Généralité : Comment touver de l'information ?

Afin de faciliter l’accès aux documents dans nos salles de lecture, les archivistes réalisent à l’attention des usagers des ouvrages de références scientifiques comme les aperçus des fonds, les guides et les études des sources historiques, et surtout des inventaires et des instruments de recherche dotés d’index détaillés.
Les instruments de recherche font actuellement l’objet d’une campagne de digitalisation afin qu’ils puissent à terme être consultables on-line ou via l’intranet disponible sur les ordinateurs de tous les dépôts des Archives de l’État.
Voir aussi : Chercher dans les archives

Toutes les archives sont-elles librement consultables ?

Toutes les archives de plus de 100 ans, qui ont été versées par un organisme public aux Archives de l’État, sont en principe publiques et donc soumises à la Loi sur les Archives de 1955.
Pour autant que leur consultation ne porte pas atteinte à la loi sur la protection de la vie privée du citoyen (privacy), les Archives de l’État mettront tout en oeuvre pour garantir l’accès aux documents les plus récents. La loi sur la publicité des documents publics garantit d’ailleurs leur accès dès leur création.
Il arrive parfois que la libre consultation soit limitée afin de préserver l’état matériel des documents d’archives mêmes. C’est ainsi que la consultation d’originaux n’est plus permise quand il existe une copie de remplacement, la plupart du temps sur microfilm ou bien une version digitale.

Comment rechercher un document d’archives ?

Le principe suivant lequel les archives doivent être rassemblées par organisme producteur d’archives et non par sujet a ses répercussions sur la manière dont vous allez entreprendre votre recherche archivistique. La recherche d’un document d’archives se déroule en trois étapes.

Étape 1 : De quels fonds d’archives avez-vous besoin ?
Pour retrouver un sujet déterminé, vous devez connaître l’administration compétente en la matière ou – s’il s’agit d’une instance particulière – qui a développé quelque activité sur ce terrain. Ainsi une recherche portant sur un moulin doit tout d’abord identifier les domaines de compétences dont dépendait ce moulin au cours des années, par exemple la seigneurie, l’échevinat, le tribunal, l’administration provinciale, le cadastre, le service des impositions, etc.
Vous pouvez vous reporter utilement dans les aperçus des fonds conservés dans chaque dépôt des Archives de l’État. On y donne par fonds un bref historique du producteur d’archives et de ses compétences, en plus de l’information sur la nature des archives qui ont été versées par le producteur en question et les documents disponibles pour telle ou telle période.
Voir aussi : chercher dans archives.

Etape 2 : Quel inventaire devez-vous consulter ?
Dès que vous avez tiré au clair les fonds qui contiennent des informations utiles pour votre recherche, vous devez retrouver les inventaires qui sont disponibles pour ces fonds.
Un inventaire ne donne qu’une description sommaire de chaque unité archivistique (un numéro et une description par pièce, chemise ou liasse). Les inventaires analytiques, comme les listes de regestes et les index ou répertoires, contiennent une information plus détaillée sur le contenu des documents d’archives.
Lisez toujours l’introduction à un inventaire. Vous y trouverez des informations sur le producteur d’archives, ses compétences et activités et autres indications utiles pour votre recherche.

Etape 3 : quel numéro d’archives peut vous servir dans vos recherches ?
La plupart du temps, chaque pièce ou acte n’est pas décrit séparément dans l’inventaire. En général, les documents d’archives résultant du même acte juridique ou qui traite du même sujet sont rassemblés en une seule description globale. Vous ne trouverez pas nécessairement des informations sur le moulin recherché ci-dessus sous "moulin à ..." mais par exemple dans les actes de l’échevinat (la vente de ce moulin), les vingtièmes (l’imposition), des déclarations de succession (description du moulin et du mobilier), etc. Vous devez toujours vous demander dans quelle sorte de documents d’archives vous avez le plus de chance de rencontrer des informations utiles sur votre sujet.