Materiële zorg & bedrijfscultuur

Opleiding behoudsmedewerkers in het Rijksarchief

Als bewaarder van het Belgisch archivalisch erfgoed en bijgevolg van een belangrijk deel van het collectieve geheugen van het land, is het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën zonder meer een rijke instelling. In een vorige aflevering van Science Connection stelde Erik Houtman nog één van de vele prachtige kaartboeken uit het ancien régime voor, die dank zij een ambitieus publicatieprogramma nu ook voor het brede publiek bereikbaar zijn. De materiële bewaring van dit patrimonium gebeurt spijtig genoeg niet altijd in optimale omstandigheden, zeker niet wanneer men de situatie in de archiefmagazijnen confronteert met wat er internationaal als norm geldt. Daar zijn diverse redenen voor aan te halen. Het Rijksarchief beheert – anders dan sommige gespecialiseerde archiefdiensten – buitengewoon grote hoeveelheden archief (volgens een ruwe schatting ongeveer 200 strekkende kilometer). Intensieve materiële zorg is bijgevolg zo goed als uitgesloten, want niet betaalbaar. In tegenstelling tot de andere wetenschappelijke instellingen is het Rijksarchief bovendien niet beperkt tot één locatie in Brussel, maar heeft het vestigingen verspreid over het hele land, wat de problematiek alleen maar complexer maakt.

Het Rijksarchief investeert in aangepaste materiële voorzieningen, gaande van zuurvrij verpakkingsmateriaal tot een geautomatiseerde registratie van luchtvochtigheid en temperatuur. Momenteel loopt ook een uitgebreid bouwprogramma. In mei 2006 werd de nieuwbouw van Rijksarchief Bergen ingehuldigd; Rijksarchieven in Leuven en Louvain-la-Neuve nemen in 2007-2008 een fonkelnieuw magazijn in gebruik. Bouw- en verbouwingsprojecten staan op stapel in Gent, Brugge, Antwerpen, Doornik en Namen. Daarnaast heeft het Rijksarchief er uitdrukkelijk voor gekozen om – naast deze materiële initiatieven – ook een mentaliteitswijziging op gang te brengen. Een systematisch zorgbeleid, dat door het voltallige personeel van de instelling gedragen wordt, is immers een conditio sine qua non om op termijn die materiële zorg te optimaliseren. Een gesofisticeerde luchtbehandelingskast is weggegooid geld indien het personeel er niet adequaat mee kan werken. Zuurvrije archiefdozen zijn niet meer dan een spreekwoordelijk doekje voor het bloeden indien archivarissen, magazijniers en klanten het archief onzorgvuldig blijven manipuleren.

In het kader van die sensibilisering werd, in samenwerking met het OFO (Opleidingsinstituut van de Federale Overheid) en met Lieve Watteeuw (Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium) een breed opgevat opleidingsprogramma georganiseerd dat onder het motto ‘train the trainer’ de vorming beoogde van 24 behoudsmedewerkers (12 Nederlandstalige, 12 Franstalige), zowel uit het wetenschappelijk als uit het administratief personeel. Op hun beurt moeten zij na afloop van de vormingscyclus de opgedane kennis uitdragen in hun eigen instelling.

Zichtbaarheid

Materiële zorg is – ook in andere wetenschappelijke instellingen – niet meteen een spectaculair onderwerp. Niet altijd zichtbaar voor de buitenwereld, is dit werk wel essentieel voor één van de kerntaken van het Rijksarchief, met name de bewaring van het archivalisch erfgoed. Andere opdrachten zoals terbeschikkingstelling en valorisatie worden pas mogelijk wanneer de basisopdracht – bewaring in goede en geordende staat – volbracht is. In dit domein wordt er een klassiek onderscheid gemaakt tussen preservatie (preventieve werking, vooral gericht op de bewaaromstandigheden), conservatie (bewaring en eerstelijnszorg) en restauratie (al dan niet ingrijpend herstel van beschadigde stukken). Het scala van de gevaren die archief kunnen bedreigen, is angstwekkend breed. Elke informatiedrager degradeert onherroepelijk, maar dat verval kan nog versneld worden door fysische, biologische, mechanische of chemische factoren. Calamiteiten zoals de overstromingen in Firenze (1966) of New Orleans (2005) spreken tot de verbeelding; nitraatfilms die uit zichzelf ontbranden, zijn spectaculair, maar stille vijanden zoals insecten, sluipend vocht, verzuring en verkeerde manipulatie zijn op termijn minstens even gevaarlijk.

In deze tijden van postmoderne perceptie doen vele erfgoedzorgers – tegen beter weten in – mee aan de algemene window dressing door enkel hun – prachtig opgepoetste ­– topstukken in het uitstalraam te plaatsen, en zedig te zwijgen over de gigantische materiële problemen in hun achterkamers. De verleiding om dat te doen is zeer groot. Uiteraard moeten archiefdiensten op tijd en stond uitpakken met hun affiches, kaartboeken en andere publiekstrekkers. Dat is een permanente en essentiële opdracht, maar het mag geen alibi zijn om even belangrijke, maar minder mooie archiefbestanden ondertussen te laten verkommeren.

