Het Rijksarchief in Belgi� - Advies over archiefbeheer

Advies over archiefbeheer

De afdeling "Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie" wil een schakel vormen tussen verschillende diensten van het Rijksarchief en al wie informatie of advies wenst over het beheer en de bewaring van papieren en digitaal archief.

Wat is "archief"? Welke zijn de wettelijke verplichtingen inzake archivering en welke rol speelt het Rijksarchief? Waarmee kunnen wij u concreet helpen en waarover kunnen wij u adviseren? Onze FAQ beantwoorden alvast enkele van uw vragen.

Sinds 2008 is een netwerk van archiefbeheerders uit de federale instellingen actief dat regelmatig samenkomt om kennis en best practices rond archiefbeheer uit te wisselen. Om meer te weten, ziet het Federale ArchivarissenForum (FAF).
Wil u meer weten over de activiteiten inzake archieftoezicht, raadpleeg dan het Jaarverslag Toezicht: JV 2008 - JV 2009 - JV 2010.

In september en oktober 2010 organiseerde de afdeling ‘Toezicht en advisering’ in samenwerking met het Publieksobservatorium voor de Federale Wetenschappelijke Instellingen een enquête bij de federale overheidsinstellingen. Hierbij werd vooral gepeild naar de frequentie en de aard van de contacten tussen de rijksarchieven en de federale administraties en naar de verwachtingen van deze laatsten inzake advies en opleiding. Bedoeling is om op basis van deze gegevens de inspanningen van het Rijksarchief voor een efficiënt beheer en een correcte bewaring van overheidsarchief te optimaliseren.
> Raadpleeg hier de resultaten van dit onderzoek.

Het wettelijk kader
In mei 2009 werd de archiefwet van 24 juni 1955 gewijzigd. De gewijzigde wet verplicht de overheidsdiensten om voortaan documenten ouder dan 30 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat – d.w.z. dat ze gemakkelijk identificeerbaar moeten zijn – over te brengen naar het Rijksarchief.
Twee Koninklijke Besluiten van 18 augustus 2010 (Belgisch Staatsblad, 23 september 2010) beschrijven de wijze waarop overheidsdiensten hun archief moeten bewaren en overbrengen, evenals de wijze waarop de rijksarchivarissen toezicht uitoefenen op het beheer en de bewaring van overheidsarchief.

Uw (archief)documenten selecteren
Wenst u een systematisch overzicht van al de door uw instelling beheerde archiefreeksen? Wil u hun definitieve bestemming kennen nadat hun administratief nut verstreken is? Dan is een archiefselectielijst dé oplossing. U kan met dit basisinstrument voor informatiebeheer uw archiefbeheer rationaliseren, het aangroeiritme van uw archief beter inschatten, geregeld stukken laten vernietigen en de middelen berekenen die nodig zijn voor het beheer van de historisch waardevolle en permanent te bewaren documenten. We kunnen u ook helpen bij het opstellen van archiefbeheersplannen, instrumenten voor records management die nog meer informatie bevatten dan de archiefselectielijsten.
Wenst u uw archieven te vernietigen? Vul dan het formulier dat u hieronder aantreft inen stuur het naar de dienst Toezicht en advisering ( Dit e-mailadres is beschermd door spambots, je hebt Javascript nodig om dit te kunnen bekijken ) of naar het dichtstbijzijnde Rijksarchief (cfr. lijst van adressen en verantwoordelijke).
> Reeds beschikbare archiefselectielijsten
> Aanvraagformulier voor vernietiging van archieven

Uw archief overbrengen naar het Rijksarchief
In onderstaande documenten vindt u informatie over de procedure die gevolgd moet worden en de formulieren die u dient in te vullen.

> Brochure 'Overbrenging van archief'
> Verklaring van overbrenging
> Overeenkomst van bewaargeving
> Verklaring van bewaargeving
> Model overbrengingslijst (word-bestand – excel-bestand)

Hulp nodig?
We verlenen advies over beheer en bewaring van archief, daarbij rekening houdend met de Belgische institutionele en administratieve context en met de economische en budgettaire eisen en omstandigheden. We werken voor overheidsdiensten richtlijnen uit met welomschreven eisen. Daarnaast zijn er ook onze thematische brochures, die beknopter en praktischer zijn. Deze richtlijnen en brochures zijn bestemd voor de informatiebeheerders, archivarissen en/of archiefverantwoordelijken van overheidsorganisaties en eventueel van de privé-sector.
> Onze richtlijnen
> Onze adviesbrochures en aanbevelingen

Vorming aangepast aan uw noden
We organiseren vormingssessies, die in de eerste plaats bedoeld zijn voor het overheidspersoneel dat bevoegd is voor het archiefbeheer. De voorbije jaren zijn er verschillende vormingsmodules ontwikkeld, gaande van een halve dag sensibilisatie tot een meer ambitieuze meerdaagse vorming, mét inbegrip van een stage.
De afdeling zal zich voorts inspannen om samenwerkingsverbanden op te bouwen met de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD), de Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB), eDAVID, de opleidingen archivistiek aan de Belgische universiteiten, enz.
Momenteel wordt in samenwerking met het OFO een vierdaagse gecertificeerde opleiding in blended learning aangeboden. De opleiding, « Documenten klasseren, beheren en bewaren » is bedoeld voor federale ambtenaren van niveau B en C (code CACERM091XNC in de OFO-catalogus). Aarzel niet om u in te schrijven!

Contact:
Algemeen Rijksarchief
Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel
Tel. : 02 548 38 25 en 02 513 76 80
Fax : 02 513 76 81
E-mail: Dit e-mailadres is beschermd door spambots, je hebt Javascript nodig om dit te kunnen bekijken

Laatst geupdate ( Friday 05 August 2011 )

[ terug ]