Archives de l'État en Belgique - Recherche dans les archives

Recherche dans les archives

Que peut-on trouver sous ‘recherche dans les archives’ ?

Normes internationales et descriptions d’archives

1. Que peut-on trouver sous ‘rechercher les archives’ ?
Via l’écran de recherche ‘archives’ vous trouvez toutes les informations sur les archives conservées aux Archives de l’Etat.

Les possibilités de recherche recouvrent deux terrains. Le premier comprend les fonds d’archives, les sous-fonds d’archives, les rubriques, les séries, les unités archivistiques et le second les producteurs d’archives.
Pour les chercheurs qui sont familiarisés avec les instruments de recherche classiques des archives de l’Etat: le premier volet correspond aux inventaires et le second volet aux guides et aperçus archivistiques.

Ci-dessous suivent quelques règles pratiques qui permettent de retrouver rapidement et de façon dirigée l’information souhaitée.

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1.1. Fonds et sous-fonds d’archives
Les archives sont rassemblées en fonds d’archives où un fonds d’archives est ‘un ensemble de documents d’archives qui ont été reçus, dressés et utilisés par une organisation, une personne ou un groupe de personnes (le formateur d’archives) en raison de ses activités ou de l’accomplissement de ses tâches.’
Via l’écran de recherche, on obtient un aperçu des fonds d’archives conservés dans les différents dépôts des Archives de l’Etat avec mention du nom, des dates extrêmes et du lieu d’emplacement. On obtient également une indication sur l’importance matérielle du fonds d’archives et la rubrique à laquelle le fonds appartient.

Dans le cadre suivant, vous obtenez les titres des inventaires dans lesquels vous trouvez une description détaillée des unités archivistiques.

Si l’inventaire est disponible sous forme numérique, vous pouvez continuer à cliquer et regarder la description jusqu’au niveau des unités archivistiques.

Vous obtenez la description générale du fonds sous forme d’un fichier pdf à l’écran.

Les différents écrans suivent la structure de l’inventaire. Cliquez sur un titre ou une description ou ouvrez les signes plus.

Au niveau le plus bas, on obtient une description distincte par unité archivistique. Au bas de la description, vous trouverez les données dont vous avez besoin pour demander le document en consultation en salle de lecture.

Si le document est numérisé, vous obtenez immédiatement celui-ci à l’écran en salle de lecture des Archives de l’Etat.

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1.2. Formateurs d’archives
Les formateurs d’archives se trouvent sous le second onglet.
Un formateur d’archives (autonome) est une organisation, une personne ou un groupe de personnes (agissant de manière autonome) qui en raison de leurs activités ou de l’accomplissement de leurs tâches ont reçu, dressé ou utilisé des documents d’archives.

Outre le nom, le lieu d’emplacement, la datation, on y trouve aussi la rubrique à laquelle appartient le formateur d’archives.
On renseigne dans un cadre particulier tous les fonds d’archives dans lesquels on peut retrouver le formateur d’archives recherché.
Si des informations complémentaires sont disponibles sur le producteur d’archives : biographie, compétences, … vous les trouverez en cliquant sur le bouton ‘lisez plus’.

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2. Quelle est l’information déjà disponible?
La base de données est complétée quotidiennement.
La priorité est donnée au niveau le plus haut, notamment les fonds d’archives, viennent ensuite les inventaires et finalement dans une dernière phase les producteurs d’archives.
Situation par dépôt des Archives de l’Etat.

	Fonds d’archives	Inventaires
Archives générales du Royaume	2052	198
Archives de l’Etat à Arlon	893	13
Archives de l’Etat à Huy	1123
Archives de l’Etat à Liège	3577
Archives de l’Etat à Mons	723
Archives de l’Etat à Namur	453	13
Archives de l’Etat à Saint-Hubert	280
Archives de l’Etat à Tournai	135
Archives du Palais royal	138
Archives de l'État à Anderlecht	295
Rijksarchief te Antwerpen	668
Rijksarchief te Beveren	1664	423
Rijksarchief te Brugge	652	304
Rijksarchief te Gent	553
Rijksarchief te Hasselt	2245	70
Rijksarchief te Kortrijk	547	257
Rijksarchief te Leuven	350
Rijksarchief te Ronse	871	17
Staatsarchiv in Eupen	581	46

Aperçus et guides
- Archievenoverzicht Rijksarchief te Brugge (VANDERMAESEN)

- D'HOORE M. Archives de particuliers relatives à l'histoire de la Belgique contemporaine (de 1830 à nos jours)

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3. Langue de l’information
Les données relatives aux fonds et aux producteurs d’archives sont disponibles dans la langue du ressort du dépôt des Archives de l’Etat. Cela signifie que les données pour les dépôts des Archives de l’Etat situés dans la Région de Bruxelles-Capitale sont disponibles en français et en néerlandais.

La langue pour les inventaires et les aperçus et guides d’archives dépend de la langue de la publication.

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4. Comment chercher dans les archives?
4.1. Recherche simple

Introduisez un mot de recherche et déterminez ensuite la partie dans laquelle vous souhaitez chercher.

