Schriftgutbewertungsverzeichnisse: diese systematisch und methodisch angefertigten Aufstellungen aller von einer Verwaltungsstelle erzeugten und übernommenen Archivgüter geben Hinweise auf die endgültige Bestimmung dieser Dokumente, nachdem sie zu Verwaltungszwecken nicht mehr benötigt werden. Mit anderen Worten kann man diesen Verzeichnissen entnehmen, ob die jeweiligen Unterlagen vernichtet werden können, oder langfristig aufbewahrt und dem Staatsarchiv überantwortet werden müssen. Die Schriftgutbewertungsverzeichnisse sind im Bereich der Informationsverwaltung, des Records Management, ein unverzichtbares Hilfsmittel, denn sie ermöglichen den öffentlichen Diensten, ihre Archive rationell zu verwalten, den Umfang des archivierten Materials zu ermessen, die regelmäßige Bereinigung der Bestände zu planen und die nötigen Mittel zur Aufbewahrung der Dokumente zu berechnen, die nicht vernichtet werden dürfen. Die vom Generalarchivar genehmigten Schriftgutbewertungsverzeichnisse werden auf der Website des Staatsarchivs veröffentlicht und in regelmäßigen Abständen überarbeitet.

Wir helfen ferner den Verwaltungen dabei, Schriftgutverwaltungstabellen zu gestalten, die im Bereich des Records Management noch vollständigere Hilfsmittel darstellen, als die Schriftgutbewertungsverzeichnisse, denn hierbei handelt es sich um systematisch erstellte und nach Kategorien geordnete Tabellen aller erzeugten und übernommenen Dokumente. Die Verwaltungstabellen enthalten zugleich alle Regeln zur Bearbeitung, Aufbewahrung und Zurverfügungstellung der Archivalien, ab dem Zeitpunkt ihres Entstehens und während ihres gesamten Lebenszyklusses, sowohl vor als auch nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Mittelfristig beabsichtigen wir, thematische Ratgeber-Broschüren zu entwickeln, die einen breiteren Bereich abdecken als den der Leitlinien und Empfehlungen. Diese werden sich allgemein an Spezialisten des Dokumentenmanagements richten, also sowohl an Archivare als auch an Dokumentalisten aus dem öffentlichen und dem privaten Sektor.

Schulungsmodule, die in erster Linie für das Personal der Archivverwaltung von öffentlichen Diensten bestimmt sind. In den letzten Jahren wurden in diesem Bereich unterschiedliche Angebote entwickelt, von einem halben Tag der Bewusstseinsbildung bis hin zu ambitionierteren Schulungen, die sich über mehrere Tage erstrecken und auch ein Praktikum beinhalten. Derzeit wird geprüft, inwieweit die Programme überarbeitet werden müssen, um den Anforderungen der Kopernikus-Reform der Föderalregierung besser zu entsprechen. Mittelfristig erwägt die Sektion, mit dem Föderalen Öffentlichen Dienst (FÖD) für Personal und Organisation und dem Ausbildungsinstitut der Föderalverwaltung über die Schaffung zertifizierter Lehrgänge im Bereich der Archivierung und der Dokumentenverwaltung zu verhandeln. Sie wird sich außerdem um den Aufbau von Partnerschaften mit der Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD), der Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB), dem Förderverein des Archivwesens in der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens (FADG), eDAVID, der niederländischen Archiefschool, den Archivistik-Fachbereichen der belgischen Universitäten usw. bemühen. Unser Schulungsangebot steht – gegen Bezahlung – auch den Mitarbeitern privater Archivdienste zur Verfügung.

Kontakt:

Anschrift: Generalstaatsarchiv, Rue de Ruysbroeck 2, 1000 Brüssel
Tel: 02 548 38 25 und 02 513 76 80
Fax: 02 513 76 81
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