Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Documenten selecteren en vernietigen

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Overheidsdocumenten mogen niet zomaar vernietigd worden. Een aantal documenten hebben immers historische waarde en moeten na het verstrijken van de bewaartermijn overgebracht worden naar het Rijksarchief.

Om de selectie van archieven efficiënt te laten verlopen, stelt het  Rijksarchief archiefselectielijsten op. Een selectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale reeksen van een administratie met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming (dit is de bestemming nà het verstrijken van de administratieve bewaartermijn: vernietigen of overbrengen naar het Rijksarchief).

De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Ze laat toe om op regelmatige basis archiefvernietigingen en -overbrengingen te organiseren. Op die manier wordt tijd en ruimte uitgespaard, blijft de informatiestroom beheersbaar en kan efficiënter gewerkt worden. Bovendien wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan.

  • Zoek hier de archiefselectielijst van uw instelling op. U vindt hier doorgaans ook een bijhorend studiedossier met contextinformatie.
     
  • Vraag toelating om archieven te vernietigen door dit formulier in te vullen en op te sturen naar het Algemeen Rijksarchief of naar het Rijksarchief in uw provincie.
     
  • Stel zelf een archiefselectielijst voor uw instelling op. Opgelet: deze selectielijst moet officieel goedgekeurd worden door de Algemeen Rijksarchivaris overeenkomstig de Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet van 6 mei 2009. Zonder goedkeuring van het Rijksarchief is de selectielijst niet geldig!
     
    • Lees eerst en vooral de brochure Stappenplan voor de opmaak van een selectielijst.
       
    • Raadpleeg vervolgens de modelarchiefselectielijst. Deze generieke lijst somt veelvoorkomende archiefreeksen op, geordend volgens functies (bijvoorbeeld: personeelsbeheer, financieel beheer), met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming. De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archieven zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De opgegeven bewaartermijnen zijn louter indicatief: het staat u vrij deze aan te passen (te verkorten of verlengen) naargelang uw specifieke behoeften, uiteraard met respect voor de geldende wet- en regelgeving. Raadpleeg in dit verband het document Tips voor de bepaling van de bewaartermijnen.
      De modelarchiefselectielijst kan als basis dienen voor de opmaak van een selectielijst op maat van uw instelling. Schrap de reeksen die niet in uw instelling voorkomen en voeg andere, specifieke reeksen toe.
       
    • Verwerk alle ingezamelde informatie over de bevoegdheden, de organisatie en werking van uw instelling en over de archiefvorming in een studiedossier (model studiedossier).
       
    • Raadpleeg ten slotte het document over de selectiepolitiek van het Rijksarchief voor uitleg over de criteria op basis waarvan het Rijksarchief bepaalt of documenten al dan niet blijvend bewaard moeten worden.
       
    • Meer info? Contacteer ons! (inspect@arch.be)
       
    • Stuur uw ontwerp archiefselectielijst ter goedkeuring naar het Rijksarchief (inspect@arch.be)
Deze pagina delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement