Archives de l'État en Belgique - Conseils sur la gestion des archives

Conseils sur la gestion des archives

La section « Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la sélection » est un relais entre les experts travaillant au sein des divers services des Archives de l’État et les personnes qui souhaitent recevoir une information ou un conseil sur l'administration des archives, tant papier qu'électroniques.

Qu'entend-on par "archives" ? Quelles sont vos obligations légales en matière d'archivage et le rôle des Archives de l'État ? En quoi pouvons-nous concrètement vous aider et vous conseiller ? Nos FAQ répondront déjà à quelques-unes de vos questions.

Depuis 2008, un réseau des gestionnaires d’archives en fonction au sein des institutions fédérales est actif dans l’échange des connaissances et des bonnes pratiques sur la gestion des archives. Pour en savoir plus sur ce réseau, consultez le Forum des Archivistes Fédéraux (FAF).
Pour en savoir plus sur les activités relatives à la Surveillance, consultez les rapports annuels s'y rapportant : RA 2008 - RA 2009 - RA 2010.

Entre septembre et octobre 2010 la section “Surveillance & Avis” a lancé une enquête auprès des différentes institutions publiques fédérales, en collaboration avec l’Observatoire des publics. L’objectif était de renforcer et d’améliorer l’action des Archives de l’État visant une gestion efficace et une bonne conservation des archives du secteur public. L’enquête portait essentiellement sur la fréquence et la nature des contacts qu’entretiennent les Archives de l’État avec les administrations fédérales, de même que les attentes de ces dernières en matière de conseil et de formation.
> Consultez les résultats de cette enquête.

Le cadre légal
La loi sur les archives du 24 juin 1955 a été modernisée en mai 2009. Elle impose désormais aux services publics de transférer aux Archives de l’État leurs documents de plus de 30 ans. Ces documents doivent être en bon état, classés et accessibles c.-à-d. identifiables aisément. Deux arrêtés royaux datant du 18 août 2010 (Moniteur belge du 23 septembre 2010) précisent désormais les conditions dans lesquelles les services publics doivent conserver et transférer leurs documents, et celles dans lesquelles les archivistes de l’État surveillent la gestion et la conservation des documents au sein des services publics.
> Téléchargez ici la brochure "Les archives communales : cadre légal et responsabilités"

Sélectionner vos documents, vos archives
Vous souhaitez disposer d’un relevé systématique de vos séries d'archives, connaître leur destination finale au terme de leur utilité administrative ? La solution idéale est le tableau de tri. Grâce à cet outil de gestion de l'information, vous pourrez rationaliser la gestion de vos archives, mesurer l'ampleur et prévoir la périodicité de leur élimination ainsi que calculer les moyens nécessaires à la préservation des documents à valeur historique. Nous vous aidons également dans la conception de tableaux de gestion des archives, outils de records management plus spécifiques que les tableaux de tri.
Vous souhaitez éliminer des archives ? Soumettez-nous votre demande en remplissant le formulaire ci-joint et en l'envoyant soit au service Surveillance et avis ( Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir ) soit au dépôt des Archives de l'État le plus proche de votre institution (cf. liste des adresses et responsables)
> Les tableaux de tri des archives déjà disponibles
> Formulaire de demande d’élimination

Transférer vos archives aux Archives de l'État
Vous trouverez dans les documents ci-dessous l'explication de la procédure à suivre et les formulaires à remplir.

> Brochure "Transfert d'archives"
> Attestation de transfert
> Contrat de dépôt
> Déclaration de dépôt
> Modèle de bordereau de versement (fichier .doc - fichier .xls)

Besoin d'aide ?
Nous dispensons des avis et des conseils en matière de gestion et de conservation des archives, en tenant compte du contexte institutionnel et administratif belge, des impératifs et des enjeux économiques et budgétaires. Des directives définissant un cadre d'exigences précis pour les services publics sont progressivement diffusées. Des brochures thématiques de conseils et de recommandations, plus synthétiques et pratiques, peuvent être consultées. Elles visent les gestionnaires d'information, archivistes et/ou responsables des archives du domaine public et, le cas échéant, du secteur privé.
> Nos directives
> Nos brochures de conseils et de recommandations

Des formations adaptées à vos besoins
Des modules de cours destinés en priorité au personnel des administrations chargé de gérer les archives des services publics sont dispensés par les Archives de l'État. Divers modules de formation, de la demi-journée de sensibilisation jusqu'à la formation plus ambitieuse de plusieurs jours incluant un stage pratique, ont été mis sur pied au cours de dernières années.
La section s’efforcera également de créer des partenariats avec notamment la Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD), l’Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB), eDAVID, les unités d’enseignement en archivistique des universités belges.
Enfin, une formation certifiée de 4 jours en blended learning est dispensée actuellement en partenariat avec l’IFA. Elle vise les agents des niveaux B et C de l’administration fédérale, sous l’intitulé « Classer, gérer et conserver des documents » (sous le code CACERM091XFC dans le catalogue de l’IFA). N’hésitez pas à vous y inscrire !

Contact :
Archives générales du Royaume
Rue de Ruysbroeck 2, 1000 Bruxelles
Tél: 02 548 38 25 et 02 513 76 80
Fax: 02 513 76 81
E-mail: Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir

Dernière mise à jour : ( 05-08-2011 )

[ Retour ]