• Pourquoi classer et décrire les documents ?
• Comment classer les documents ?
• Comment développer un plan de classement pour son institution ?
• Comment décrire des documents ?
• Un système de gestion électronique des documents doit-il inclure un plan de classement pour les documents si ses fonctionnalités permettent de les rechercher en plein texte ou sur requêtes ?

Pourquoi classer et décrire les documents ?

Le classement et la description des document permettent de les identifier, ranger et retrouver facilement et rapidement. Classement et description se complètent et s’imbriquent étroitement.

• Classer signifie placer les documents dans un certain ordre.
• Décrire signifie donner un nom et une « marque » aux documents afin de les différencier des autres et de pouvoir les ranger et les retrouver dans l’ordre établi par le classement.

Avec un bon classement et un bon système de description, les documents peuvent être retrouvés par tout agent autorisé, même quand le collègue qui gère les documents est absent. Autrement dit, pour être efficace, le système de classement et de description doit être connu et appliqué par tous les agents du service.

Comment classer les documents ?

Sur le plan intellectuel, on classe les documents en dossiers (relatifs à une procédure administrative, à une affaire traitée, à une personne par exemple). Les dossiers doivent, quant à eux, être classés en séries (dans l’ordre chronologique, ou numérique ou alphabétique des noms). L’ensemble des séries doit être classé selon soit l’organigramme des services (on parle de classement structurel) ou selon les fonctions qui sont exercées au sein de l’organisme (on parle alors de classement fonctionnel).

Matériellement, on peut décider de rassembler toutes les séries d’un service en un seul endroit, pour centraliser et homogénéiser le classement. On peut également opter pour un classement décentralisé, chaque agent gardant ses propres documents dans son bureau ou son armoire. Dans ce dernier cas, il faudra néanmoins coordonner les classements individuels pour que tous les agents autorisés puissent retrouver les documents en cas d’absence d’un collègue.

La coordination du classement se fait par le biais d’un plan de classement. C’est un schéma logique qui sert de guide pour le classement des documents. C’est la structure, « l’ossature » du classement, qui fixe l’ordre des séries d’archives selon les fonctions ou l’organigramme de l’institution. Le plan de classement donne une vue d’ensemble des archives de l’institution.

Comment développer un plan de classement pour son institution ?

Votre plan de classement doit être structuré logiquement. Il doit être divisé en classes et sous-classes, sans trop les multiplier. Au-delà de cinq niveaux, le classement devient trop lourd. Il convient également de respecter une hiérarchie, du général au particulier. Le plan de classement doit être adapté aux besoins et au fonctionnement de votre service. Il sera exhaustif. Si de nombreux documents n’entrent pas dans votre plan de classement, il faut le revoir. Évitez autant que possible des rubriques « Divers », « Autres », « Varia », « Généralités ».

Pour élaborer un plan de classement, concertez-vous avec vos collègues (les futurs utilisateurs du système), soumettez-leur un projet, testez votre projet, ajustez-le, informez et formez vos collègues avant d’implémenter le plan de classement. Faites-vous soutenir par votre hiérarchie pour valider le plan et lui donner l’importance qui lui revient.

Comment décrire des documents ?

Tous les documents doivent être identifiables. Pour cela, tous les documents doivent être décrits, mais cela ne veut pas dire que chaque document individuel doit l’être. La description se fait le plus souvent au niveau du dossier. Cependant, dans l’environnement électronique, il devient nécessaire de décrire sommairement chaque fichier, en le nommant correctement et en lui associant quelques métadonnées indispensables.

La description des documents comporte des éléments indispensables et d’autres qui sont facultatifs. Vous indiquez ces éléments sur les enveloppes ou les chemises des dossiers papier. Les éléments de description sont :

• Le titre c’est-à-dire le sujet (indispensable).
• La date (indispensable) : la date précise du document ou les dates extrêmes du dossier (par exemple la date de l’ouverture du dossier et celle de sa clôture, ou la date du plus ancien document et celle du plus récent).
• D’autres éléments significatifs tels que l’auteur (facultatif).
• Un identifiant unique ou code (facultatif).

Une bonne description est claire, précise et concise. Elle évitera des abréviations ou une terminologie qui ne sont pas comprises de tous les utilisateurs.

En pratique, vous pouvez indiquer les éléments de la description directement sur les documents/dossiers ou leur contenant, au crayon pour ne pas abîmer les documents (le crayon s’efface aisément sans laisser de trace). Mais il est préférable d’y inscrire un numéro d’ordre qui renvoie à un inventaire (fichier, registre, base de données, etc.).

Si vous numérotez vos dossiers, choisissez un système simple et des numéros de 1 à n sans faire usage de lettres.

Un système de gestion électronique des documents doit-il inclure un plan de classement pour les documents si ses fonctionnalités permettent de les rechercher en plein texte ou sur requêtes ?

Oui, un plan de classement reste indispensable pour des fichiers électroniques gérés par un système de gestion électronique des documents (GED) car le plan de classement offre l'avantage unique et primordial de donner une vue d'ensemble des fichiers/documents existants, en référence au contexte de leur  production et de leur utilisation. Posséder une vue d'ensemble de vos documents est la condition fondamentale de la maîtrise de votre information. Le plan de classement est un élément essentiel à la reconstitution du contexte institutionnel et fonctionnel dans lequel les documents ont été produits et reçus car il indique par quel niveau administratif et dans le cadre de quelle compétence/fonction les documents l'ont été.

Il permet en outre une recherche sur la base de la hiérarchie du classement (par exemple : l'organigramme des services ou les fonctions exercées par les agents). En revanche, la recherche des documents uniquement en plein texte ou sur base de leurs métadonnées vous réduit à une vision éclatée, parcellisée. L'existence du plan de classement n'empêche nullement de développer d'autres méthodes de recherche par requêtes basées sur des métadonnées. Un bon système de GED comporte d'ailleurs toujours les 2 approches de recherche : structurée (selon le plan de classement) et par requêtes (selon les métadonnées).

Le plan de classement est l'ossature de l'inventaire des documents que l'arrêté royal du 18 août 2010 (art. 9) sur l'exécution des articles 5 et 6 de la loi des archives oblige chaque administration à tenir. Il sera également l'ossature de l'inventaire des archives à transférer aux Archives de l'Etat, imposé par l'arrêté royal du 18 août 2010 (art. 17) sur l'exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi des archives.

Enfin, le plan de classement est lié au tableau de tri. Dans un bon système de GED, le tri des documents est le plus possible automatisé, en lien avec le tableau de tri approuvé par les Archives de l'Etat. Quand le plan de classement et le plan du tableau de tri sont identiques, la gestion des séries de dossiers sera grandement facilitée par une élimination au niveau de la série plutôt qu'une élimination au niveau du dossier ou du document.