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Trier et éliminer des documents

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Les documents publics ne peuvent être éliminés librement. Certains documents ayant une valeur historique doivent, en effet, être transférés aux Archives de l’État lorsque leur délai de conservation administrative est expiré.

Afin d’assurer l’efficacité du tri des archives, les Archives de l’État rédigent des tableaux de tri. Un tableau de tri des archives donne un aperçu systématique de toutes les séries d’archives numériques et archives en papier d’une institution/établissement. Il mentionne, pour chaque série d’archives, le délai de conservation administrative. Il mentionne également la destination finale des archives, après expiration du délai de conservation administrative : l’élimination ou le transfert des documents aux Archives de l’État.

Le tableau de tri des archives est un instrument de base pour une bonne gestion des documents et des informations. Il permet d’organiser régulièrement des éliminations et des transferts d’archives. Il est ainsi plus aisé d’économiser du temps et de l’espace, de gérer le flux des informations, de travailler efficacement et d’éviter que les documents réellement importants ne se perdent.

Comment procéder au tri et à l’élimination des documents de votre institution ?

  • Consultez, sur notre site internet, le tableau de tri des archives de votre établissement/institution. Vous y trouverez également un dossier contenant diverses informations contextuelles : historique et structure de votre institution, etc.
     
  • Demandez l’autorisation d’éliminer des archives en remplissant ce formulaire et envoyez-le aux Archives générales du Royaume (inspect@arch.be) ou au dépôt des Archives de l’État situé dans votre province.
     
  • S’il n’existe aucun tableau expliquant comment trier les archives de votre institution/établissement, rédigez vous-même ce tableau de tri. Vous trouverez ci-après toutes les explications destinées à vous aider à rédiger un tableau de tri des archives.
    Attention ! Une fois rédigé, ce tableau de tri devra être validé officiellement par l’Archiviste général du Royaume conformément à la loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la loi du 6 mai 2009. Sans l’approbation des Archives de l’État, le tableau de tri n’est pas valable !

Comment rédiger un tableau de tri des archives ?

  • Lisez au préalable la brochure reprenant les conseils pratiques pour la réalisation d'un tableau de tri.
     
  • Consultez ensuite le modèle de tableau de tri. Cette liste générique énumère les séries d’archives les plus fréquentes selon un classement fonctionnel (par exemple : gestion du personnel, gestion financière), avec indication du délai de conservation et de la destination définitive des documents. Le délai de conservation est fixé par votre institution. Le tableau de tri mentionne  pendant combien de temps votre institution devra conserver les archives pour garantir le bon fonctionnement du service ainsi que dans le cadre des obligations d’information et de justification. Les délais de conservation sont purement indicatifs et il vous est loisible de les adapter (c’est-à-dire de les raccourcir ou prolonger) en fonction de vos besoins spécifiques, en respectant évidemment la législation en vigueur. Consultez à cet effet le document reprenant les conseils pour vous aider à fixer les délais d’utilité administrative.

    Le modèle de tableau de tri peut servir de base pour la rédaction d’un tableau de tri personnalisé à votre institution. Dans ce cas, effacez les séries qui ne sont pas d’application et ajoutez les séries spécifiques à votre institution.
     
  • Rassemblez toutes les informations sur les compétences, l’organisation, le fonctionnement et la production d’archives dans un dossier d’étude de votre institution. Vous pouvez télécharger sur notre site internet un modèle de dossier d’étude et de préparation du tableau de tri.
     
  • Consultez le document sur la politique de tri des Archives de l’État afin d’obtenir des explications sur les critères qui sont utilisés par les Archives de l’État pour déterminer si un dossier doit être supprimé ou être conservé de façon permanente.
     
  • Vous souhaitez plus d’informations ? Consultez les réponses aux questions fréquentes relatives au tri d’archives, à l’élimination d’archives et au transfert d’archives. N’hésitez, en outre, pas à contacter les Archives de État.
     
  • Envoyez votre projet de tableau de tri des archives pour approbation aux Archives de l’État par e-mail à l’adresse : inspect@arch.be
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