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FAQ - e-mails

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Qu’est-ce qu’un e-mail ?

Un e-mail peut être défini comme « tout message sous forme de texte, de voix, de son ou d’image envoyé par un réseau public de communications qui peut être stocké dans le réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire jusqu’à ce que ce dernier le récupère » (extrait de la Loi du 15 décembre 2013, article 2).

Dois-je conserver mes e-mails professionnels?

OUI : Les e-mails professionnels, c’est-à-dire les e-mails échangés dans le cadre des fonctions d’un service public sont considérés comme des documents administratifs, et à ce titre tombent sous le coup de la loi sur les archives ainsi que de la loi sur la publicité de l’administration.Chaque administration est donc responsable de la conservation à court/moyen terme de ses e-mails professionnels, et ce pour toute cause qui pourrait engager sa responsabilité légale. (cf. Cadre légal)

Comment organiser la gestion de mes e-mails professionnels (classement, tri, responsabilités) ?

  1. le classement
    1. La solution idéale : Classer l’e-mail dans le serveur partagé ou le système de gestion de documents central de l’institution. Dans l’optique d’une gestion et d’un tri de document efficace, les Archives de l’Etat recommandent d’exporter les e-mails à archiver vers leur dossier numérique correspondant dans le classement commun et centralisé de l’institution. Eventuellement, l’institution pourrait décider de conserver intégralement les boîtes e-mails des agents des niveaux supérieurs de la hiérarchie (ex. présidents, directeurs-généraux, directeurs, administrateurs-généraux, chefs de service, …).
       
    2. La solution temporaire : Classer l’e-mail dans le mailbox. Dans la plupart des logiciels de messagerie électronique, il est possible de créer un classement sous forme d’arborescence, de la même façon que vous pouvez créer une arborescence de répertoires au sein de votre espace de travail électronique (partagé ou individuel). Utilisez idéalement une structure de classement identique pour tous vos documents, que ce soit l’arborescence du répertoire des dossiers de travail électroniques de l’organisation ainsi que celle de vos e-mails : un classement qui reflète les différentes fonctions de l’organisation, les tâches qui en découlent et vos dossiers de travail correspondants.

    Astuce : faire un classement manuel ou automatique ?

    Si, par exemple, vous envisagez d’automatiser le classement de chaque e-mail reçu, quelques outils permettent de créer des règles parmi des mots clés (objet de l’e-mail, auteur, …). Il est également possible de créer des étiquettes standards dans l’objet pour les emails envoyés, ce qui peut faciliter la tâche de classement de la boîte de réception. Si votre organisation le permet, vous pouvez intégrer au logiciel de messagerie des menus déroulants qui permettent de choisir des sujets standards pour chaque e-mail à envoyer.

  2. Le tri

    Durant la phase dynamique, chaque agent a la responsabilité de gérer (classer et trier) sa boîte e-mails, dans le respect des règles fixées par son institution. Les Archives de l’Etat vous conseillent de respecter quelques conseils de base en matière de tri :

    1. à éliminer : e-mails informationnels (newsletter, listes de diffusion, …), emails privés ;
    2. à conserver : e-mails engageant pour votre institution (administrativement et juridiquement), tant internes qu’externes (prises de décisions, recommandations/avis, participations officielles à des réunions, accusés de réception suivant le contexte, commandes,…).
       

Que faire quand un agent quitte son institution ?

Dans le respect de la loi sur la vie privée, l’agent doit impérativement donner son consentement écrit pour que sa boîte e-mail puisse être utilisée ultérieurement dans le cadre de la poursuite des activités du service, ou à des fins d’archivage. Il lui revient dès lors de supprimer tout message strictement privé encore présent au sein de sa boîte e-mail avant de donner son autorisation.

Comment organiser la conservation des e-mails ?

Attention au respect de la législation sur la vie privée (cf. En savoir plus sur les emails).

  1. Le contenu et les éléments de description à prendre en compte pour la conservation d’un e-mail sont :
    1. les éléments de l’en-tête : adresse de l’expéditeur, adresse du destinataire, objet, date et heure d’envoi (…)
    2. le message en tant que tel
    3. La(les) pièce(s) jointe(s)
       
  2. Le format de conservation : pour garantir une lisibilité sur le long terme, il est impératif de choisir des formats pérennes, ouverts et standards (cf. question Comment choisir un format de conservation ?)
     

Pour plus de détails, veuillez suivre les recommandations de la question Comment garantir la conservation à long terme de mes documents électroniques ?

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