Om bezoekers van onze leeszalen in de mogelijkheid te stellen onze archieven te raadplegen, maken de archivarissen wetenschappelijke naslagwerken zoals overzichten van bestanden, gidsen en studies over historische bronnen, en vooral inventarissen en meer gedetailleerde toegangen op bijvoorbeeld bestanden waarin veel familienamen voorkomen.
Deze werken zijn te raadplegen in de studiezalen van de rijksarchieven. Meer en meer worden inventarissen en nadere toegangen ook gedigitaliseerd, zodat ze ofwel on-line ofwel via het in alle rijksarchieven beschikbare intranet vanachter de PC kunnen worden bevraagd.
Zie ook: Zoeken in archieven.

Alle archieven van meer dan 100 jaar oud, die door een overheidsorgaan aan eeen Rijksarchief werden overgedragen, zijn in principe openbaar (Archiefwet 1955).
Voor zover niet in strijd met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy)van de burger zal het Rijksarchief alles in het werk stellen om ook de toegang tot archieven van jongere datum te waarborgen. De wet op de openbaarheid van bestuurs­documenten garandeert trouwens hun toegang van bij hun ontstaan.
Soms moet de vrije raadpleging worden beperkt ter vrijwaring van de archiefstukken zelf. Zo wordt geen raadpleging van een origineel toegestaan als er een vervangingskopie is, meestal een microfilm of een digitale versie, voorhanden is.
Raadpleging kan evenmin wanneer het document door inzage onherstel­bare schade dreigt op te lopen.

Het principe dat archieven moeten worden bijeengehouden per archief­vormende organisatie en niet worden verzameld per onderwerp, heeft zijn weerslag op de wijze waarop u uw archief­onderzoek gaat ondernemen. De zoektocht naar een archiefstuk verloopt in drie stappen.

Stap 1: welke archiefbestanden hebt u nodig?
Om een be­paald onder­werp terug te vinden, moet u nagaan welke over­heid be­voegd was voor een be­paalde aange­legenheid of — indien het een particulie­re instantie betreft — wie op dat terrein enige acti­viteit heeft ontplooid. Wie op zoek is naar een molen, moet dus eerst nagaan in welke bevoegd­heidsgebieden die molen in de loop der tijd is terechtgekomen of wie, behalve de mole­naar, daar enige activiteit heeft ontwikkeld: b.v. de heerlijk­heid, de schepenbank, een recht­bank, het provinciebe­stuur, het kadaster, de belasting­dienst, enz.
De bestanden die in elk rijksarchief worden bewaard, kan u terugvinden in de archieven­overzichten. Hierin wordt per bestand een korte historiek gegeven van de archief­vormende organisatie en haar bevoegdheden, naast informatie over de aard van de archieven die door de organisatie in kwestie werden nagelaten of neergelegd, en voor welke periode wat beschikbaar is.
Zie ook: Zoeken in archieven

Stap 2: welke inventaris moet u raadplegen?
Eens u hebt uitgezocht welke bestanden bruikbare informatie bevatten voor uw onderzoek moet U nog nagaan welke inventa­rissen op die bestanden beschikbaar zijn.
Een inventa­ris geeft slechts een beknopte beschrijving van elk archiefbe­standdeel (één nummer en beschrijving per omslag of pak). Nadere toegangen, zoals regestenlijsten en indexen of klappers, bevatten meer gedetail­leerde informatie over de inhoud van de archief­stukken.
Lees steeds de inleiding op de inventaris. Hier vindt u infor­ma­tie over de archiefvormer, zijn bevoegd­heden en activiteiten en nuttige wenken voor uw onderzoek.

Stap 3: welk archiefnummer?
In de inventaris wordt meestal niet elk stuk of akte afzonderlijk beschreven. In de regel worden archiefbescheiden die voortvloei­en uit dezelfde rechtshandeling of die over hetzelfde onderwerp handelen samengevoegd tot één globale beschrijving. Informatie over de hierboven gezochte molen vindt u niet noodzakelijk onder "molen te ..." maar b.v. in schepenak­ten (de verkoop van die molen), twintigste-penningkohieren (de belastingaanslag), erfenisaangif­ten (beschrij­ving van de molen en de inboedel), enz. U moet uzelf steeds afvragen in welke soort archiefbe­scheiden u de meeste kans maakt om nuttige informatie over uw onderwerp aan te treffen.