): voor deze methode worden webcrawlers gebruikt, dit zijn programma’s die toelaten om een statische momentopname te maken van een dynamische website. Tot de meest gangbare software die wordt gebruikt voor deze vorm van archivering behoren:
    • HTTrack : vrije software waarmee een website kan worden gedownload van het internet op een harde schijf met behoud van alle directories, beelden, bestanden, broncode in HTML en de links tussen deze elementen. Zodra de site is gedownload kan  er zonder enige internetverbinding doorheen gebrowsed worden.
    • Heritrix : eveneens vrije software; een webcrawler waarmee alle elementen van een website kunnen worden opgeslagen in een ARC- of WARC-bestand.
       
  3. Bewaring door opslag van een browsersessie: met deze methode wordt een bewegende websessie opgeslagen, d.w.z. een video-opname van een van uw bezoeken aan de website.
     

Neem contact op met het Rijksarchief voor advies over de meest aangewezen methode en over geschikte archiveringsformaten voor website-elementen. (cf. zie bestandsformaat)

Hoe moet ik mijn databanken bewaren?

In afwachting van overbrenging naar het Rijksarchief worden de inactieve gegevens van een databank bewaard in een archiveringsdatabank. Door ruimte vrij te maken zal de werking en de performantie van de productiedatabank verbeteren. Inactieve gegevensgroepen worden periodisch of op gerichte momenten veilig weggehaald of geëxporteerd, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de betekenis van de gegevens bewaard blijft en dat alle elementen worden meegenomen die maken dat ze bruikbaar zijn. Gegevensextractie mag ook de samenhang van de productiedatabank niet in gevaar brengen. (cf. zie dragers)

Hoe garandeer ik de langetermijnbewaring van mijn digitale documenten?

Hou rekening met volgende drie elementen:

  • bestandsformaat (TEKST: .rtf, .txt; BEELD: .jpg, .tiff ; GEMENGD: .pdf, .pdfa, …). (cf. zie formaat voor bewaring).
  • metadata (bv. voor een tekstdocument: naam van de auteur, datum van aanmaak, datum van wijziging, samenvatting, lengte, trefwoorden, bibliografie, bronnen, links);
  • drager (harde schijf, CD, magneetband, …).

Controleer regelmatig of de documenten nog leesbaar zijn, kijk bestanden en dragers na en laat op het geschikte moment het bestandsformaat converteren of de gegevens naar een andere drager migreren. Neem daarvoor contact op met de eigen ICT-dienst.

Hoe kan ik beschadigde digitale documenten herstellen?

Beschadiging kan verschillende vormen aannemen: aan het bestandformaat (schade aan de software) en aan de drager (fysieke schade).

Wanneer het formaat beschadigd is, moet herstelsoftware gebruikt worden: deze biedt echter geen garantie op een volledig of correct herstel.

Wanneer de drager zélf fysisch beschadigd is, is de schade meestal onherroepelijk. Via sommige (zeer dure) technieken kan de informatie gedeeltelijk worden gerecupereerd: bij een crash van de harde schijf, kunnen gespecialiseerde firma's bijvoorbeeld de schijf openen en een kopie maken van de bestanden die nog gerecupereerd kunnen worden.

Neem in ieder geval beter de nodige voorzorgen door een efficiënte bewaringsstrategie voor de bestandsformaten en dragers in te voeren, in plaats van in actie te moeten schieten wanneer het kwaad al geschied is. Doe beroep op de eigen ICT-dienst om deze strategie te optimaliseren en vraag zo nodig advies aan het Rijksarchief.

Moet een digitaal documentbeheerssysteem (DBS) een ordeningsplan voor de documenten bevatten indien het systeem de mogelijkheid biedt om de documenten op te zoeken door middel van full text-zoeken of door een zoekopdracht op trefwoord?

Ja, een ordeningsplan blijft noodzakelijk voor het beheer van digitale documenten in een DBS aangezien dit ordeningsplan een uniek en essentieel voordeel biedt, nl. een totaaloverzicht van alle bestanden/documenten, met verwijzing naar de context van hun ontstaan en hun gebruik. Voor het beheer van uw informatie is het fundamenteel dat u over een globaal overzicht van de documenten beschikt. Het ordeningsplan is een essentieel element voor de reconstructie van de institutionele en functionele context waarin de documenten gecreëerd en ontvangen zijn. In dit ordeningsplan wordt immers vastgelegd op welk administratief niveau en in het kader van welke bevoegdheid/functie de documenten werden opgemaakt.

Bovendien laat de aanwezigheid van een ordeningsplan ook zoekopdrachten op basis van de hiërarchie van het klassement toe (bij voorbeeld: het organigram van de diensten of de functies die door de ambtenaren uitgeoefend worden). Wanneer daarentegen enkel opgezocht kan worden door middel van full text-zoeken of via metadata, krijgt u steeds een onvolledig en beperkt beeld van de documenten. Het bestaan van een ordeningsplan belet u echter niet om ook andere zoekmethoden, gebaseerd op het doorzoeken van de metadata te ontwikkelen.  Een goed digitaal documentbeheerssysteem beschikt dus altijd over 2 mogelijkheden om documenten te zoeken: structureel (volgens het ordeningsplan) of met een zoekfunctie (volgens de metadata).

Het ordeningsplan is de structuur van de inventaris van documenten die elke administratie verplicht is op te maken door het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 (art. 9) ter uitvoering van artikels 5 en 6 van de archiefwet. Het is ook de structuur van de inventaris van het archief dat zal overgebracht worden naar het Rijksarchief, zoals bepaald door het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 (art.17) ter uitvoering van artikels 1, 5 en 6bis van de archiefwet.

Tenslotte is het ordeningsplan ook verbonden met de archiefselectielijst.  In een goed digitaal documentbeheerssysteem verloopt de selectie van documenten zo veel mogelijk geautomatiseerd en is ze gelinkt aan de selectielijst die goedgekeurd werd door het Rijksarchief. Het beheer van de reeksen dossiers zal gemakkelijker zijn wanneer de structuur van de selectielijst identiek is aan het ordeningsplan. Op die manier kan eenvoudiger op reeksniveau in plaats van op dossier- of documentniveau vernietigd worden.

Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement