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Nouveau tableau de tri des archives de la police locale

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25/08/2017 - Gestion d'archives

Le site internet des Archives de l’État contient une version actualisée du tableau de tri des archives de la police locale. Le nouveau tableau a été réalisé grâce à la collaboration de nombreux membres de la police et avec le soutien apprécié de la Commission permanente de la Police locale, qui a officiellement approuvé le document.

Le tableau de tri des archives de la police locale est mieux connu sous son acronyme PLP40, qui fait référence à la « circulaire ministérielle PLP relative aux archives de la police locale : tableaux de tri et délais de conservation », publiée au Moniteur belge du 7 avril 2006. En actualisant le tableau PLP40, les Archives de l’État ont voulu réagir à une série de remarques fréquentes des collaborateurs de la police locale.  

Quelles sont les nouveautés ?

  1. Le tableau de tri révisé contient uniquement les séries d’archives actuelles de la police locale. Les séries qui ne sont plus produites parce que la police locale n’exécute plus les tâches en question ou parce qu’elle ne reçoit plus physiquement les documents, mais qu’elle les consulte uniquement (par ex. via PolDoc) ont été groupées dans une annexe séparée. Il faut évidemment toujours mentionner ces séries, vu qu’on peut encore les trouver dans les archives statiques des zones de police. Dans la pratique, le délai de conservation sera souvent déjà échu (et les documents pourront donc être éliminés et/ou transférés vers un dépôt d’archives). De nombreuses zones de police ayant retenu la numérotation PLP pour leur classement, les numéros d’origine ont été conservés dans le nouveau tableau.
  2. Afin de pouvoir diminuer les séries papier avec les copies de procès-verbaux, le tableau de tri révisé fait systématiquement une distinction entre les procès-verbaux originaux et leurs copies.
    - Si l’original papier a été transmis au Parquet, il suffit de conserver pendant le délai prévu une version numérique du PV, c’est-à-dire un scan signé et les annexes. Les copies sur papier peuvent être éliminées si un scan du PV signé et de ses annexes est conservé (voir les PV en pages 51-55).
    - Les originaux sur papier qui n’ont pas été transmis au Parquet doivent être conservés pendant le délai indiqué dans le tableau de tri. Des dérogations au délai de conservation ne sont possibles que moyennant une autorisation du parquet (voir l’introduction, pages 7-8 et page 49).  
  3. Si le délai de conservation a une assise légale, elle est explicitement mentionnée dans le tableau de tri révisé dans la colonne « Remarques ». Certains délais de conservation ont été écourtés, par ex. :
    - PV Sac : 2 ans au lieu de 10 [PL 146]
    - Procès-verbaux d’infractions ordinaires au code de la route: 2 ans au lieu de 5 [PL150]
    - Dossiers relatifs à des plaintes ou remarques concernant une action de police (dossiers du Service de Contrôle interne): 10 ans  au lieu de 20 [PL052]

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