Het Rijksarchief in Belgi� - Zoeken in archieven

Zoeken in archieven

Wat kan je vinden onder ‘zoeken in archieven’ ?

Internationale normen en archiefbeschrijvingen

1. Wat kan je vinden onder ‘zoeken in archieven’ ?
Via het zoekscherm ‘archieven’ vind je alle informatie over de archieven die bewaard worden in de Rijksarchieven.

De zoekmogelijkheden bestrijken twee terreinen. Het eerste omvat archiefbestanden, deelbestanden, rubrieken, series, archiefbestanddelen en het tweede omvat de archiefvormers. Voor de onderzoekers die vertrouwd zijn met de klassieke zoekinstrumenten van het Rijksarchief: het eerste luik komt overeen met de inventarissen en het tweede luik komt overeen met de gidsen en archievenoverzichten.

Hieronder volgen enkele vuistregels die toelaten gericht en snel de gewenste informatie op te halen.

↑ Top

1.1. Archiefbestanden en archiefbestanddelen
Archieven maken deel uit van archiefbestanden waarbij een archiefbestand ‘een geheel is van archiefbescheiden die door een organisatie, persoon of groep personen (d.i. de archiefvormer) uit hoofde van zijn of haar activiteiten of ter vervulling van zijn of haar taken werden ontvangen, opgemaakt en gebruikt.’
Via het zoekscherm krijg je een overzicht van archiefbestanden bewaard in de verschillende Rijksarchieven met de vermelding van de naam, de uiterste data en de vestigingsplaats. Je krijgt eveneens een aanduiding van de omvang van het archiefbestand en de rubriek waartoe het bestand behoort.

In een volgende kader staan de titels van de inventarissen waarin je een gedetailleerde beschrijving van de archiefbestanddelen vindt.

Indien de inventaris in digitale vorm beschikbaar is, kan je doorklikken en de beschrijving tot op het niveau van de archiefbestanddelen bekijken.

De algemene bestandsbeschrijving krijg je in de vorm van een pdf-bestand op scherm.

De verschillende schermen volgen de structuur van de inventaris. Klik op een titel of een beschrijving of klap de plustekens open.

Op het laagste niveau krijg je een afzonderlijke beschrijving per bestanddeel. Onderaan staan de gegevens die je nodig hebt om het document in raadpleging te vragen in de leeszaal.

Indien het document gedigitaliseerd is, krijg je in de leeszalen van het Rijksarchief onmiddellijk het gedigitaliseerde document op scherm.

↑ Top

1.2. Archiefvormers
De archiefvormers staan onder het tweede tabblad. Een (zelfstandig) archiefvormer is een (zelfstandig handelende) organisatie, persoon of groep personen die uit hoofde van zijn of haar activiteiten of ter vervulling van zijn of haar taken archiefdocumenten heeft ontvangen, opgemaakt of gebruikt.

Naast de naam, de vestigingsplaats, de datering vind je eveneens de rubriek waartoe de archiefvormer behoort. In een afzonderlijke kader worden alle archiefbestanden weergegeven waarin archief van de gezochte archiefvormer terug te vinden is. Indien meer informatie beschikbaar is over de archiefvormer: biografie, bevoegdheden, … vind je dit onder de knop ‘lees meer’.

↑ Top

2. Welke informatie is reeds beschikbaar?
De database wordt dagelijks verder aangevuld.
Prioriteit wordt gegeven aan het hoogste niveau namelijk de archiefbestanden, vervolgens komen de inventarissen aan bod en in een laatste fase de archiefvormers. Stand van zaken per Rijksarchief

