L'histoire complexe de la formation de la province de Namur explique la diversité des institutions recensées dans son ressort et, par voie de conséquence, celle des archives que ces dernières ont produi­tes. Le partage des fonds d'archives s'étant fait sur base territo­riale, le dépôt de Namur contient les archives émanant des insti­tutions ancrées à un moment ou à un autre sur le sol de l'ac­tuelle province. Toutefois, les dernières modifica­tions, mini­mes, issues de la loi Michel de 1975, n'ont pas encore donné lieu aux échanges avec les dépôts des provinces limitrophes.

Namur est, au moyen-âge, la capitale d'un comté homony­me, d'étendue moyenne et émietté : les terres comtales, celles de la principauté de Liège, des duchés de Brabant, de Luxembourg et du comté de Hainaut s'entremêlent parfois inextricablement. S'y ajoutent quelques terres franches. Le seul bloc un tant soit peu compact se trouve autour de la capitale ; il s'étend au nord vers la vallée de la Mehaigne, au sud jusqu'a Hastière et Anthée. Au XV^e siècle, le comté de Namur rallie l'État bourguignon et désormais, comme ses voisins sauf la principauté de Liège, fait partie d'un vaste ensemble territorial. Comme ses voisins aussi, il conserve ses particula­rités locales.

À l'époque française, le département de Sambre-et-Meuse, dont Namur est le siège de la préfectu­re, englobe des terres anciennement liégeoi­ses et luxem­bourgeoises, autour de Marche et de Saint-Hubert, mais perd Charleroi et le sud de l'Entre-Sambre-et-Meuse. La province de Namur en 1815 est amputée de l'arrondis­sement de Marche mais gagne au sud. En 1830, s'opèrent de nou­veaux aménagements de limites avec les provinces voisines et la France . Ce très bref résumé de mille ans d'histoire territo­riale veut fixer les idées et aider à comprendre certains va-et-vient d'archives locales.

La masse d'archives publiques d’Ancien Régime conservées n'est pas fonction de l'importance du rôle joué par l'institution qui l'a produite. La conservation est bien trop aléatoi­re !  On trouvera dès lors successivement pour l’Ancien Régime :

• Les archives des institutions centrales du comté de Namur.
• Les archives des institutions régionales du comté de Namur, pour autant que leur siège se trouvait dans les limites de l'actuelle province. Sont donc exclus les bailliages de Fleurus, de Viesville (province de Hai­naut) et de Wasseige (province de Liège).
• Les archives d'une seule institution régionale étrangère au comté de Namur, la Terre d'Orchimont, qui fit partie du duché de Luxembourg. Les archives provenant des institutions régionales liégeoises ne sont pas conser­vées comme telles au dépôt de Namur. Les "trente-deux hauteurs de Ciney", qui dépendent administrativement du grand bailli du Condroz, mais qui sont indépendantes du point de vue judiciaire, sont signalées pour mémoire.
• Les archives des institutions locales: échevinages (ou cours scabina­les, ou cours de justice), communautés, cours féoda­les, censales et allodiales, quelle que soit leur appartenance territoriale ancienne. Notons au passage que des registres peuvent contenir les actes de plusieurs types de cours ou cacher des actes d'une institution régionale.
• Les archives produites par les corporations de métier et les corps de milice bourgeoise.
• Les archives des institutions hospitalières et des Tables des pauvres (ou des Communs pauvres).
• Les minutes des notaires actifs dans l'actuelle province de Namur avant l'arrêté du 3 prairial an IV réorganisant le nota­riat.

On constatera que la plus grande masse d'archives concer­ne générale­ment le XVIII^e siècle. Pour les périodes antérieures, il demeure des frag­ments, certains de très grande qualité informa­tive et d'une continuité appré­ciable. Dinant a perdu plusieurs fois ses archives. Ciney aussi. Celles de Namur antérieures à 1830 ont été sauvées de justesse puisqu'elles ont été confiées au dépôt en 1913, un an avant l'incendie par les Allemands de l'hôtel de ville où elles étaient conservées. Dans les villages, au XVI^e siècle, plus d'un maire se plaignaient que les archives s'étaient "entre­perdues".

Sont donc conservées aux Archives de l'État à Namur des archives des tribunaux, de l'administration provinciale et des administrations communales. On trouve aussi les archives des services extérieurs des services publics fédéraux, tels ceux du SPF Finances (Cadastre, Enregistrement, Hypothèques, T.V.A., etc.), ainsi que des archives d'établissements hospitaliers et des centres publiques d'action sociale. A signaler un remarquable ensemble de minutes notariales. Pour la période contemporaine, la grande majorité des archives des institutions publiques et du notariat datent du XIXe siècle et du début du XXe siècle. Les documents publics plus récents n’ont pu faire encore l’objet de dépôt faute de place disponible dans les magasins d’archives à Namur.

Les institutions ecclésiastiques sont caractéristiques de la civilisation occidentale. Leurs archives nombreuses témoignent de l’importance historique de l’action de ces organismes, présents sous des formes diverses dans toute la province : abbayes, couvents, chapitres et paroisses ; à compléter utilement par les documents conservés aux Archives de l'Évêché de Namur. Les archives ecclésiastiques et celles des seigneuries concernent pour l’essentiel la fin du Moyen Âge, les Temps Modernes et le début du XIXe siècle. Dans de rares cas, certains dossiers du XIXe et du XXe siècles sont venus compléter les ensembles documentaires produits par les institutions paroissiales.

Parmi les archives privées conservées, les fonds de familles et de châteaux, tels Corroy-le-Château, Franc-Waret, Sart-Eustache, Stassart-Maillen, van der Straten Waillet et Ponthoz, occupent une place privilégiée de par leur importance matérielle. Ils offrent une documentation très riche dépassant de loin les frontières de la province et sont une source de qualité pour la connaissance de l’histoire culturelle, sociale et économique du pays. Ces archives couvrent toutes les périodes depuis la fin du Moyen Âge. L’action et les recherches menées par des personnalités et des particuliers se traduisent par la production d’archives qui livrent des informations tant sur les intéressés et leurs centres d’intérêts que sur la société de leur temps. Les archives d’entreprises et d’associations sont autant de témoins de la situation économique et du tissu social de nos régions.

Les nombreuses collections, surtout abondantes pour les XVIIIe, XIXe et XXe siècles, conservées aux Archives de l’État à Namur permettent de compléter ces différentes sources d’informations.