Das Archivgut, das älter als 100 Jahre ist und dem Staatsarchiv von einer öffentlichen Einrichtung überantwortet wurde, ist grundsätzlich öffentlich zugänglich und unterliegt dem Archivgesetz von 1955.
Das Staatsarchiv tut ferner alles, um auch den Zugang zu Unterlagen jüngeren Datums zu gewährleisten, insofern dies mit dem Gesetz über den Schutz der Privatsphäre des Bürgers im Einklang steht. Außerdem garantiert das Gesetz über die allgemeine Zugänglichkeit öffentlicher Dokumente, das diese bereits ab dem Zeitpunkt ihres Entstehens eingesehen werden dürfen.
Es kommt zuweilen zu einer Einschränkung der Zugänglichkeit gewisser Archivalien, um deren materiellen Zustand zu schützen. Originale dürfen nicht mehr eingesehen werden, sobald eine Kopie davon erstellt wurde; zumeist geschieht dies in Form eines Mikrofilms oder auch in einem digitalen Format.


Wie gehe ich bei der Suche nach einem Archivdokument vor?

Der Umstand, dass Archivbestände grundsätzlich nach Archivbildnern und nicht nach Themen geordnet sind, hat Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Sie bei Ihrer Archivsuche vorgehen müssen. Die Suche nach einem Dokument erfolgt in drei Etappen.

Schritt 1: Welche Archivdokumente benötigen Sie?
Um einen bestimmten Themenbereich zu finden, müssen Sie die zuständige Verwaltung kennen oder – wenn es sich um eine ganz bestimmte Einrichtung handelt – wissen, wer auf diesem Gebiet tätig geworden ist. Stellen Sie beispielsweise Nachforschungen über eine Mühle an, müssen sie zunächst herausfinden, welcher Obrigkeit diese Mühle im Laufe der Jahre unterstand, bzw. wer, abgesehen vom Müller, sich in irgendeiner Form mit dieser Mühle befasst hat: die Herrschaft, die Schöffenbank, das Gericht, die Provinzialverwaltung, das Katasteramt, die Steuerbehörde usw.
Welche Bestände im jeweiligen Staatsarchiv aufbewahrt werden, finden Sie in den Archivübersichten. Pro Bestand enthalten diese, neben Informationen über die Art der vom betreffenden Archivbildner überstellten Archivalien und Angaben zu den für einen bestimmten Zeitraum verfügbaren Dokumenten, eine kurze, historische Zusammenfassung über den Archivbildner selbst und seine Befugnisse.
Vgl. Rubrik: Das Suchen in den Archiven.


Schritt 2: Welches Inventar müssen Sie konsultieren?
Nachdem Sie die für Ihre Recherche relevanten Archivfonds ausfindig gemacht haben, müssen Sie die Inventare dieses Fonds konsultieren. Ein Inventar beinhaltet lediglich jeweils eine zusammenfassende Beschreibung pro archivalische Einheit (eine Nummer und eine Beschreibung pro Archivstück, -bündel oder -mappe). Analytische Inventare, wie etwa Regestenlisten, Indexe und Repertoire, enthalten detailliertere Informationen über den Inhalt eines bestimmten Archivdokuments.
Lesen Sie stets die Einleitung zu einem Inventar. Hier finden Sie Informationen zum Archivbildner, seine Kompetenzen und Tätigkeiten sowie weitere nützliche Anhaltspunkte für Ihre Recherche.


Schritt 3: Welche Archivnummer kann Ihnen bei der Recherche nützlich sein?
In den meisten Fällen sind nicht alle Archivstücke oder -urkunden einzeln im zugehörigen Inventar beschrieben. So werden im allgemeinen alle zu einem gemeinsamen Rechtsakt gehörenden oder dem selben Thema angehörigen Archivdokumente in einer einzigen globalen Beschreibung zusammengefasst. Sie finden nicht zwangsläufig Informationen über die oben gesuchte Mühle unter „Mühle in...“, aber möglicherweise wohl in den Urkunden des Schöffenkollegiums (Verkauf der o.g. Mühle), den Vingtièmes (dt. „Zwanzigstel“ – direkte Steuer im Ancien Régime), den Erbschaftserklärungen (Beschreibung der Mühle und des Mobiliars) und anderen Quellen. Sie sollten sich stets fragen, welcher Typ von Archivdokumenten Ihnen wahrscheinlich die meisten nützlichen Informationen für Ihre Recherchen liefern kann.