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Un anniversaire important pour la surveillance archivistique

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19/09/2020 - Gestion d'archives

Il y a dix ans,  le 23 septembre 2010, le Moniteur belge a publié deux arrêtés d’exécution de la loi sur les archives. Les deux arrêtés royaux ont été signés le même jour, à savoir le 18 août 2010. L’un avait trait à la surveillance archivistique et au tri et à l’élimination d’archives ; l’autre concernait le transfert d’archives. Il s’agissait de textes réglementaires importants en ce qu’ils étaient des  compléments essentiels de la loi sur les archives du 24 juin 1955, qui avait subi, un an auparavant, en 2009, quelques modifications substantielles. Les arrêtés ont clarifié et approfondi la loi et ainsi, ils ont donné un élan important à la surveillance archivistique et à l’acquisition d’archives publiques, c’est-à-dire à deux missions clés des Archives de l’Etat. 

Certains éléments de la loi belge sur les archives datant du 24 juin 1955 ont été modifiés en 2009. Les principaux objectifs de cette modification étaient : 

  • d’améliorer l’exécution des missions des Archives de l’Etat et de renforcer la position de l’établissement en tant qu’institution scientifique fédérale ;
  • d’offrir des perspectives à  la recherche scientifique en ramenant le délai de transfert obligatoire  d’archives ayant un intérêt historique de 100 à 30 ans;
  • de renforcer la publicité des informations publiques.

L’arrêté royal sur la surveillance archivistique, le tri et l’élimination contient une série d’exigences qualitatives minimales pour la conservation et la gestion des archives des pouvoirs publics.  L’AR définit la surveillance archivistique et il décrit les tâches des archivistes de l’Etat chargés de la surveillance des procédures à suivre. Ceux-ci effectuent des inspections, ils dressent des rapports avec leurs constatations et ils donnent aux pouvoirs publics des conseils concernant la gestion, le classement, l’accessibilité et la conservation de leurs archives. Ils évaluent la valeur scientifique, historique et sociétale des séries d’archives, ils rédigent des tableaux de tri des archives et ils donnent des autorisations d’élimination.     

En jetant un regard sur la surveillance archivistique de la décennie passée, on peut constater que les inspections occasionnelles ont été troquées pour une approche plus planifiée et structurelle avec des campagnes ciblées sur certaines catégories de producteurs d’archives, comme par exemple le pouvoir judiciaire, les fabriques d’église, les zones de secours, et ainsi de suite. En outre, le service Surveillance & Avis s’est fort concentré sur la rédaction de tableau de tri des archives des services publics fédéraux (SPF), des organismes d’intérêt public fédéraux (OIP) et des institutions publiques de sécurité sociale (IPSS), etc. Les tableaux de tri restent un instrument de base pour une gestion rationnelle des  archives. En effet, le tri régulier des archives permet d’éviter une prolifération de documents ainsi que la perte de documents importants, souvent causée par des opérations de « nettoyage » incontrôlées dans les magasins et sur les serveurs d’archives. Les tableaux de tri peuvent être consultés ici. La décennie passée, quelques centaines de tableaux de tri validés ont été mis à disposition via le site internet des Archives de l’Etat. Une attention prioritaire a été accordée à l’actualisation des tableaux destinés aux producteurs d’archives dont les informations produites sont sujettes à d’importantes évolutions, comme par exemple les cours et tribunaux du pouvoir judiciaire.  Sensibiliser les acteurs de la fonction publique fédérale  pour des investissements continus dans l’actualisation de ces tableaux de tri est un des principaux défis d’avenir.  

L’Arrêté royal sur le transfert d’archives est tout aussi important pour le secteur archivistique et pour la recherche scientifique. En effet, il fixe les règles pour le transfert de documents aux Archives de l’Etat. Il indique les délais de transfert,  les dépôts d’archives où les documents doivent être transférés, et il énumère les conditions du transfert. Deux organismes sont exemptés du transfert obligatoire après 30 ans, à savoir le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et le ministre de la Défense. Ceux-ci peuvent conserver leurs archives pendant 50 ans, pourvu que le public puisse les consulter sous les mêmes conditions qu’aux Archives de l’Etat. Au fil des années, ces deux services publics ont fini par comprendre que la conservation d’archives historiques n’est pas une de leurs missions clé, et on peut constater que des mesures concrètes sont prises pour un transfert plus rapide des archives. Le transfert de plusieurs kilomètres linéaires d’archives précieuses relatives à la période coloniale (avant 1960/1962) est pleinement en cours.  S’ensuivra le transfert d’archives diplomatiques n’ayant plus d’utilité administrative ou juridique, et si la Régie est à même d’augmenter sérieusement la capacité de stockage des dépôts des Archives de l’Etat dans la capitale – un besoin de stockage de 45 à 50 kilomètres d’archives sur papier pouvant être démontré – une partie des archives historiques de la Défense pourra être transféré aux Archives de l’Etat dans un avenir relativement proche. L’AR avait prévu une période de transition de dix ans suivant la publication au Moniteur belge.  Le transfert d’archives de plus de trente ans pouvait être échelonné sur une période de 10 ans, à l’exception des archives qui avaient plus de 100 ans au moment de la publication de l’arrêté, ceux-ci devant être transférés endéans l’année.

La publication de l’arrêté royal, en combinaison avec une politique active d’acquisitions, a permis ces dix dernières années d’enregistrer d’impressionnants chiffres d’accroissement, à savoir presque le double par rapport ceux de  la période 2000-2009 (voir graphiques ci-dessous). Ceci ne veut toutefois pas dire que tous les acteurs des pouvoirs publics fédéraux ont respecté l’obligation de résorber les arriérés dans un délai de dix ans. Comme pour toute application d’une législation, l’autorité de tutelle doit constater qu’il y a de bons mais aussi de mauvais élèves. Grosso modo, on peut affirmer toutefois qu’un énorme rattrapage a été engagé ces dernières années. Le rapport annuel chiffré des Archives de l’Etat, mieux connu comme Faits & Chiffres, démontre que ces dix dernières années 

  1. plusieurs dizaines de kilomètres d’archives analogiques et des dizaines de téraoctets d’archives publiques ont été éliminées (après autorisation des Archives de l’Etat, comme prescrit par la loi) ;
  2. le volume des acquisitions a augmenté de façon exponentielle.

 

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