Train the trainer

Train the trainer dus, en dat zowel in theoretische aangelegenheden als in zeer praktische zaken zoals het herkennen van schadebeelden en het kennen van bestrijdingsmiddelen. Lieve Watteeuw (KIK) trok een gevarieerde groep binnen- en buitenlandse lesgevers aan, die uiteenzettingen en seminaries verzorgden over uiteenlopende onderwerpen als geïntegreerde insectenbestrijding (Agnes W. Brokerhof), calamiteitenplannen (Elsje Janssen), materialenkennis (Guy de Witte en Jan Wouters), verpakkingsmethoden en depothygiëne (Annie de Roover), schaderegistratie en EHBO boeken en papier (Elke Van Herck) en omgevingscondities en meetapparatuur (Ted Steemers). Voor de Franstalige deelnemers werden parallelsessies georganiseerd, geleid door Anne Liénardy, Guy de Witte, Bernard Desmaele, Rolande Depoortere en een hele plejade Parijse collega’s van de Archives Nationales.

Het werden geanimeerde bijeenkomsten waar de deelnemers vanuit hun eigen ervaring heel wat concrete vragen inbrachten. Bij het bevragen van de lesgevers over een aantal heikele kwesties bleek overigens dat de neuzen niet altijd in dezelfde richting stonden. Materiële zorg is – ondanks alle linken naar fysica en scheikunde – geen exacte wetenschap. In deze discussies werd ook vaak een spanning aangevoeld tussen enerzijds de dagelijkse omgang met bulkarchief en anderzijds de hoog gegrepen, soms zelfs als buitensporig ervaren eisen van restauratoren die gewoon zijn om met beperkte hoeveelheden hoogwaardig materiaal te werken. Alles bij elkaar was de balans zeer positief, niet alleen op het vlak van kennisoverdracht, maar ook inzake ‘begeestering’ en betrokkenheid.

Nederland gidsland ?

De lessenreeks voor de Nederlandstaligen werd afgesloten met een werkbezoek aan het Zeeuws Archief in Middelburg, het equivalent van een Belgisch Rijksarchief in de provincie. De confrontatie met een wereld van verschil, op slechts enkele tientallen kilometers van Vlaanderen, werkte aanstekelijk. De luchtkwaliteit in een archiefmagazijn is er beter dan in een modaal ziekenhuis dank zij een batterij gesofisticeerde luchtbehandelingskasten. In een quarantaineruimte wordt besmet materiaal geïsoleerd; de route die de archiefbestanddelen intern afleggen wordt perfect geregistreerd. Restauratie gebeurt in een eigen – uitstekend uitgerust – atelier, enz…

Bezoeken aan Nederlandse archiefdiensten zijn doorgaans behoorlijk frustrerend, maar aan de andere kant helpt één en ander om de eigen situatie in een ander perspectief te plaatsen. Uiteraard kan men niet om een aantal elementaire vaststellingen heen. Daar waar in Nederland meer dan 600 restauratoren werkzaam zijn, is dat aantal in Vlaanderen beperkt tot ca. 15. Daar waar een Rijksarchief in de provincie in België hooguit een tiental mensen tewerkstelt, is dat aantal in een Nederlandse zusterinstelling al gauw meer dan vijf maal zo hoog. Daarbij kan de vraag worden gesteld in welke mate hier de wet van de dalende meeropbrengst speelt. Het is niet omdat de menskracht in de Nederlandse archieven meer dan vijf maal zo groot is, dat de output meteen ook in verhouding staat.

Dezelfde bedenking kan gemaakt worden voor de inspanningen op het vlak van materiële zorg. Er valt onmiskenbaar veel te leren van het poldermodel. De realisaties van de Nederlandse archiefwereld op het vlak van klimatisering, schaderegistratie, materiële zorg in het algemeen zijn zonder meer indrukwekkend. Een en ander is overigens mogelijk gemaakt door een substantiële financiering, onder andere ten gevolge van het Deltaplan voor de bescherming van cultureel erfgoed. Maar als kosten en baten worden afgewogen, blijkt dat ook hier die beruchte wet van de dalende meeropbrengst speelt. Wanneer aan de basisbehoeften voldaan is, wordt er steeds verder gegaan omdat de mogelijkheden er nu eenmaal zijn. Belgische rijksarchivarissen moeten zich met heel wat minder behelpen, maar zijn dan ook verplicht om zeer sterk in termen van efficiëntie te denken: armoede noopt tot creativiteit. Een confrontatie van beide modellen leidt altijd wat tot gemengde gevoelens.

Bij wijze van besluit

Misschien is dit alles maar een magere troost. Feit blijft dat er in het Belgische Rijksarchief nog veel werk aan de winkel is. De huidige opleidingsinitiatieven moeten uiteraard gepaard gaan met structurele ingrepen. Er worden vanzelfsprekend budgetten voorzien voor luchtbehandeling en voor adequate verpakkingsmaterialen, maar zonder een mentaliteitswijziging – zowel bij het personeel als bij de lezers – is de impact van één en ander beperkt. Het blijft dan dweilen met de kraan open. Centraal in dit alles staat de nadruk die op preservatie gelegd wordt. Een verstandige risico-inschatting en -beheersing kan grootschalige problemen vermijden of in de kiem smoren. Een goed uitgebouwde eerstelijnszorg vergt een volgehouden inspanning op het vlak van bedrijfscultuur. Op termijn is dat een cruciale investering om ons archivalisch erfgoed voor verval te vrijwaren.

Dr. Eddy PUT

Werkleider-geaggregeerde
Rijksarchief te Leuven