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Tableaux de tri des archives : une nouvelle fonctionnalité de recherche

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29/10/2018 - Gestion d'archives - Archives générales du Royaume

Pour mener à bien la sélection des archives publiques et leur transfert aux Archives de l’État, l’institution dresse des tableaux de tri des archives. Jusqu’il y a peu, ces documents devaient être consultés via des tableaux sur le site internet des Archives de l’État, mais ceux-ci ont maintenant été remplacés par un écran de recherche plus convivial. Développée pour offrir un meilleur service aux fonctionnaires et aux producteurs d’archives, cette nouvelle fonctionnalité de recherche permet aussi aux Archives de l’État de réaliser des gains d’efficacité.     

Un tableau de tri est un aperçu des différentes catégories d’informations (dossiers, registres, informations dans des bases de données, etc.) créées et reçues par une administration publique, avec l’indication du délai d’utilité administrative et de la destination définitive (c’est-à-dire un transfert aux Archives de l’État pour une conservation permanente, ou une élimination). La rédaction d’un tableau de tri va généralement de pair avec la publication d’un dossier d’étude y afférent,  présentant un historique sommaire du producteur d’archives ainsi qu’une description de la production d’archives et des méthodes et critères de tri qui ont été déterminés.

Jusqu’il y a peu, les tableaux de tris devaient être consultés par les lecteurs sur le site internet des Archives de l’État via différents tableaux (un tableau par niveau administratif : fédéral, régional, provincial, et ainsi de suite). Depuis quelques semaines, ces tableaux ont été remplacés par un écran de recherche très convivial, offrant deux méthodes de recherche.

En pratique

En saisissant un mot-clé (un mot du nom d’une administration), l’utilisateur trouve facilement le tableau de tri des archives de l’institution en question. Par exemple, en saisissant le mot « vacances », on trouve immédiatement  le tableau de tri et le dossier d’étude relatifs à l’Office national des vacances annuelles. Si le mot-clé apparaît dans le nom d’une direction ou d’une direction générale, le résultat de la recherche présente un aperçu de tous les tableaux de tri qui ont été dressés pour le Service public fédéral concerné. Une recherche avec le mot-clé « pénitentiaire » aura donc comme résultat un aperçu de tous les tableaux de tri qui ont été rédigés pour le SPF Justice, dont ceux pour la Direction générale des Établissements pénitentiaires (administration centrale et services extérieurs).

Les utilisateurs peuvent également opter pour une recherche structurelle en sélectionnant un type d’institution (par exemple établissements scientifiques fédéraux, organismes d’intérêt public, ou institutions publiques de sécurité sociale) ou un niveau administratif (par exemple communautés et régions). Ensuite, par un clic de souris, ils peuvent affiner la sélection jusqu’au niveau des entités concernées. Dans ce cas, le résultat de la recherche présentera un aperçu des administrations, classées par ordre alphabétique.

Un maximum de clarté a été recherché dans la présentation des publications, afin d’éviter toute confusion entre les tableaux de tri et les dossiers d’étude, ou entre les versions française et néerlandaise. Si un lien renvoie à des publications antérieures à 2012, quand les tableaux de tri et les dossiers d’étude étaient publiés dans un seul et même volume, la publication recherchée s’ouvre sur la page web appropriée (soit tableau de tri ou dossier d’étude).

Si cette nouvelle présentation a été développée en premier lieu en vue d’une optimisation de nos services au public, elle a aussi une plus-value pour le fonctionnement interne des Archives de l’État.  L’établissement de liens directs entre la page internet consacrée aux tableaux de tri et la base de données des publications des Archives de l’Etat permet en effet de simplifier considérablement les processus de travail et de réaliser dès lors des gains d’efficacité. 

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