La gestion documentaire efficace est une condition sine qua non pour le management correct d’une entreprise mais également une obligation légale pour les services publics. En effet, les informations publiques ne peuvent être utilisées librement. La loi belge sur les archives et les arrêtés d’exécution y afférents (surveillance archivistique et transfert des archives) obligent les services publics à conserver leurs archives « en bon état, ordonnées et accessibles » et à engager du personnel qualifié pour la gestion documentaire. Les archives ne peuvent être éliminées sans l’autorisation des Archives de l’État. Après 30 ans, elles doivent être transférées aux Archives de l’État.
Des archives (papier ou numériques) correctement classées présentent de nombreux avantages :
- Les documents peuvent être retrouvés aisément, ce qui est au bénéfice du fonctionnement quotidien et du service au public.
- Les administrations peuvent justifier la politique qu’elles ont menée et les décisions qu’elles ont prises. Une gestion archivistique correcte augmente la transparence.
- Après expiration de leur délai de conservation administrative, les documents à valeur historique sont transférés aux Archives de l’État.
Pour plus d’informations :
Les Archives de l’État ont élaboré diverses directives et brochures sur plusieurs aspects de la conservation matérielle et de la gestion des archives. Certaines d’entre elles sont destinées au grand public, d’autres s’adressent plutôt à des groupes-cibles spécifiques. Ces directives et brochures sont téléchargeables ci-dessous au format pdf.
Vous pouvez également consulter nos FAQ’s ainsi que les normes internationales en matière de gestion et de description archivistiques.
Directives
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques
- Directives et recommandations pour la gestion des archives du conseil d’administration et d’autres archives paroissiales protestantes
- Fiches sur les archives des fabriques d’église et des paroisses
- Instructions et recommandations pour le dépôt, la consultation et la reproduction des minutes et des répertoires de notaires
- Instructions relatives aux archives des services communaux d'incendie
- Instructions relatives aux archives du casier judiciaire communal
- Elimination des archives du casier judiciare communal
Brochures
- Les archives… c’est quoi ? Archiver… pourquoi / comment ?
- Comment classer mes documents ? Règles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisation
- La numérisation en marche… Les étapes de la dématérialisation des processus de travail
- Conserver des documents numériques. Conseils techniques et stratégie
- Vous déménagez ? Vos archives déménagent aussi ! Comment organiser un déménagement d’archives ?
- Organisez la gestion de vos archives ! Conditions minimales de qualité pour la gestion et la conservation des archives dans les administrations locales.
- Locaux d’archives. Recommandations pratiques et checklist.
- Les dépôts d’archives (Locaux de conservation d’archives historiques) (Recommandations pratiques et checklist)
- Archives photographiques. Recommandations pratiques pour leur conservation et gestion
- Moisissures : prévention et lutte
- Les archives communales en Wallonie. Conseils et recommandations