Archives de l'État en Belgique

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Surveillance des archives publiques

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En quoi consiste la surveillance ?

La surveillance consiste à contrôler les conditions de gestion et de conservation des archives pour que la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité de l’information qu’elles contiennent, soient garanties tout au long de leur cycle de vie.

Pourquoi s’exerce la surveillance ?

L’Archiviste général du Royaume (le directeur des Archives de l’État) contrôle l’élimination des archives produites et reçues par les services publics soumis à la loi sur les archives. Cela signifie qu’aucun document d’archives détenu par ces services ne peut être détruit sans l’autorisation expresse et préalable de l’Archiviste général ou de ses délégués. La surveillance s’exerce afin d’éviter la destruction incontrôlée de documents potentiellement intéressants sur le plan historique et scientifique, et de justifier scientifiquement le tri des documents qui seront destinés à la conservation éternelle.

Qui exerce la surveillance ?

Les documents qui sont conservés par les autorités publiques sont placés sous la surveillance de l’Archiviste général du Royaume ou ses délégués.

Quelles sont les instances soumises à la surveillance ?

La surveillance des archives vise les organes de service public, à savoir : les tribunaux de l’ordre judiciaire, le Conseil d’État, les administrations de l’État, les provinces, les communes et les établissements publics ou organismes d’intérêt public.

Comment s’exerce la surveillance des archives ?

L’Archiviste général du Royaume ou ses délégués, effectuent des inspections dans les services publics. Ils consignent dans des rapports leurs constats et les éventuelles recommandations nécessaires pour améliorer les conditions de gestion et de conservation des archives. Ces rapports sont communiqués aux services publics concernés et peuvent être publiés sur décision de l’Archiviste général du Royaume. L’Archiviste général du Royaume ou ses délégués, établissent des directives, des recommandations ou des conseils destinés aux services publics sur la gestion, le classement, l’accessibilité et la conservation de leurs archives. Ces directives, recommandations et conseils sont diffusés et rendus publics. Sur proposition de l’Archiviste général du Royaume, le Ministre fixe les normes techniques qu’un service public doit respecter lors de l’aménagement des espaces destinés à la conservation des archives.

Puis-je refuser l’accès à un archiviste des Archives de l’État ?

Non. Chaque service public doit donner accès aux délégués de l’Archiviste général du Royaume, aux archives en sa possession, quels que soient leur support et leur forme matérielle. Les procédures et précautions nécessaires sont adoptées pour permettre l’accès aux archives classifiées ou contenant des données à caractère personnel, dans le respect de la législation en vigueur.

Quelles sont les sanctions encourues pour les contrevenants ?

Lorsqu’un service public ne se conforme pas à l’arrêté royal du 18 août 2010 relatif à la surveillance archivistique, l’Archiviste général du Royaume avertit le Ministre de la Politique scientifique ainsi que le(s) ministre(s) de tutelle concerné(s). L’Archiviste général du Royaume, le Ministre ou le(s) ministre(s) de tutelle concerné(es) peuvent prendre des mesures de rectification.

Annuellement, l’Archiviste général du Royaume fait rapport au Premier Ministre et au Ministre de la Politique scientifique des constatations effectuées durant l’année civile écoulée en matière de surveillance et d’élimination d’archives. Ce rapport est rendu public et diffusé.

Le code pénal comprend 3 articles dans lesquels sont clairement inscrites des sanctions contre les abus pratiqués dans la gestion des archives d’autorités publiques. Le travail quotidien est soumis à l’application de ces articles. Ils prévoient des sanctions en cas de détournement (vol) ou de destruction intentionnelle ou frauduleuse de documents de services publics (art. 240 et 241), et en cas de négligence dans la conservation de ces documents (art. 242)

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