Les mots de recherche sont toujours des mots entiers ou vous devez utiliser des caractères de remplacement.
Pour arriver au résultat de ‘Antwerpen’, ‘Antwerps’, ‘Antwerpse’, vous devez introduire le mot ‘Antwerp*’. ‘Antwerp’ comme mot de recherche ne donnera aucun résultat. Si vous désirez introduire un terme de recherche se composant de plusieurs mots, vous devez mettre ceux-ci entre guillemets. Par exemple, vous ne cherchez pas ‘De Man’ mais “De Man”.

Vous pouvez restreindre votre recherche à un dépôt des Archives de l’Etat ou chercher dans tous les dépôts des Archives de l’Etat.
Vous pouvez chercher en même temps dans les fonds d’archives, les sous-fonds, les rubriques, les unités archivistiques ou rechercher simplement les producteurs d’archives

Un élément important est la langue. Si vous cliquez sur ‘toutes les langues’, vous recevrez toute l’information aussi bien en Néerlandais qu’en Français. Si une certaine information est disponible dans les deux langues, vous ne recevrez l’information que dans la langue dans laquelle vous travaillez.

Pour accélérer la recherche, vous pouvez choisir de ne rechercher que dans les fonds d’archives pour lesquels il existe un instrument de recherche numérique.

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4.2. 4.2. Recherche avancée

Outre les possibilités que vous avez dans ‘recherche simple’, vous pouvez au sein de ‘recherche avancée’ restreindre votre recherche à une période et vous pouvez trier le résultat de la recherche.

Tenez compte du fait que la restriction à une certaine période ne donnera un résultat correct que si vous restreignez votre recherche à un seul type de données ‘fonds d’archives’, ‘sous-fonds’ ou ‘producteurs d’archives’.

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4.3. Le résultat de la recherche: les fonds d’archives

Dans la partie ‘fonds d’archives’ vous obtenez une liste avec les fonds d’archives dans lesquels l’information répondant à votre demande a été retrouvée.
Dans la première colonne figure le lieu où le fonds d’archives est conservé. Les dépôts des Archives de l’Etat y figurent en abrégé, mais lorsque vous passez dessus avec la souris, le nom du dépôt des Archives de l’Etat apparaît en toutes lettres.

Dans les colonnes suivantes, vous retrouvez le nom et les dates extrêmes du fonds d’archives. La dernière colonne indique, au moyen d’une icône, à quel niveau l’information a été retrouvée. Il n’y a que le plus haut niveau qui est restitué.

veut dire que le mot de recherche figure dans le nom du fonds d’archives.

indique que le mot de recherche figure dans le titre de l’instrument de recherche

indique que le mot de recherche figure dans un des sous-fonds, une des sections ou une des rubriques

indique que le mot de recherche a été retrouvé dans la description d’une unité archivistique.

est le niveau le plus bas: pièces et analyses

Il n’y a que le plus haut niveau qui est restitué. Donc, si le mot de recherche se retrouve aussi bien dans le fonds d’archives, dans le titre de l’inventaire que dans la description, il n’y a que le symbole du fonds d’archives qui est restitué.

Cliquer sur le lien pour obtenir plus d’information sur le fonds d’archives.

Si le mot de recherche est retrouvé dans un sous-fonds, une rubrique ou une unité archivistique, … les parties où le mot est retrouvé sont marquées d’un

.
Le mot de recherche est surligné.

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4.4. Le résultat de la recherche: les producteurs d’archives
Le résultat de la recherche ‘producteurs d’archives’ présente de fortes similitudes avec le résultat de la recherche ‘fonds d’archives’.

Si aucun dépôt des Archives de l’Etat ne figure dans la première colonne, cela signifie qu’il n’y a pas (encore) de lien avec le fonds d’archives conservé aux Archives de l’Etat. Il est cependant possible de trouver plus d’information sous ‘lire plus’.

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4.5. Restrictions
Tenez compte du fait que toute opération de recherche s’effectue sur des mots apparaissant dans le titre d’un fonds d’archives, dans le nom du producteur d’archives, dans le titre de l’instrument de recherche ou dans les descriptions des unités archivistiques dans un inventaire.
Aucune recherche ne s’applique actuellement sur les descriptions générales du fonds ou dans les introductions des instruments de recherche et dans les descriptions des producteurs d’archives. Le projet ‘rétro-conversion’ s’attache à la structuration des textes de sorte qu’ils seront également ‘explorables’ à l’avenir.

Tenez compte du fait que les mots de recherche que vous utilisez ne portent que sur la forme des mots et non sur le sens. Les termes apparentés n’apparaîtront pas dans le résultat. Le résultat dépend fortement de l’usage des auteurs d’instruments de recherche. Essayez donc toujours plusieurs synonymes.

Tenez compte également de la langue. Dans un inventaire en français, vous trouverez par exemple ‘Anvers’ et non ‘Antwerpen’. Utilisez donc des mots de recherche dans les deux langues, même lorsqu’il s’agit de fonds d’archives conservés aux Archives générales du Royaume.