	Archiefbestanden	Inventarissen
Algemeen Rijksarchief	2052	198
Archief van het Koninklijk Paleis	138
Rijksarchief te Anderlecht	295
Rijksarchief te Antwerpen	668
Rijksarchief te Beveren	1664	423
Rijksarchief te Brugge	652	304
Rijksarchief te Gent	553
Rijksarchief te Hasselt	2245	70
Rijksarchief te Kortrijk	547	257
Rijksarchief te Leuven	360
Rijksarchief te Ronse	871	17
Archives de l’Etat à Arlon	893	13
Archives de l’Etat à Huy	1123
Archives de l’Etat à Liège	3577
Archives de l’Etat à Mons	723
Archives de l’Etat à Namur	453	13
Archives de l’Etat à Saint-Hubert	280
Archives de l’Etat à Tournai	135
Staatsarchiv in Eupen	581	94

Archievenoverzichten en gidsen
- Archievenoverzicht Brugge (VANDERMAESEN)

- D'HOORE M. Archives de particuliers relatives à l'histoire de la Belgique contemporaine (de 1830 à nos jours)

↑ Top

3. Taal van de informatie
De gegevens met betrekking tot de archiefbestanden en de archiefvormers zijn beschikbaar in de taal van het ressort van het Rijksarchief. Dit betekent dat de gegevens voor de Rijksarchieven gelegen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beschikbaar zijn in het Nederlands en het Frans.

Voor de inventarissen en de archievenoverzichten en gidsen is de taal afhankelijk van de publicatie.

↑ Top

4. Hoe zoeken in archieven?
4.1. Eenvoudig zoeken

Voer een zoekwoord in en bepaal vervolgens waar je wil zoeken.

Zoekwoorden zijn steeds volledige woorden of u dient gebruik te maken van wildcards. Om ‘Antwerpen’, ‘Antwerps’, ‘Antwerpse’ als resultaat te krijgen dient u ‘Antwerp*’ in te voeren. ‘Antwerp’ als zoekwoord zal geen resultaat geven. Indien u een zoekterm wil opgeven die uit meerdere woorden bestaat dient u deze tussen aanhalingstekens te plaatsen. U zoekt bij voorbeeld niet ‘De Man’ maar “De Man”.

Je kan uw zoekvraag beperken tot één Rijksarchief of zoeken in alle Rijksarchieven. Je kan tegelijkertijd zoeken in archiefbestanden, deelbestanden, rubrieken, bestanddelen of enkel op zoek gaan naar archiefvormers.

Een belangrijk element is de taal. Indien je ‘alle talen’ aanklikt, krijg je alle informatie zowel de Nederlandse als de Franse. Indien bepaalde informatie in twee talen beschikbaar is, krijg je de informatie enkel in de taal waarin je aan het werken bent.

Om het zoeken te versnellen kan je ervoor kiezen om alleen te zoeken in de archiefbestanden waarvoor een digitale toegang bestaat.

↑ Top

4.2. Uitgebreid zoeken

Binnen ‘uitgebreid zoeken’ kan je behalve de mogelijkheden die je in ‘eenvoudig zoeken’ hebt, uw zoekopdracht beperken tot een bepaalde periode en kan je het zoekresultaat sorteren.

Hoe er wel rekening mee dat de beperking tot een bepaalde periode enkel een correct resultaat zal geven wanneer je je zoekopdracht beperkt tot één type van gegevens ‘archiefbestanden’, ‘bestanddelen’ of ‘archiefvormers’.

↑ Top

4.3. Het zoekresultaat: de archiefbestanden

In het onderdeel ‘archiefbestanden’ krijg je een lijst met de archiefbestanden waarin informatie teruggevonden werd die aan uw zoekvraag beantwoordt. In de eerste kolom kan je aflezen waar het archiefbestand bewaard wordt. De Rijksarchieven worden afgekort weergegeven, maar wanneer je er met de muis over gaat, krijg je de volledige naam van het Rijkarchief.

