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Trier et éliminer des documents

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Les documents publics ne peuvent être éliminés librement. Certains documents ayant une valeur historique doivent, en effet, être transférés aux Archives de l’État lorsque leur délai de conservation est expiré.
Afin d’assurer l’efficacité du tri des archives, les Archives de l’État rédigent des tableaux de tri. Un tableau de tri des archives offre un aperçu systématique de toutes les séries d’archives sur support papier ou digital d’une administration. Il mentionne, pour chaque série, le délai de conservation et la destination finale (c’est-à-dire la destination des archives après expiration du délai d’utilité administrative : élimination ou transfert aux Archives de l’État).

Le tableau de tri des archives est un instrument de base pour une bonne gestion des documents et des informations. Il permet d’organiser régulièrement des éliminations et des transferts d’archives. Il permet ainsi d’économiser du temps et de l’espace, de gérer le flux des informations et de travailler plus efficacement. De plus, il permet d’éviter que les documents réellement importants ne se perdent.

Comment procéder avec un tableau de tri ? Il y a trois scénarios possible :

  • Retrouvez ici le tableau de tri de votre institution. Vous trouverez généralement aussi un dossier d’étude correspondant contenant les informations de contexte.

  • Demandez, conformément à l’article 5 de la loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la loi du 6 mai 2009, l’autorisation d’élimination des archives en complétant et en envoyant ce formulaire :
    • aux Archives générales du Royaume (inspect@arch.be) pour les services centraux des services publics fédéraux ;
    • aux Archives de l’État de votre province pour les services extérieurs des services publics fédéraux, cours et tribunaux, prisons, provinces, communes, CPAS, zones de police locale et zones de secours.
  • Rédigez vous-même un tableau de tri sur base du modèle pour les organisations fédérales.
    • Lisez d’abord l’introduction et le mode d’emploi, qui vous fourniront des explications sur les colonnes du modèle de tableau de tri.
    • Consultez ensuite le modèle de tableau de tri : ExcelPDF

      Ce tableau générique liste les séries d’archives fréquentes des services de soutien ou des services d’encadrement, ordonnées par fonctions (par exemple : ressources humaines, comptabilité, communication externe), en mentionnant les délais de conservation et les destinations définitives. Utilisez la liste comme base de rédaction d’un tableau de tri sur mesure pour votre institution en affinant l’analyse fonctionnelle, complétez les séries qui manquent et supprimez celles qui n’ont pas d’application pour votre organisme.

      Complétez le tableau avec les séries d’archives qui découlent des fonctions spécifiques de votre organisation, de vos activités principales. Obtenez, en réalisant des visites auprès des services et des entretiens avec vos collègues, des informations sur les dossiers et bases de données, sur le contexte dans lequel les séries sont réalisées (dans le cadre de quelle fonction du service sont-elles élaborées ou reçues ?) et sur les délais de conservation (existe-t-il une base légale ou non ?).

      Saisissez les données dans le modèle. Les infos sur les colonnes à remplir obligatoirement se trouvent dans le mode d’emploi. Les destinations définitives des séries (colonne O) sont fixées par les Archives de l’État.

    • Des questions ? Contactez-nous ! (inspect@arch.be)

    • Envoyez votre projet de tableau de tri pour validation aux Archives de l’État (inspect@arch.be). Les tableaux de tri doivent être approuvés officiellement par l’Archiviste général du Royaume, conformément à l’art. 12 §3 de l’Arrêté royal sur la surveillance des archives publiques. Le tableau de tri n’est pas valable sans validation des Archives de l’État !

  • Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri validé, une autorisation de destruction limitée à certaines catégories d'archives peut être délivrée, conformément à l’article 12 §4 de l’Arrêté royal sur la surveillance des archives publiques.
    Complétez ce formulaire et envoyez le aux Archives de l’État (inspect@arch.be). Fournissez la description la plus complète possible des séries d’archives que vous souhaitez éliminer.

En application de l’art. 12 §2 de l’Arrêté royal sur la surveillance des archives publiques, les services publics sont tenus d’actualiser leur(s) tableau(x) de tri tous les cinq ans.

  • Retrouvez ici le tableau de tri de votre institution.
  • Pour l’actualisation, faites usage du modèle Excel que les Archives de l’État proposent : le modèle de tableau de tri pour les organisations fédérales.
  • Lisez d’abord l’introduction et le mode d’emploi, qui vous fourniront des explications sur les colonnes du modèle de tableau de tri.
  • Consultez ensuite le modèle de tableau de tri : ExcelPDF
  • Comparez les séries de vos services d’appui (services du président, P&O, comptabilité, etc.) avec celles du modèle de tableau de tri. Supprimer du tableau les séries qui n’ont pas d’application pour votre organisme. Complétez celles qui manquent. Adaptez la description des séries dans le tableau Excel de sorte à ce qu’elles reflètent les dossiers en usage dans votre organisation.

    Complétez le tableau avec les séries d’archives qui découlent des fonctions spécifiques de votre organisation, de vos activités principales. Il s’agit des séries des services dits verticaux (par exemple les directions générales d’un SPF). Débutez sur base du tableau de tri existant. Faites le tour des services et discutez avec vos collègues des séries listées. Existent-elles toujours ? Est-ce que leur description est suffisamment claire ? Si des documents sur support papier sont passés au format numérique, cette information peut être mentionnée dans la colonne B « Description / information complémentaire ». Ajoutez des lignes pour toutes les nouvelles séries: dossiers et bases de données. Examinez les délais de conservation avec les agents compétents. Les délais sont-ils fixés par la loi ou la réglementation ou s’agit-il de délais administratifs ? Faut-il éventuellement les revoir ?

    Saisissez les données dans le modèle. Les infos sur les colonnes à remplir obligatoirement se trouvent dans le mode d’emploi. Les destinations définitives des séries (colonne O) sont fixées par les Archives de l’État.

  • Besoin d’assistance ? Contactez-nous ! (inspect@arch.be)
  • Envoyez votre tableau de tri actualisé pour validation aux Archives de l’État (inspect@arch.be). Les tableaux de tri doivent être approuvés officiellement par l’Archiviste général du Royaume, conformément à l’art. 12 §3 de l’Arrêté royal sur la surveillance des archives publiques. Le tableau de tri n’est pas valable sans validation des Archives de l’État !

 

Votre institution dispose-t-elle d’un tableau de tri ? Retrouvez-le ici.

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