Tenez compte également du fait que les inventaires ne reprennent pas toutes les données d’une source archivistique. Ne pensez donc pas que tous les noms des personnes, des communes …. sont repris dans les descriptions. La consistance des descriptions est très différente d’un inventaire à l’autre. Dans certains inventaires, on ne trouve que ‘Correspondance sortante 1850-1870)’ tandis que dans un autre, on trouve “Correspondance avec Baron Edmond de Cartier de Marchienne, 1929” ou même “Correpondance avec des imprimeurs en matière de réédition successive (e.a. avec l’Imprimerie Goossens à Bruxelles)]”.

Pour retrouver toute l’information sur un sujet précis, vous devez d’abord effectuer, comme pour une recherche archivistique classique, une étude des producteurs d’archives compétents dans un domaine particulier et rechercher ensuite s’ils ont laissé des archives.

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4.6. 4.6. Particularités
Que faire si vous recevez le message ‘inventaire digital non encore publié’?
La disponibilité des inventaires via ‘recherche dans inventaires’ est un long processus demandant un grand nombre de contrôles. La dernière phase de contrôle s’effectue sur le site web après intégration de l’instrument de recherche dans la base de données. Les données sont introduites dans la base de donnée et explorable mais la publication de l’inventaire n’est pas encore autorisée. Vous recevez dès lors le message ‘inventaire digital non encore publié’. Vous pouvez alors consulter l’inventaire papier ou venir voir quelques jours plus tard. L’inventaire sera très vite disponible s’il n’y a pas de problèmes de retro-conversion.

Etant donne que d’anciens inventaires n’ont pas toujours été élaborés selon les normes actuelles, nous avons parfois dû effectuer des tours de passe-passe au cours de la retro-conversion et adapter la structure des de certains inventaires pour pouvoir les reprendre dans la base de données.
Très souvent, nous avons dû créer des ‘inventaires partiels’, des ‘séries’ ou des ‘rubriques’ artificielles. Ces parties artificielles reçoivent comme titre le premier et le dernier numéro d’inventaire.

Exemple

Classement original	Nouveau classement

	1-3
1.	1.
2.	2.
3.	3.

A. Le	A.
4.	4.
5.	5.
6.	6.

B. La ...	B.

Certains inventaires n’avaient pas de subdivisions mais seulement des centaines de descriptions au même niveau.
Pour faciliter la lisibilité et augmenter la rapidité de réponse à l’écran, des niveaux intermédiaires ont été créés.

Exemple

1-50
51-100
101-150 …

Parfois vous verrez que des rubriques existantes comportant plus de 100 numéros ont été divisées en plusieurs parties.

A. De …. (54-100)
A. De … (101-137)

Les descriptions archivistiques ayant trait à des unités archivistiques qui en raison de leur forme et de leur contenu doivent s’assembler, ont été groupés en une description multiple. Dans la structure de l’inventaire, ce niveau n’est pas rendu à la page du résultat de votre recherche. Vous n’y retrouvez que les niveaux ‘sous-fonds’, ‘sections’ et ‘rubriques’. Cependant, lorsque vous cliquez sur l’inventaire complet et que vous naviguez parmi les différents niveaux, vous obtenez bien le niveau des descriptions multiples.

Sur l’écran de détail, vous recevez cependant l’information suivante.

‘Correspondance’, ‘Listes, …’ sont des descriptions multiples.

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4.7. 4.7. De quoi avez-vous besoin pour consulter le catalogue?
Il vous suffit de disposer d’un logiciel de navigation. L’application a été testée avec ‘Windows Explorer’ et ‘Mozilla’. Pour obtenir un bon aperçu, nous vous conseillons de régler de préférence votre écran sur ‘1024 x 768 pixels’.
Vous remarquerez qu’en cliquant sur le lien d’un inventaire, un nouvel écran s’ouvrira. Tenez compte du fait que votre écran doit être complètement ouvert pour voir tous les liens de navigation.
Pour des raisons de lisibilité et de clarté des écrans écrans, les très longs titres et descriptions ne sont pas rendus dans leur totalité sur les écrans d’aperçus. Continuez jusqu’au niveau de la description de l’unité archivistique pour lire la totalité du texte.

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5. Normes internationales et descriptions d’archives
La base de ‘rechercher archives’ est une base de données établies conformément aux règles de l’ISAD(G) (General International Standard Archival Description) et de l’ISAAR(CPF) (tandard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families). L’ISAD(G) est une norme internationale pour la description des documents d’archives. Cette norme est une description hiérarchique où chaque niveau est associé à un niveau plus haut.
Cette norme a été traduite en un DTD (document type description) pour que les instruments de recherche puissent être stockés sous forme de document XML. Tous les instruments de recherche (à l’exception provisoirement de l’introduction) qui sont publiés via ‘rechercher les archives’ sont disponibles sous une forme compatible EAD (Encoded archival description).
On utilise la norme ISAAR(CPF) pour la description des producteurs d’archives. Comme pour les instruments de recherche, nous utilisons un DTD adapté et toute l’information est disponible en documents XML compatibles EAC (Encoded Archival Context).

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Dernière mise à jour : ( 15-02-2008 )

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