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Un anniversaire important pour la surveillance archivistique

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19/09/2020 - Gestion d'archives

Il y a dix ans, le 23 septembre 2010, le Moniteur belge a publié deux arrêtés d’exécution de la loi sur les archives. Les deux arrêtés royaux ont été signés le même jour, à savoir le 18 août 2010. L’un avait trait à la surveillance archivistique et au tri et à l’élimination d’archives ; l’autre concernait le transfert d’archives. Il s’agissait de textes réglementaires importants en ce qu’ils étaient des compléments essentiels de la loi sur les archives du 24 juin 1955, qui avait subi, un an auparavant, en 2009, quelques modifications substantielles. Les arrêtés ont clarifié et approfondi la loi et ainsi donné un élan important à la surveillance archivistique et à l’acquisition d’archives publiques, deux missions clés des Archives de l’Etat.

Certains éléments de la loi belge sur les archives datant du 24 juin 1955 ont été modifiés en 2009. Les principaux objectifs de cette modification étaient : 

  • d’améliorer l’exécution des missions des Archives de l’Etat et de renforcer la position de l’établissement en tant qu’institution scientifique fédérale ;
  • d’offrir des perspectives à  la recherche scientifique en ramenant le délai de transfert obligatoire d’archives ayant un intérêt historique de 100 à 30 ans;
  • de renforcer la publicité des informations publiques.

L’arrêté royal sur la surveillance archivistique contient une série d’exigences qualitatives minimales pour la conservation et la gestion des archives des pouvoirs publics. L’AR définit la surveillance archivistique et il décrit les tâches des archivistes de l’État chargés de la surveillance des procédures à suivre. Ceux-ci effectuent des inspections, ils dressent des rapports avec leurs constatations et ils donnent aux pouvoirs publics des conseils concernant la gestion, le classement, l’accessibilité et la conservation de leurs archives. Ils évaluent la valeur scientifique, historique et sociétale des séries d’archives, ils rédigent des tableaux de tri des archives et ils donnent des autorisations d’élimination.     

La décennie passée, les Archives de l’État ont résolument abandonné les inspections occasionnelles pour une approche plus structurelle avec des campagnes ciblées sur certaines catégories de producteurs d’archives, comme par exemple le pouvoir judiciaire, les fabriques d’église, les zones de secours. En outre, le service Surveillance & Avis s’est fort concentré sur la rédaction de tableau de tri des archives des services publics fédéraux (SPF), des organismes d’intérêt public fédéraux (OIP) et des institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) pour permettre une gestion rationnelle des  archives. En effet, le tri régulier des archives permet d’éviter une prolifération de documents ainsi que la perte éventuelle de documents importants, causée par des opérations de « nettoyage » incontrôlées. Les tableaux de tri peuvent être consultés sur le site internet des Archives de l’État. Sensibiliser les producteurs d’archives pour une mise à jour régulière de ces tableaux de tri est un des principaux défis d’avenir.  

L’Arrêté royal sur le transfert d’archives fixe les règles pour le transfert de documents aux Archives de l’État. Il indique les délais de transfert,  les dépôts d’archives où les documents doivent être transférés, les conditions du transfert et les exemptions (archives de moins de 50 ans du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et du ministre de la Défense, pourvu que le public puisse consulter ces archives sous les mêmes conditions qu’aux Archives de l’État). L’AR avait prévu une période de transition de dix ans suivant la publication au Moniteur belge. Le transfert d’archives de plus de trente ans pouvait être échelonné sur une période de 10 ans, à l’exception des archives qui avaient plus de 100 ans au moment de la publication de l’arrêté, ceux-ci devant être transférés endéans l’année.

La publication de l’arrêté royal, en combinaison avec une politique active d’acquisitions, a permis ces dix dernières années d’enregistrer d’impressionnants chiffres d’accroissement, à savoir presque le double par rapport à la période 2000-2009.
 

 

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