Archives de l'État en Belgique

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Gestion et responsabilités

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Qu’est-ce que la gestion des archives ?

C’est l’ensemble des activités liées à la création ou l’acquisition des archives, à leur identification (description), à leur classement, leur tri, leur conservation matérielle, leur communication aux usagers, tout au long de leur cycle de vie.

Qu’est-ce que le records management ?

C’est la gestion des archives courantes et intermédiaires, et en particulier des documents qui ont une valeur probante (records en anglais).

Y a-t-il des obligations légales en matière de gestion des archives ?

La loi sur les archives oblige toute une série de services publics à transférer aux Archives de l’État leurs archives « en bon état, ordonnées et accessibles ». Les arrêtés royaux du 18 août 2010 sur la surveillance archivistique et sur le transfert des archives aux Archives de l’État précisent ces obligations. D’autres lois et règlements sont aussi d’application pour certaines institutions. Reportez-vous à la rubrique Cadre légal.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion des archives ?

Savoir quels documents existent dans l’institution, quelle information ils contiennent, où ils se trouvent, qui peut les consulter permet de les retrouver rapidement et de les diffuser à bon escient. Ceci contribue à une gestion efficace des connaissances au sein de l’institution, qui peut aussi justifier plus facilement ses décisions et ses activités auprès des politiques et des citoyens. En triant les archives dès que c’est légalement possible, on évite leur accumulation dans les locaux et sur les serveurs, ce qui économise du temps et de l’argent et contribue à améliorer l’environnement de travail du personnel. La gestion des risques liés à la perte d’informations importantes, l’efficacité du service et l’image de l’institution auprès du public sont globalement renforcées.

Qui est responsable de la gestion des archives ?

Le détenteur des archives en est responsable. Juridiquement, c’est le chef du service concerné qui endossera la responsabilité en cas de perte ou de destruction non justifiée d’archives. Le code pénal prévoit des sanctions contre les fonctionnaires qui détruisent ou égarent des documents de manière volontaire ou par négligence.

Qui puis-je contacter pour obtenir des conseils en gestion d’archives ?

Pour plus d’informations, vous pouvez contacter le service des Archives de l’État le plus proche de votre institution.

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