Gérer des documents

La gestion documentaire efficace est une condition sine qua non pour le management correct d’une entreprise mais également une obligation légale pour les services publics. En effet, les informations publiques ne peuvent être utilisées librement. La loi belge sur les archives et les arrêtés d’exécution y afférents (surveillance archivistique et transfert des archives) obligent les services publics à conserver leurs archives « en bon état, ordonnées et accessibles » et à engager du personnel qualifié pour la gestion documentaire. Les archives ne peuvent être éliminées sans l’autorisation des Archives de l’État. Après 30 ans, elles doivent être transférées aux Archives de l’État.

Des archives (papier ou numériques) correctement classées présentent de nombreux avantages :

Les documents peuvent être retrouvés aisément, ce qui est au bénéfice du fonctionnement quotidien et du service au public.
Les administrations peuvent justifier la politique qu’elles ont menée et les décisions qu’elles ont prises. Une gestion archivistique correcte augmente la transparence.
Après expiration de leur délai de conservation administrative, les documents à valeur historique sont transférés aux Archives de l’État.

Pour plus d’informations :

Les Archives de l’État ont élaboré diverses directives et brochures sur plusieurs aspects de la conservation matérielle et de la gestion des archives. Certaines d’entre elles sont destinées au grand public, d’autres s’adressent plutôt à des groupes-cibles spécifiques. Ces directives et brochures sont téléchargeables ci-dessous au format pdf.

Vous pouvez également consulter nos FAQ’s ainsi que les normes internationales en matière de gestion et de description archivistiques.