In de volgende kolommen vind je de naam en de uiterste data van het archiefbestand. De laatste kolom geeft door middel van een icoon aan op welk niveau de informatie gevonden werd. Alleen het hoogste niveau wordt weergegeven.

wil zeggen dat het zoekwoord voorkomt in de naam van het archiefbestand.

geeft aan dat het zoekwoord voorkomt in de titel van de toegang

geeft aan dat het zoekwoord voorkomt in één van de deelbestanden, afdelingen of rubrieken

geeft aan dat het zoekwoord in de beschrijving van een bestanddeel teruggevonden werd.

is het laagste niveau: stukken en analyses

Enkel het hoogste niveau wordt weergegeven. Indien het zoekwoord dus zowel in de naam van het archiefbestand, de titel van de inventaris als in beschrijvingen terug te vinden is, wordt enkel het symbool van het archiefbestand weergegeven.

Klik op de link om meer informatie over het archiefbestand te krijgen.

Indien het zoekwoord teruggevonden werd in een deelbestand, rubriek of bestanddeel, … worden de onderdelen waar het zoekwoord gevonden is gemerkt met

.
Het zoekwoord zelf wordt opgelicht.

↑ Top

4.4. Het zoekresultaat: de archiefvormers
Het zoekresultaat ‘archiefvormers’ vertoont sterke gelijkenissen met het zoekresultaat ‘archiefbestanden’.

Indien er geen Rijksarchief vermeld staat in de eerste kolom, betekent dit dat er (nog) geen link gelegd werd met een archiefbestand dat bewaard wordt in het Rijksarchief. Het is echter mogelijk dat er meer informatie te vinden is onder ‘lees meer’.

↑ Top

4.5. Beperkingen
Hou er rekening mee dat elke zoekopdracht zich richt op woorden die voorkomen in de titel van een archiefbestand, de naam van de archiefvormer, toegang of in de beschrijvingen van de bestanddelen in een inventaris.
In de algemene bestandsbeschrijvingen of inleidingen van de toegangen en de beschrijvingen van de archiefvormers wordt momenteel niet gezocht. Het project ‘retroconversie’ werkt aan de structurering van de teksten zodat deze in de toekomst ook doorzoekbaar zullen worden.

Hou er rekening mee dat u zoekt door middel van zoekwoorden enkel zoekt naar het voorkomen van woorden. U zoekt dus niet naar begrippen. Het resultaat is sterk afhankelijk van het woordgebruik van de auteurs van de toegangen. Probeer dus steeds meerdere synoniemen.

Hou ook rekening met de taal. In een Franstalige inventaris zal u bij voorbeeld Anvers vinden en niet Antwerpen. Gebruik dus zoekwoorden in beide talen, zeker wanneer het archiefbestanden betreft die in het Algemeen Rijksarchief berusten.

Hou er eveneens rekening mee dat inventarissen niet alle gegevens uit een archiefbron opnemen. Denk dus niet dat alle namen van personen, gemeenten, … opgenomen zijn in de beschrijvingen. De diepgang van de beschrijvingen is zeer verschillend van inventaris tot inventaris. In sommige inventarissen vind je enkel ‘Uitgaande brieven 1850-1870’ terwijl in een andere inventaris “Correspondance avec Baron Edmond de Cartier de Marchienne, 1929” of zelfs “Briefwisseling met drukkers inzake de opeenvolgende herdrukken (o.m. met de Imprimerie J.E. Goossens te Brussel), 1929-1957” voorkomt.

Om alle informatie over een bepaald onderwerp terug te vinden, dient u dus nog steeds zoals bij het klassieke archiefonderzoek, eerst een studie te maken van de archiefvormers die bevoegd waren voor een bepaald domein en vervolgens te zoeken of zij archief hebben nagelaten.

↑ Top

4.6. Eigenaardigheden
Wat indien u de mededeling krijgt: ‘digitale inventaris nog niet gepubliceerd’? De beschikbaarstelling van inventarissen via ‘zoeken in inventarissen’ is een lang proces met heel wat controles. De laatste controlefase gebeurt op de website na de integratie van de toegang in de database. De gegevens zijn in de database ingevoerd en opzoekbaar maar de inventaris is nog niet vrijgegeven voor publicatie. U krijgt dan de mededeling ‘digitale inventaris nog niet gepubliceerd’. U kan dan de papieren inventaris raadplegen of een paar dagen later opnieuw kijken. Indien er geen retroconversieproblemen gemeld zijn, wordt de inventaris immers zeer snel beschikbaar.

