• Tarifs
• Quels sont les documents concernés pour la reproduction ?
• Quel usage peut-on faire d’une reproduction ?
• Quels types de reproductions sont possibles ?
• photocopies de microfilms
• originaux
• reproductions avec un appareil photo personnel

Tarifs

Les conditions et les tarifs d’application pour les reproductions sont détaillés dans l’arrêté ministériel du 2 septembre 2011 (Moniteur belge, 23 septembre 2011). Cet arrêté modifie celui du 25 mai 2009 fixant les tarifs pour des prestations effectuées par les Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Un exemplaire de ce document est disponible au comptoir de chaque dépôt.
> Téléchargez ici la liste des différents tarifs

Les restrictions sont identiques pour tous les types de reproductions de documents tant pour celles qui sont effectuées par les Archives de l’État que pour celles réalisées par les lecteurs.

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Quels sont les documents concernés pour la reproduction ?

• les documents publics pour lesquels une autorisation de communication et de reproduction est nécessaire
• les documents qui ne sont pas la propriété des Archives de l’État mais pour lesquels une autorisation écrite de reproduction du propriétaire (déposant) est nécessaire
• les documents exempts de droits d’auteur
• les documents qui contiennent des données personnelles, pour lesquels une autorisation écrite de reproduction émanant de l’autorité compétente est nécessaire
• les documents qui ne constituent pas une partie significative d’un fonds d’archives (un ensemble, une partie, une série ou un sous-fonds).

Il va de soi que l’on ne peut obtenir aucune reproduction des pièces non consultables en raison de leur mauvais état matériel.

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Quel usage peut-on faire d’une reproduction ?

Toutes les reproductions, même celles réalisées avec un appareil personnel, sont exclusivement réservées à une utilisation privée. Par «utilisation privée», il faut entendre que la permission de reproduction et le droit d’usage ne donnent en aucun cas le droit de diffuser, communiquer ou transmettre ces reproductions à un tiers.

Si une reproduction est destinée à une publication ou à une utilisation commerciale, les droits d’usage seront d’application conformément au tarif susmentionné.

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Quels types de reproductions sont possibles ?

Vous réaliserez vous-même les photocopies de microfilms à l’aide du reader-printer. Si un collaborateur des archives devait le faire à votre place, cela serait considéré comme une commande écrite.

Pour des reproductions qui doivent être réalisées par le personnel, renseignez-vous auprès du responsable de la salle de lecture. On vous y fournira des renseignements relatifs au scannage en couleurs et à la possibilité de faire réaliser des prises de vue par un photographe professionnel.

Les documents originaux sont scannés par le personnel au moyen d’un scanner approprié aux documents d’archives. Les restrictions qui étaient nécessaires lors de la réalisation de photocopies n’existent plus et désormais presque tous les documents peuvent être scannés. Il est cependant exclu de reproduire les documents qui ne sont pas publics, qui sont en trop mauvais état ou qui sont soumis à des droits d’auteur.
Ces reproductions peuvent être délivrées sous forme numérique ou imprimée. Si vous optez pour la version numérique le document scanné est envoyé vers un serveur d’où vous pourrez le retirer via Internet. Vous recevrez une adresse URL et un mot de passe pour effectuer le téléchargement des images. Si vous désirez une impression sur papier (semblable à une photocopie), vous l’imprimerez vous-même depuis un PC en salle de lecture.

L’impression sur papier à partir du reader-printer et d’un document numérisé est payable au moyen d’une carte de paiement Xafax. Pour l’envoi de reproductions numérisées, le paiement est exigé immédiatement en liquide.
La plupart du temps la commande sera délivrée le jour même. Les heures où ces opérations seront réalisées figureront au tableau d’affichage. Si une livraison immédiate n’est pas possible, vous serez averti du moment où le scannage sera prêt. Le document scanné pourra être réceptionné lors d’une autre visite ou vous être envoyé par courriel ou par la poste endéans les deux semaines.

Il est permis d’effectuer des reproductions avec un appareil photo personnel, mais préalablement il faudra avoir complété et signé la déclaration relative à la prise de photographie disponible auprès du collaborateur de la salle de lecture. Voici les conditions contenues dans cette déclaration:

• il ne peut y avoir aucun contact avec le document (scanners portables et crayons optiques sont interdits)
• l’utilisation du flash ou de toute autre lumière additionnelle n’est pas autorisé
• le document ne peut être plus grand que la table de travail
• le document photographié doit reposer sur la table de lecture, sur un lutrin ou sur un coussin de lecture
• on ne peut employer un pied photographique que si cela ne cause aucun dommage aux documents ou à la table de travail.

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