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Archives locales de Wallonie : sauvegarde et valorisation du patrimoine archivistique local

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Contenu

Les Archives de l’État, partenaire des pouvoirs locaux

  • La taille de la plupart des communes et centres publics d’action sociale ne leur permet pas d’engager un archiviste, fût-ce à mi-temps. Les besoins temporaires ou ponctuels de compétences très particulières rendent du reste problématique un recrutement. Pour répondre à la demande d’un nombre grandissant de mandataires et d’administrations locales, en concertation avec les autorités de tutelle et l’Union des villes et communes de Wallonie, les Archives de l’État ont constitué une équipe d’archivistes « itinérants » chargés d’aider les communes et CPAS intéressés à mieux gérer leurs flux documentaires, mais surtout à résorber le passif de manière structurelle et individualisée.
  • Les tâches et priorités sont fixées par la commune et / ou le CPAS en concertation avec les Archives de l’État. Il s’agit principalement de former le personnel à une meilleure gestion de leurs flux documentaires, d’établir des listes d’archives à détruire et d’ainsi permettre un important gain de place et enfin, de classer et d’inventorier les archives statiques ou semi-dynamiques (éventuellement, pour des archives antérieures à 1977, en vue de leur dépôt aux Archives de l’Etat). Entre 2010 et 2020, plus de 90 administrations locales wallonnes ont fait appel à ce service des Archives de l’État.

Modalités de l’intervention

  • Très concrètement, sur la base d’une convention de partenariat, les interventions s’étendent généralement sur plusieurs années, ce qui permet d’assurer un meilleur suivi des dossiers et un étalement de la dépense. En fonction des besoins, un ou plusieurs archivistes itinérants sont envoyés sur place pour effectuer les tris et organiser les transferts. Rapidement, les archives destinées à la destruction et la majeure partie des archives produites avant 1977 sont transférées aux Archives de l’État. Dans les années suivantes, les interventions se font principalement dans les dépôts des Archives de l’État (mise au point des inventaires des archives transférées).
  • Le coût salarial de l’archiviste itinérant est pris en charge par la commune ou le CPAS, sur la base d’une déclaration de créance envoyée par les Archives de l’État, en fonction du nombre de jours ou de mois prestés. Pour plus de renseignements sur ce coût, il convient de se renseigner auprès du service des Archives de l’État de votre ressort.

Constats posés en 2010

  • La mise sur pied du projet est une réponse à plusieurs constats effectués en 2010. En effet, les communes et CPAS sont tous confrontés à plusieurs problèmes récurrents :
    • Le problème principal réside dans l’explosion du volume d’archives à conserver et en cours de production.
    • Cette masse entraine la saturation des locaux et, partant, la recherche de nouveaux locaux. Au final, les documents se trouvent répartis sur plusieurs sites ou plusieurs locaux sans ordre déterminé. Caves, greniers, combles, garages… chaque recoin sert à stocker des documents dont on ne sait que faire.
    • Il devient très difficile de retrouver les documents nécessaires à l’administration ce qui peut engendrer des coûts lorsque des plans doivent être refaits ou lorsque des documents probants ne peuvent être présentés. En outre, même avec des locaux très spacieux où les boites sont bien rangées sur des rayonnages, l’agent communal peut être perdu et ne pas savoir par où commencer.
    • La loi du 24 juin 1955 relative aux archives n’est pas connue dans les administrations communales. Les communes et CPAS ignorent par exemple que les Archives de l’État peuvent apporter une aide à la gestion des archives, que ce soit pour donner des conseils pour trier ou proposer un dépôt d’archives historiques. Autre constat, très peu de demandes d’autorisation de destruction d’archives sont soumises aux Archives de l’État en provenance des communes, ce qui laisse penser que de nombreuses destructions sauvages ont été opérées.
    • Les communes de petite et de moyenne taille manquent de moyens et n’ont pas de personnel dédié à la gestion des archives. La gestion des archives est une tâche accessoire ou très accessoire d’un agent.
  • Les archivistes de l’État n’ont pas de solution toute faite à proposer aux administrations locales. Bien plus, ils manquent de temps et de moyens pour lancer des opérations de grande ampleur.

Réponse à ces constats

  • Les Archives de l’État ont pris conscience de la nécessité de disposer de personnel pour le mettre à disposition des communes et CPAS sous peine de voir de nombreuses archives disparaître définitivement. Le coût de ce personnel devant être réparti entre les différentes communes et CPAS bénéficiant du projet. Le projet « Archives locales de Wallonie » était né.
  • Les objectifs du projet sont de sauvegarder et valoriser le patrimoine archivistique local, mais aussi de permettre aux communes et aux CPAS de détruire ou de déposer des archives aux Archives de l’État en respectant la règlementation en vigueur. Un autre but est de mettre en place au niveau local des processus de gestion des archives.
  • Dès 2010, un archiviste itinérant a été engagé pour couvrir d’abord la province de Luxembourg. Presque une décennie plus tard, le projet dispose de 3 cellules basées à Arlon, Mons et Namur et est actif dans les 5 provinces wallonnes. C’est dire si le projet répond à un besoin pour les communes et CPAS.

En pratique ?

  • Après accord avec les responsable communaux ou du CPAS, les archivistes itinérants se rendent dans les locaux de l’administration pour :
    • Trier et classer les archives, en parfaite concertation avec les services et sous la direction du directeur général.
    • En parfaite concertation avec les services, rédiger des listes d’archives à détruire (archives ne présentant plus d’utilité administrative, juridique, ni d’intérêt historique). Avant la destruction des documents sélectionnés, ces listes sont approuvées par le collège communal ou par le conseil de l’action sociale. La destruction se base sur les tableaux de tri des archives des communes et des CPAS.
    • Organiser le transfert des archives historiques aux Archives de l’État.
    • Former le personnel à une meilleure gestion des flux documentaires.
    • Résoudre tout problème d’archivage auquel sont confrontés communes et CPAS : expertise pour le traitement de documents moisis, pour définir les besoins d’une administration, pour rédiger des cahiers des charges, conseils pour l’aménagement de locaux d’archives, etc.

Avantages pour l’administration partenaire

  • Traitement structurel et individualisé des flux documentaires.
  • Résorption des passifs en matière d’archives.
  • Gain de place rapide et important dans le respect des prescriptions légales. (Le projet permet de libérer de l’espace dans les administrations locales afin d’améliorer leur fonctionnement.)
  • Réponse à des besoins administratifs concrets et urgents.
  • Coûts limités et planifiés, avec un étalement possible sur plusieurs années.
  • Interventions réalisées sur place par des archivistes professionnels.
  • Formation du personnel.
  • Respect des dispositions légales et règlementaires.
  • Conservation durable du patrimoine archivistique communal et mise à disposition des citoyens.

Collaborateurs

En collaboration avec les Archives de l’État à Arlon, Archives de l’État à Eupen, Archives de l’État à Liège, Archives de l’État à Louvain-la-Neuve, Archives de l’État à Mons, Archives de l’État à Namur, Archives de l’État à Tournai.

Publications

Brochures

Inventaires parus en 2020

Les inventaires des archives communales ci-dessous sont en vente dans les salles de lecture, à la boutique des Archives générales du Royaume ou via publicat@arch.be. Ils sont téléchargeables gratuitement en cliquant sur le titre de la publication. La liste d’inventaire ci-dessous n’est pas exhaustive et présente les inventaires publiés récemment.

Province de Hainaut

Province de Liège

Province de Luxembourg

Province de Namur

Actualités

Il n'y a aucune actualité pour ce projet.

Liens

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