Aangezien oude inventarissen niet altijd volgens de huidige normen gemaakt werden, hebben we tijdens de retroconversie soms kunstgrepen moeten uitvoeren en de structuur van sommige inventarissen aanpassen om ze in de database te kunnen opnemen.
Heel vaak hebben we daarbij kunstmatige ‘deelinventarissen’, ‘series’ of ‘rubrieken’ moeten aanmaken. Deze krijgen als titel het eerste en het laatste inventarisnummer.

Voorbeeld

Oorspronkelijke indeling	Nieuwe indeling

	1-3
1.	1.
2.	2.
3.	3.

A.	A.
4.	4.
5.	5.
6.	6.

B. Het ...	B.

Sommige inventarissen hadden geen onderverdelingen maar enkel honderden beschrijvingen op hetzelfde niveau.
Om de leesbaarheid te verbeteren en de antwoordsnelheid op het scherm te verhogen, werden er tussenniveaus aangemaakt.

Voorbeeld

1-50
51-100
101-150 …

Soms zal je ook zien dat aan een bestaande rubriek met meer dan 100 nummers opgesplitst is in meerdere delen.

A. De …. (54-100)
A. De … (101-137)

Archivistische beschrijvingen die betrekking hebben op archiefbestanddelen die omwille van hun vorm of hun inhoud bij elkaar horen, worden gegroepeerd tot een meervoudige beschrijving. In de structuur van de inventaris op de eerste bladzijde van uw zoekresultaat wordt dit niveau niet weergegeven. Je vindt er immers enkel de niveaus ‘deelarchieven’, ‘afdelingen’ en ‘rubrieken’. Wanneer je echter doorklikt naar de volledige inventaris en vervolgens doorheen de verschillende niveaus navigeert, krijg je wel het niveau van de meervoudige beschrijvingen.

In het detailscherm krijg je echter volgende informatie

‘Briefwisseling’, ‘Lijsten, …’ zijn meervoudige beschrijvingen.

↑ Top

4.7. Wat heb je nodig om de catalogus te raadplegen?
Je dient enkel te beschikken over een webbrowser. De applicatie is getest met Windows Explorer en Mozilla. Om een goed overzicht te krijgen bevelen we aan uw scherm bij voorkeur in te stellen op 1024 op 768 pixels.
Je zal merken dat wanneer je klikt op de link van een inventaris een nieuw scherm geopend wordt. Hou er rekening mee dat je scherm volledig moet zijn om alle navigatielinks te zien.
Omwille van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de schermen worden zeer lange titels en beschrijvingen niet volledig weergegeven op de overzichtsschermen. Ga dan tot op het niveau van de beschrijving van het bestanddeel om de volledige tekst te lezen.

↑ Top

5. Internationale normen en archiefbeschrijvingen
De basis van ‘zoeken in archieven’ is een database die opgebouwd is conform de regels van ISAD(G) (General International Standard Archival Description) en ISAAR(CPF) (tandard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families). ISAD(G) is een internationale standaard voor de beschrijving van archiefdocumenten. Deze norm staat voor een hiërarchische beschrijving waarbij elk niveau gekoppeld wordt aan een hoger niveau.
Deze norm werd vertaald in een DTD (document type description) opdat de toegangen in de vorm van XML-documenten zouden kunnen worden opgeslagen. Alle toegangen (voorlopig met uitzondering van de inleiding) die via ‘zoeken in archieven’ worden gepubliceerd zijn beschikbaar in een EAD-comptabile vorm (Encoded archival description).
Voor de beschrijving van de archiefvormers wordt de ISAAR(CPF) norm gebruikt. Evenals voor de toegangen gebruiken we een aangepast DTD en is alle informatie beschikbaar in EAC-comptabile xml-documenten (Encoded Archival Context).

↑ Top

Laatst geupdate ( Friday 15 February 2008 )

[ terug ]